Avis de recrutement: African Wildlife Fondation (AWF) recrute un(e) Assistant(e) Finance et Administration, Bili Uele, République Démocratique du Congo
Résumé de l’article
L’assistant(e) financier(e) et administratif(ve) fournira un soutien financier et administratif au niveau du paysage et travaillera en étroite collaboration avec les équipes techniques sur le terrain. Il/elle soutiendra le Chargé de l’Administration et des Finances /Bili dans tous les aspects des finances et de l’administration liés aux programmes dans le paysage de Bili-Uele afin d’assurer une mise en œuvre efficace et efficiente des projets. Les tâches spécifiques incluent le traitement quotidien des factures, la gestion quotidienne de la petite caisse et, le cas échéant, les dépenses du portail du personnel en conformité avec les politiques et procédures internes de l’AWF et des donateurs. Le titre du poste fournira également un soutien pour les tâches administratives et courantes liées aux trésors qui nécessitent une action urgente, des consultations constantes et des suivis fréquents avec le personnel sur le terrain et le personnel du programme. Le poste est placé sous l’autorité du Chargé de l’Administration et des Finances /Bili.
L’article est basé sur le paysage de Bili Uele.
Responsabilités
Rôles de conformité
- Soutenir le Charge de l’Administration et des Finances/Bili en veillant à ce que l’équipe de Bili Uele comprenne et respecte les politiques et procédures financières et administratives de la FAE et des donateurs.
- Effectuer les paiements quotidiens de petite caisse conformément aux procédures financières de AWF.
- Préparer les rapports sur les paiements des petites caisses avec la collaboration du Responsable de l’administration et des finances
- Veiller à ce que le personnel respecte les exigences en matière de déclaration du temps de travail dans tous les projets, et comprend le remplissage en temps voulu des feuilles de temps par le personnel du paysage.
- Maintenir les fonds de la caisse de Bili-Uele pour les programmes et s’assurer que la manipulation et l’utilisation de l’argent soient conformes aux lignes directrices établies pour le paysage de Bili-Uele.
- Soutenir le Chargé de l’Administration et des Finances/Bili dans le suivi des avances de voyage du personnel et veiller à ce que les avances soient notées en temps voulu, en signalant systématiquement au superviseur tout cas de non-conformité avec les procédures d’avances de voyage de la AWF.
Rôles en matière de finance et de comptabilité.
- Fournir un soutien aux équipements de terrain dans les fonctions supplémentaires de formation et d’assistance dans le système et le traitement des transactions au nom.
- Participer à l’élaboration des plans de travaux et des budgets relatifs aux paysages afin de garantir une répartition compatible et un code de dépenses approprié dans la logique de compatibilité.
- Maintenir la charge d’administration et des finances dans la gestion des opérations de trésorerie du programme Bili-Uele afin de s’assurer que les projections de trésorerie sont effectuées dans les délais souhaités, conformément aux plans de travail établis.
- Aider le Chargé de l’Administration et des Finances et l’équipe chargée du budget et des subventions à préparer des rapports de subvention précis et complets, à soumettre au donateur.
- Saisir et soumettre toutes les factures directes avec la documentation appropriée et assurer le suivi avec le personnel sur le terrain en cas de retard dans les approbations.
- Traitement quotidien de la petite caisse, des avances de voyage, des factures et des dépenses du portail du personnel conformément aux politiques et procédures internes de AWF et des donateurs.
- Veiller à l’enregistrement complet de toutes les dépenses afin de permettre la clôture des livres comptables en fin de mois.
- Traiter les demandes d’avance/de remboursement des frais de voyage du personnel, débourser les liquidités, examiner les portraits d’avance, générer des notes de crédit et identifier les problèmes éventuels.
- Numériser tous les documents financiers et les copies sécurisées des registres de voyage.
- Effectuer les paiements aux fournisseurs dans les délais impartis et dans les jours de paiement convenus.
- Aider le Chargé de l’Administration et des Finances/Bili à planifier et à gérer les liquidités et les flux de trésorerie du paysage, et comprendre les dispositions de trésorerie en temps opportun, la manipulation des liquidités et les comptages de trésorerie.
- Gérer les fonds de la caisse, traiter les paiements et lancer les recharges des fonds de la caisse en consultation avec le superviseur et assurer la conciliation.
- Assurer une gestion financière saine de chaque projet au sein de Bili-Uele de manière à faciliter la production de rapports de gestion précis et en temps voulu à tout moment.
Rôles administratifs
- Classer et archiver tous les documents du bureau (documents d’achat et financiers) conformément aux systèmes établis.
- Maintenir le code du journal électronique, l’indexation et les références de numérisation.
- Superviser les gardes, concierges et autres membres du personnel administratif. Fournir les services et les fournitures de bureau nécessaires.
- Aide le Charge de l’Administration et des Finances/Bili à superviser les achats sur le terrain en temps voulu, en liaison avec les équipes centrales chargées des achats.
- Maintenir la coordination avec les services administratifs et les services chargés par les programmes afin de garantir l’intégration des contrôles internes, le paiement au moment des fournisseurs et les archives complètes et vérifiables des documents appliqués au passage des marches.
- Aide Charge de l’Administration et des Finances/Bili à tenir à jour les registres des actifs dans Serenic et le registre des actifs électroniques (le cas échéant).
- Veiller à ce que les stocks de consommables de bureau soient suffisants pour éviter les ruptures de stock.
- Aide à la logistique du programme et des installations (voyages, espace, etc.). Veiller à la bonne gestion du bureau d’accueil. Veiller à ce que les invités et les personnes qui appellent reçoivent un service professionnel, courtois, rapide et agréable et à ce que les messages soient transmis au personnel du programme en temps souhaité.
- Aider à la gestion de la petite caisse du bureau de Kinshasa, établir les rapports de transaction mensuels et envoyer le rapport de trésorerie de la petite caisse (biens et fournitures) et l’analyse de trésorerie pour examen financier.
- Enregistrer les dépenses mensuelles relatives aux opérations des bureaux de Bili et Buta conformément au système comptable de AWF (Serenics).
- Aide à la préparation des rapports mensuels de synthèse de la petite caisse (PC) de Bili (USD/CDF) en prévision des besoins de trésorerie du mois suivant.
- Collecter (rassembler ou regrouper) les pièces justificatives à l’appui des rapports financiers du personnel et des partenaires.
- Vérifier et contrôler l’enregistrement mensuel du kilométrage et insérer les données dans le système comptable « serenics » de l’AWF.
- Assister lors des audits liés aux donateurs.
Autres erreurs
- Assumer d’autres tâches pertinentes assignées par le(s) supérieur(s) hiérarchique(s).
Exigences et compétences
- Licence en finance, commerce et comptabilité.
- Trois (3) ans d’expérience dans le domaine des finances et de l’administration de projets financés par des donateurs.
- J’ai formé le travailleur aux équipements dans un environnement multiculturel.
- La connaissance de tout système de comptabilité est un atout supplémentaire.
- Autonome et capable de prendre des initiatives.
- J’ai formé le manager aux questions sensibles et confiantes avec le plus grand professionnalisme.
- Solides capacités de résolution des problèmes et sens de l’organisation.
- Compétences multilingues et/ou expérience multiculturelle appréciées.
- Expérience de la comptabilité des organisations à mais non lucratif souhaitée.
- Excellentes compétences interpersonnelles et expérience dans l’établissement de relations efficaces à tous les niveaux organisationnels.
- Capacité à établir des relations productives en interagissant avec les autres de manière à renforcer la confiance et l’engagement mutuels.
- Capacité à communiquer de manière proactive et en temps opportun pour partager des informations, persuader et influencer avec le niveau de détail, le ton et les possibilités de retour d’information appropriées.
- Capacité à s’approprier le développement des compétences, des comportements et des mentalités des autres afin de les aider à maximiser leur contribution sur le lieu de travail.
- Capacité à chercher activement à constituer et à conserver une main-d’œuvre diversifiée et à favoriser un lieu de travail équitable et inclusif en s’appuyant sur des perspectives diverses.
- Expérience et volonté de vivre dans une région éloignée.
- Bonne maîtrise du français et de lingala.
- La connaissance des langues suivantes est un atout : Anglaise, Pazande, Swahili
- Capacité à prêter attention aux détails et à respecter des délais stricts.
- Capacité à partager des informations de manière proactive si nécessaire.
- Connaissances informatiques – Maîtrise de Microsoft Office.
DATE LIMITE : 9 juin 2025