Carrière: Le Secrétariat Général des Nations Unies recrute un Assistant Administratif (H/F), Conakry, Guinée

 

 

Description de l’emploi

Le Secrétaire général des Nations Unies a lancé le 1er janvier 2019 une réforme mondiale audacieuse qui a repositionné le système des Nations Unies pour le développement afin de mieux contribuer à la réalisation du Programme 2030 et des Objectifs de développement durable.
Dans le cadre de cette réforme, les bureaux des coordonnateurs résidents des Nations Unies (BCR), sous la direction d’un coordonnateur résident des Nations Unies habilité et indépendant – le plus haut fonctionnaire du système des Nations Unies pour le développement et représentant du Secrétaire général des Nations Unies au niveau des pays – aident les pays à réaliser leurs priorités de développement et à atteindre les ODD. Ce poste est situé au bureau du coordonnateur résident des Nations Unies en Guinée et est rattaché au chef de bureau du coordonnateur résident.

Responsabilités

Français Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, le titulaire sera responsable des tâches suivantes :
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
  • Lancer, examiner, traiter et suivre les mesures liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité, par exemple le recrutement du personnel et des consultants, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation du rendement, les examens de la classification des postes, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc., en veillant à la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
  • Répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils au personnel concernant ses droits, les procédures administratives, les processus et les pratiques, les conditions de service, les devoirs et responsabilités, et les droits prévus par le Statut et le Règlement du personnel.
  • Surveiller la mise à jour des dossiers d’avis de vacance de poste et assurer le suivi des avis de vacance ; examiner et traiter les notifications administratives dans le système de planification des ressources d’entreprise de l’ONU, Umoja. • Surveiller le tableau des effectifs et préparer les données/graphiques statistiques pertinents.
BUDGET ET FINANCES :
  • Aider à la préparation et à l’examen des propositions/besoins financiers et en ressources humaines. Français Consolide le budget/programme de travail par rapport au budget du Siège, aux fonds fiduciaires, aux subventions et aux achats.
  • Surveille les dépenses et les compare au budget approuvé ; prépare des rapports périodiques et effectue les ajustements nécessaires.
  • Aide les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour la formulation et les soumissions du budget. • Aide à la préparation des soumissions d’exécution du budget et à la finalisation des rapports d’exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
  • Prépare ou personnalise les rapports financiers à partir des rapports générés par le système ERP.
  • Coordonne avec les autres membres du personnel des finances et du budget sur les questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.
ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
  • Rédige la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes.
  • Coordonne étroitement avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne, tant au Siège que sur le terrain.
  • Accomplit d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (p. ex., programme de voyages opérationnels ; suivi des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services ; planification de l’espace physique ; identification des besoins en technologie de bureau et maintenance du matériel, des logiciels et des systèmes ; organisation et coordination de séminaires, de conférences et de traductions).
  • Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations et de rapports de données pour le partage de l’information, la réponse aux demandes de renseignements, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décisions.
  • Aide à la traduction, à la visualisation et à la mise à jour de supports d’information tels que des pages Web ou des brochures.
  • Peut être chargé d’orienter, de former et de superviser le travail du personnel des services généraux plus subalterne.
ADMINISTRATION DES CONTRATS/ACHATS :
  • Assure la coordination opérationnelle et les services administratifs dans Umoja, afin de soutenir les projets et les activités d’approvisionnement, conformément aux processus standard ;
  • Émettre des demandes de biens, de services et d’embauche de consultants/entrepreneurs individuels
  • Examiner et préparer les exigences et la portée des travaux et les spécifications des biens et services ainsi que les documentations nécessaires en consultation avec les parties prenantes concernées
  • Coordonner l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les entrepreneurs externes pour les biens et services
  • Tenir à jour les dossiers internes et les documentations pertinentes pour les activités d’approvisionnement
  • Inspecter et recevoir les biens/services reçus par rapport au bon de commande, les factures fournies par l’entrepreneur et effectuer des activités de gestion des actifs
  • Traiter le paiement des factures des entrepreneurs et surveiller les paiements dès réception et exécution satisfaisantes
  • Préparer et traiter tous les formulaires et autorisations de l’ONU pour le personnel contractuel et de l’unité de travail, de la section ou du service de l’ONU, y compris : les laissez-passer de l’ONU, les laissez-passer de propriété, les permis de stationnement de l’ONU, l’accès par carte magnétique et les clés de porte.

Compétences

PROFESSIONNALISME : Aptitude à s’acquitter d’un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Aptitude à appliquer sa connaissance des diverses règles et réglementations administratives, financières et de ressources humaines des Nations Unies dans le cadre de son travail. Tire fierté de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face aux problèmes ou aux défis difficiles ; reste calme dans les situations de stress. Engagement à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Élabore des objectifs clairs qui sont compatibles avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les tâches prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources nécessaires à l’exécution du travail ; anticipe les risques et prévoit les imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions selon les besoins ; utilise le temps efficacement.
RESPONSABILITÉ : Assume toutes ses responsabilités et honore ses engagements ; fournit les résultats dont il a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; agit en conformité avec les règlements et les règles de l’organisation ; soutient ses subordonnés, assure la surveillance et assume la responsabilité des tâches déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres lacunes et de celles de l’unité de travail, le cas échéant.

Éducation

Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis. Un diplôme universitaire de premier cycle pertinent peut être accepté à la place des deux années d’expérience requises.

Expérience professionnelle

Au moins sept (7) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services administratifs, la finance, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou un domaine connexe sont requises. Une expérience professionnelle avec un progiciel de gestion intégré (PGI), tel qu’Umoja ou un système similaire, est souhaitable. Une expérience professionnelle au sein des Nations Unies ou d’une organisation internationale similaire est également souhaitable. Une année ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.

Langues

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit, est indispensable. La connaissance de l’anglais est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un atout. REMARQUE : « La maîtrise du français équivaut à une appréciation de « courant » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre) et la connaissance de « sûr » équivaut à une appréciation de « sûr » dans deux de ces quatre domaines. »

Évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés pour ce poste peut inclure une évaluation de fond, telle qu’un test écrit, qui sera suivie d’un entretien basé sur les compétences par téléphone/téléconférence.

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