Carrière: Intersos recrute un Chef de projet (AICS – italophone), Goma, République Démocratique du Congo
Contexte général du projet
La situation humanitaire en RDC demeure complexe et s’est globalement détériorée ces dernières années, marquée par de multiples crises concomitantes, notamment dans les provinces de l’est du pays, confrontées à une violence endémique et à un conflit armé. L’insécurité a entraîné des déplacements massifs et répétés. L’impact de la violence sur les civils est une préoccupation majeure, avec des violations régulières des droits humains et du droit international humanitaire, notamment des attaques ciblées contre les civils et une forte prévalence de violences sexistes.
INTERSOS est présent en RDC depuis 2010 et travaille actuellement en Ituri, au Nord-Kivu, au Sud-Kivu et au Haut Uélé à travers des programmes de protection, notamment le suivi de la protection en partenariat avec le Fonds humanitaire et le HCR, et des programmes de nutrition en partenariat avec le PAM et l’UNICEF.
Objectif général du poste
Le chef de projet assure un engagement constant entre les différents services de support pour garantir un soutien ponctuel à l’équipe projet.
Le chef de projet gère le budget de l’ensemble de la subvention/du projet et supervise/surveille de près la planification financière, la planification des liquidités et le suivi de l’utilisation/du taux de consommation du budget.
La gestion financière/budgétaire est la responsabilité ultime du chef de projet pour le projet spécifique, et il doit s’assurer que cela est combiné avec un cadre logique strict et un suivi du plan de travail.
Principales responsabilités et tâches
Principales responsabilités
- Assurer la planification, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation, et fixer les objectifs tels qu’ils figurent dans la description du projet. Signaler tout écart significatif par rapport au plan de mise en œuvre du programme et aux dépenses estimées ; alerter le personnel concerné.
- Assurer une gestion financière efficace en tant que principal détenteur du budget du projet, conformément au modèle INTERSOS et aux réglementations des donateurs.
- Gestion d’équipe et des ressources humaines (personnel et bénévoles)
- Fournir des rapports de qualité sur les activités du projet, y compris les conclusions sur l’impact et les changements dans les bénéficiaires atteints par le projet, des rapports conformes et cohérents conformément aux exigences d’INTERSOS et des donateurs, en collaboration avec l’unité des subventions du siège.
- Développer une compréhension claire du programme INTERSOS et de la stratégie du pays au sein de l’équipe de projet, en garantissant également une contribution et un retour d’information opportuns de l’équipe sur les questions stratégiques.
- Soutenir le coordonnateur de programme dans l’élaboration de programmes ou de projets.
- S’assurer que la mise en œuvre du programme est conforme aux normes techniques minimales d’INTERSOS et des donateurs, et demander conseil et outils à la section technique et au département MEAL.
- Assurer une vue d’ensemble claire des intervenants et des services dans la zone d’intervention, permettant le développement et la mise en œuvre de partenariats et de voies d’orientation.
- Assurer des activités de soutien administratif et de bureau (accords, amendements, rapports signés, communications, etc.), en veillant à ce que le cycle de documentation soit à jour et en veillant à ce que les exigences de tous les services soient alignées et traitées.
Responsabilités et tâches détaillées ;
- Assurer la mise en œuvre complète et opportune de la proposition de projet approuvée, en respectant de manière proactive les délais de reporting :
- Lancement du projet et présentation/partage avec les équipes.
- Examiner et préparer un plan d’activités détaillé avec l’équipe.
- Vérifier le ciblage des bénéficiaires.
Gestion financière et approvisionnement
- Préparer, suivre et mettre en œuvre le plan financier et d’approvisionnement.
- Préparez le plan financier.
- Approuver tous les achats/contrats et les allocations de lignes budgétaires.
- Vérifier les écritures comptables dans les feuilles de calcul comptables INTERSOS (JOURNAL) : vérifier les allocations des lignes budgétaires, l’état des dépenses budgétaires par rapport à la livraison réelle et le plan financier pour la période de mise en œuvre restante du projet.
- S’assurer que les directives d’approvisionnement INTERSOS appropriées sont appliquées et correctement documentées pour tous les achats/contrats de biens, de services et de fournitures, en coordination avec les départements des finances et de la logistique.
- Vérifiez la liste des dépenses avant de finaliser les rapports financiers intermédiaires et finaux.
- Assume la responsabilité finale de vérifier l’exhaustivité et l’exactitude de tous les documents justificatifs.
Gestion du personnel
- Convenir et établir des lignes de communication et de reporting claires
- Recruter l’équipe, assurer la liaison avec le service RH pour garantir des dossiers RH à jour.
- Encadrer en permanence les équipes terrain pour améliorer la qualité des prestations.
- Gérer et évaluer la performance du personnel du projet.
- Organiser des réunions hebdomadaires et mensuelles avec l’équipe pour examiner la planification et discuter des principaux domaines d’intérêt pour la période à venir.
- Contrôles de qualité continus/rapides sur les données collectées et reçues du personnel de terrain.
- S’assurer que les équipes se conforment aux règles et directives d’INTERSOS pour la mission et adhèrent au Code de conduite et à la Charte des valeurs d’INTERSOS.
Suivi et évaluation
- Surveiller et vérifier le ciblage des bénéficiaires.
- En utilisant une approche de gestion axée sur les résultats, surveillez les résultats du projet, en plus des extrants et des activités, y compris les changements au sein des ménages et des communautés obtenus grâce au projet.
- Effectuer des visites sur le terrain (si la sécurité le permet) pour fournir des conseils techniques et une supervision à l’équipe et surveiller l’avancement et la qualité des diverses activités du projet.
Rapports
- Assurer un reporting de qualité sur les réalisations au travers de brefs briefings quotidiens, d’une planification mensuelle et hebdomadaire présentée en conjonction avec des rapports de performance hebdomadaires et mensuels contenant des informations quantitatives et qualitatives claires sur les activités.
- Obtenir des rapports d’équipe réguliers et les compiler, les réviser et les analyser mensuellement, qui seront reflétés dans l’outil d’évaluation du projet INTERSOS.
- Préparer des rapports d’étape ad hoc pour les donateurs et des rapports de projet intermédiaires et finaux à la demande des responsables ; préparer des rapports narratifs intermédiaires et finaux opportuns et qualitatifs pour le donateur, en examinant les réalisations par rapport aux résultats et aux extrants, et en reflétant clairement les leçons apprises dans les recommandations pour les programmes futurs.
- Assume la responsabilité finale de l’ensemble des documents justificatifs (moyens de vérification) et des documents généraux du projet. Fournit régulièrement des supports de communication (y compris des photos) sur le projet, destinés au service communication d’INTERSOS sur différents points de vente.
Coordination et représentation
- Aider le coordonnateur du programme et les coordonnateurs techniques à assister aux réunions de groupe et à assurer la communication en temps opportun des faits saillants et des informations pertinentes pour la zone d’intervention.
- Participer à des réunions régulières avec les représentants des donateurs et faciliter les visites sur le terrain des missions des donateurs (lorsque les conditions de sécurité le permettent), en coordination avec le coordonnateur du programme.
- Assurer le partage systématique des informations et les mises à jour avec le coordonnateur du programme.
- Effectuer toute autre tâche connexe qui lui sera assignée.
Éducation
- Diplôme universitaire en commerce en sciences sociales, sciences politiques, relations internationales, aide humanitaire ou dans une discipline connexe
Expérience professionnelle
- Au moins 3 ans d’expérience professionnelle en gestion de projets/programmes humanitaires, y compris la gestion financière et les responsabilités logistiques.
- Minimum 1 an d’expérience dans la mise en œuvre de programmes humanitaires multisectoriels et l’analyse du contexte sécuritaire.
- Expérience dans des situations d’urgence complexes.
Exigences professionnelles
- Expérience dans l’établissement et le maintien de relations de collaboration avec les donateurs et les homologues gouvernementaux, ainsi que dans la conformité et la production de rapports auprès des donateurs.
- Solides compétences en matière de plaidoyer et de négociation.
Langues
- La maîtrise du français courant est indispensable
- L’italien est également requis pour ce poste
Exigences personnelles
- Capacité à assurer une livraison rapide et de qualité dans un environnement stressant.
- Capacité à respecter les délais et à adhérer à la hiérarchie.
- Solides compétences interpersonnelles : communication, diplomatie.
- Leadership, gestion et développement des personnes.
- Compétences organisationnelles et de résolution de problèmes.
- Engagement envers les principes d’INTERSOS.