LE CADRE ORGANISATIONNEL
Le Bureau de l’administration et des services (ADB) joue un rôle de premier plan dans la gestion administrative efficace et efficiente de l’Organisation en assurant la fourniture de ressources physiques et humaines de haute qualité, en appliquant les normes les plus élevées d’éthique et de conduite au travail et en utilisant des compétences et des outils de gestion axés sur les résultats pour aider l’Organisation à mettre en œuvre ses objectifs stratégiques, afin de servir toutes les parties prenantes de la communauté aéronautique mondiale.
Le Service des langues, des publications et de la gestion des conférences (LPC) assure l’interprétation, la traduction, la rédaction dans les six langues de travail de l’OACI (anglais, arabe, chinois, espagnol, français et russe) et la gestion des conférences. Conformément au principe de distribution simultanée des documents de réunion aux organes directeurs, il assure la publication des documents et la fourniture de services d’interprétation au Conseil, à ses organes subsidiaires, à la Commission de navigation aérienne et aux autres réunions de l’OACI tenues au siège et hors siège.
Le Service d’interprétation et de conférence (SIC) de la BAD est responsable des services d’interprétation et de conférence. Il est chargé de la gestion de tous les aspects logistiques liés à l’organisation des réunions et des conférences, y compris la fourniture de services d’interprétation et la gestion des activités au Centre de conférences de l’OACI.
Au sein d’ICS, l’unité Services de conférence (COS) s’engage à satisfaire ses clients, à respecter ses obligations de conformité, à protéger l’environnement et à offrir des conditions de travail sûres et saines, tout en fournissant des services de gestion de conférence durables. Nous nous engageons à respecter les exigences légales et normatives pour protéger l’environnement, éliminer les dangers et les risques pour la santé et la sécurité au travail et prévenir les accidents du travail et les maladies professionnelles. En consultant et en encourageant la participation de notre personnel, nous garantissons l’amélioration continue du Système de Management de la Qualité, de l’Environnement, de la Santé et de la Sécurité au Travail (SMQSE). COS est conforme aux exigences des normes internationales ISO 9001:2015 , ISO 14001:2015 , ISO 45001:2018 , ISO 20109:2016 et ISO 2609:2016 .
Intégré(e) au sein du COS, le/la stagiaire assistant(e) à l’inscription est rattaché(e) au/à la coordonnateur(trice) de l’inscription, qui attribue les tâches et définit les priorités. Le/la stagiaire travaillera principalement en présentiel et devra être présent(e) sur place. Il/Elle pourra travailler à distance lorsque cela est possible, et pour un nombre limité de jours par mois. Outre ses besoins permanents, le COS recherche jusqu’à dix candidats pour des postes à court terme (2 mois) pour la 42e session de l’Assemblée de l’OACI, entre août et octobre 2025.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
- Révision et modification de la liste des participants inscrits.
- Aider à l’inscription en ligne et aux processus d’inscription et d’enregistrement aux réunions virtuelles/hybrides.
- Aider à gérer la salle d’attente virtuelle et à admettre les participants approuvés dans la salle de réunion virtuelle.
- Fournir un soutien au coordonnateur des inscriptions et à l’équipe d’inscription.
- Préparez et distribuez les badges d’événements aux participants pour les réunions hybrides et en face à face.
- Fournir un soutien aux organisateurs d’événements et aux participants aux réunions pour toutes les questions liées à l’inscription.
- Exploiter le stand d’inscription sur place pour les réunions hybrides et en face à face.
- Fournir des conseils et un soutien aux autres opérateurs d’enregistrement.
- Accueillir et guider les participants à l’événement pour des réunions hybrides et en présentiel.
- Agir en tant que facilitateur pour diriger le trafic lors de l’inscription sur place pour les réunions hybrides et en face à face.
- Exécute toute autre tâche qui peut lui être assignée de temps à autre.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
Éducation
Au moment de la candidature, les candidats doivent être inscrits au moins en première année d’études dans une université ou un établissement équivalent en vue de l’obtention d’un diplôme (niveau minimum de licence ou équivalent).
Expérience professionnelle et exigences techniques
Essentiel:
- Capacité à écrire de manière claire et concise.
- Une connaissance approfondie et la capacité d’utiliser un ordinateur et des logiciels pertinents sont essentielles, notamment MS Word et MS Excel.
- Connaissance approfondie et capacité à utiliser des plateformes de réunion virtuelles, notamment ZOOM et MS Teams.
- Compétences en matière de collaboration et de travail en équipe.
- Compétences efficaces en communication et en présentation.
- Accès à un ordinateur personnel ou portable à domicile équipé d’une webcam HD et d’un casque (recommandé), ou d’un haut-parleur et d’un microphone autonome (non intégré).
- Accès à Internet haut débit à domicile. Débit minimal de 50 Mbit/s et capacité de téléchargement nécessaire pour travailler à distance et organiser des réunions virtuelles, le cas échéant.
Langues
Essentiel : Maîtrise de l’anglais en lecture, en écriture et à l’oral.
Souhaitable : Une connaissance pratique de toute autre langue de l’Organisation (arabe, chinois, français, russe, espagnol).
COMPÉTENCES
Compétences de base :
Professionnalisme : Fait preuve de fierté dans son travail et dans ses réalisations; démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention de résultats; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles.
Communication : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste un intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte le langage, le ton, le style et le format en fonction du public ; fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.
Responsabilité : Assume toutes ses responsabilités et honore ses engagements; livre les résultats dont il a la responsabilité dans un délai prescrit et selon des normes de qualité; agit en conformité avec les règlements et les règles de l’organisation; soutient ses subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des tâches déléguées; assume personnellement la responsabilité de ses propres lacunes et de celles de l’unité de travail, le cas échéant.
Orientation client : Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; identifie les besoins des clients et les associe à des solutions appropriées; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes; tient les clients informés des progrès ou des revers des projets; respecte les délais de livraison des produits ou des services aux clients.
Créativité : Cherche activement à améliorer les programmes ou les services; propose des options nouvelles et différentes pour résoudre les problèmes ou répondre aux besoins des clients; promeut et persuade les autres d’envisager de nouvelles idées; pense « en dehors des sentiers battus »; s’intéresse aux nouvelles idées et aux nouvelles façons de faire les choses.
Connaissance technologique : Se tient au courant des technologies disponibles; comprend l’applicabilité de la technologie au travail du bureau; cherche activement à appliquer la technologie aux tâches appropriées; montre sa volonté d’apprendre de nouvelles technologies.
CONDITIONS D’ EMPLOI
Les stagiaires ne sont pas rémunérés. Tous les frais liés aux déplacements, aux assurances, à l’hébergement, au télétravail et aux frais de subsistance sont à la charge du stagiaire.
La durée du stage est de six mois. Le stagiaire travaillera cinq jours par semaine, à temps plein.
Les stagiaires ne sont pas autorisés à occuper un autre emploi au sein de l’OACI pendant la période de stage et ne sont pas autorisés à postuler ou à être nommés à un poste au Secrétariat ou à être engagés pour tout autre emploi rémunéré auprès de l’OACI pendant les six mois suivant immédiatement la fin de leur stage.
COMMENT POSTULER
Les candidats intéressés doivent remplir un formulaire de candidature en ligne. Pour postuler, veuillez consulter le site Carrières de l’OACI .
L’OACI ne facture aucun frais ni ne demande d’argent aux candidats à aucun stade du processus de sélection, et ne se préoccupe pas non plus des coordonnées bancaires des candidats. Les demandes de ce type, prétendument formulées au nom de l’OACI, sont frauduleuses et doivent être ignorées.