L’ONG Terre des hommes (Tdh) recrute un Assistant Administratif et Logistique (H/F), Tougan, Burkina Faso
Terre des hommes (Tdh) :
La Fondation Terre des hommes (Tdh), dont le siège est à Lausanne et le bureau à Zurich, est la plus grande organisation suisse de défense des droits de l’enfant avec plus de 2000 collaborateurs et collaboratrices dans le monde. Nous nous engageons aux côtés des enfants pour garantir leurs droits, protéger leur vie et améliorer leur bien-être. Nous y parvenons grâce à nos programmes innovants dans les domaines de la santé, de la migration et de l’accès à la justice, conçus pour avoir un impact positif et durable.
Principales responsabilités :
Sous la supervision hiérarchique du Responsable administration finance & logistique basé à Dédougou, l’Assistant Administratif & Logistique (H/F) réalise les activités financières et logistiques de la base en étroite collaboration avec les équipes programme terrain et autres cadres du projet.
Dans le respect des procédures et politiques institutionnelles, il produit régulièrement et dans les délais, des informations fiables et transparentes. Il est chargé de la gestion des risques sur la base (point focal sécurité de la base).
Responsabilités spécifiques :
Mission 1 : Gestion Comptable et Financière
- Contrôler, imputer et saisir les pièces comptables dans le respect des codes budgétaires et du tableau d’affectation ;
- Etablir les pièces pour le paiement des fournisseurs en s’assurant que tous les mouvements comptables ont été enregistrés dans les journaux respectifs ;
- Faire les ventilations sur tous les paiements par ligne et par projet ;
- Procéder au lettrage des comptes d’attente ;
- Gérer les avances opérationnelles et leur suivi (ouverture/clôture DPA) ;
- Vérifier hebdomadairement les avances de fonctionnement non soldées par le biais du fichier de suivi des avances et émettre les alertes à son supérieur hiérarchique;
- Envoyer dans les délais requis, les informations comptables de clôture (documents papier et/ou électroniques) de sa base SAGA vers la base de son supérieur hiérarchique ;
- Contrôler de la comptabilité avant la clôture mensuelle (check list de clôture);
- Être un support pour reporting dans la mise à la disposition des pièces aux auditeurs ;
- Assurer le classement et le scannage des documents comptables avec la codification qui sied dans le cadre du projet paperless ;
- Etablir le budget prévisionnel de la base en collaboration avec les équipes terrain et le RAF ;
- Etablir les ordres de virement et les paiements par chèque bancaire ;
- Elaborer les états de réconciliations bancaires de fin du mois ;
- Tenir la caisse en y effectuant les paiements éligibles et tenir un registre des avances ;
- Effectuer un comptage physique des espèces chaque semaine en collaboration avec les équipes programme terrain ;
- Effectuer l’inventaire caisse de clôture mensuelle le dernier jour ouvrable du mois ;
- Procéder au paiement des différents impôts dans les délais après toutes les vérifications.
Mission 2 : Gestion du stock
- Administration/Logistique
- Gestion du stock
- Gestion parc auto et moto
- Gestion des achats
- Gestion de la structure (bureau)
- Gestion des équipements
- Gestion des missions
- Reporting et capitalisation Logistique
Mission 3 : Gestion administrative et Ressources Humaines du Bureau
- Participer à l’organisation des réunions de site et assurer la diffusion du compte rendu à sa hiérarchie et aux staffs terrain relevant de sa base ;
- Assurer la diffusion au niveau de la base et du terrain de toutes nouvelles règles logistiques ou administratives (note de service….) ;
- Gérer les visiteurs ;
- Réceptionner et dispatcher le courrier interne et externe ;
- Elaborer des correspondances ;
- Appuyer le département RH dans la gestion des dossiers du personnel de la base.
Mission 4 : Gestion de la sécurité
- Communiquer des données relatives à la situation sécuritaire des zones d’intervention de la base ;
- Mettre en œuvre les mesures de sécurité établies (plan de sécurité de la Délégation, procédures de déplacement des véhicules) ;
- Participer à la veille contextuelle en matière de sécurité avec le référent Accès humanitaire et les responsables programme terrain de la zone d’intervention.
Profil :
- Être titulaire au moins d’un diplôme de Bac +3.
Formation :
- Administration, Finance, Comptabilité ou Logistique ou tout autre domaine similaire.
Expérience / Compétences :
- Avoir au minimum 02 ans d’expérience en Administration, logistique, finances, comptabilité ou dans un rôle similaire; une expérience professionnelle en ONG Internationale sera un atout.
Compétences techniques
- Excellentes compétences organisationnelles ;
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe ;
- Bonnes compétences en communication et en résolution de problèmes ;
- Avoir une bonne connaissance des processus et des normes logistiques (Stock, Transport, Transit, Equipement, Infrastructures, Communication, …) et des procédures d’achat et d’approvisionnement humanitaires ;
- Avoir une bonne connaissance du contexte local sera un atout.
Qualités personnelles
- Sens de l’initiative et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ;
- Faire preuve d’intégrité, d’honnêteté et d’éthique professionnelle dans ses activités;
- Gère son temps et ses priorités dans le respect des délais ;
- Rigoureux et ayant le sens du détail ;
- Etre à mesure de gérer les conflits de façon constructive ;
- Être flexible et à mesure d’agir dans des environnements complexes ;Être à mesure d’établir et entretenir des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, ses partenaires.
Langues :
- Bon niveau rédactionnel en Français, synthétique et clair.
- La maitrise des langues locales est un atout.
Connaissances IT :
- Avoir une bonne maîtrise logiciel SAGA, des outils bureautiques (Excel, Word, etc) et des logiciels de gestion des stocks.
Code Global de Conduite et Politiques éthiques de Tdh :
- S’engage à promouvoir et à respecter le Code de Conduite Global, à rapporter systématiquement toute violation du Code à travers les mécanismes formels de rapport de Tdh et à traiter toute violation des procédures et des processus de manière appropriée.
- Sensibilise la Fondation aux risques de non-respect des politiques, de violence et d’abus, et aux droits qui en découlent, à l’égard des enfants, des membres de la communauté et de nos propres employé.e.s.
- S’engage à respecter les principales politiques et directives éthiques, notamment la politique de sauvegarde, la politique de lutte contre la fraude et la corruption, la politique relative aux conflits d’intérêts et d’autres politiques liées à la prévention du financement du terrorisme et des activités criminelles, ainsi qu’au comportement sur le lieu de travail.
- S’engage à mettre en pratique les valeurs et les principes en adoptant un comportement exemplaire, en parfaite adéquation avec le code de conduite, et en respectant toujours les procédures et les processus établis.
- S’engage à développer une culture de management conforme et éclairée au sein de l’organisation et dans notre travail avec les enfants et les communautés dans lesquelles nous opérons.
Procédure :
Seuls les dossiers complets (CV + lettre de motivation) postés sur notre site officiel seront traités. Les documents supplémentaires (diplômes, certificats de travail, etc.) seront demandés ultérieurement. Nous contacterons uniquement les dossiers sélectionnés pour la suite du recrutement.
Références :
Veuillez noter que toutes les offres d’emploi seront soumises à l’obtention de références satisfaisantes et à des vérifications (casier judiciaire et vérification du financement de la lutte contre le terrorisme). Terre des hommes demandera aux Ressources Humaines des organisations précédentes de lui fournir des références sur toute découverte d’exploitation sexuelle, d’abus sexuel et/ou de harcèlement sexuel ainsi que de fraude et corruption, pendant l’emploi, ou sur des incidents faisant l’objet d’une enquête au moment où le candidat, la candidate a quitté son emploi.