Plan International recrute un Coordonnateur des achats (H/F),Conakry, Guinée

L’Organisation

Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui œuvre pour les droits des enfants et l’égalité des filles. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant, mais nous savons que ce potentiel est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui en sont les plus touchées.

En collaboration avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous œuvrons pour un monde plus juste, en nous attaquant aux causes profondes des difficultés rencontrées par les filles et les enfants vulnérables. Nous défendons les droits des enfants de la naissance à l’âge adulte et leur permettons de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Grâce à notre rayonnement, notre expérience et nos connaissances, nous favorisons le changement des pratiques et des politiques aux niveaux local, national et mondial.

Depuis plus de 85 ans, nous rassemblons d’autres optimistes déterminés pour transformer la vie de tous les enfants dans plus de 80 pays.

Nous ne nous arrêterons pas tant que nous ne serons pas tous égaux.

OBJECTIF DU RÔLE :

Le/La coordinateur(trice) des achats est rattaché(e) au/à la responsable des achats et agit au nom de Plan International Guinée pour fournir une large gamme de services de gestion des achats demandés par le bureau pays afin de faciliter la mise en œuvre harmonieuse des projets. Le/La coordinateur(trice) des achats veille à ce que toutes les activités d’achat soient menées dans le strict respect des principes, règles et procédures énoncés dans les directives de Plan en matière d’achats.

Il/Elle devra coordonner le travail avec le personnel de Plan International, notamment les responsables de la logistique, des achats, des finances et des projets, afin de garantir une livraison rapide et ponctuelle des intrants du projet. Il/Elle devra également assurer la supervision, le suivi et la gestion de la fonction achats du bureau de pays.

DIMENSIONS DU RÔLE :

Mesures financières ou statistiques pertinentes pour le poste, telles que le budget ; liste des rapports directs et indirects

Rapporte au Responsable des achats de Plan International Guinée avec des lignes hiérarchiques en pointillés jusqu’au Directeur adjoint des opérations du pays ;
Systèmes d’approvisionnement et d’approvisionnement (SAP) et processus de conformité et d’information de gestion ;
Gestion des risques dans les achats et les fournitures du programme thématique ;
L’agent des achats relève du rôle ;
Domaine de responsabilité – CO, avec déplacements vers les PIIA si nécessaire.

RESPONSABILITÉS :

Analyser les tendances de l’offre et de la demande et assister le responsable des achats dans le développement et la mise en œuvre de stratégies d’approvisionnement
Exécuter le plan d’approvisionnement et travailler en étroite collaboration avec le responsable des achats, les chefs de projet et les finances dans le processus de planification des projets/exigences d’achat spéciaux/complexes
Exécuter les activités quotidiennes d’approvisionnement et d’administration des contrats des projets conformément aux procédures, au manuel, au modèle et aux directives établis
Gérer, exécuter et coordonner les tâches liées à l’approvisionnement de biens, de services et de travaux
Suivre l’avancement de la mise en œuvre des contrats pour s’assurer qu’ils respectent les normes, les procédures et le calendrier d’approvisionnement prévus
Aider les chefs de projet et les autres membres du personnel à planifier, programmer et hiérarchiser les fonctions d’approvisionnement, y compris les plans pour l’approvisionnement efficace et efficient de biens, de travaux et de services
Collaborer à la gestion de l’ensemble du processus d’approvisionnement et exécuter les fonctions d’approvisionnement quotidiennes telles que :
Analyser les conditions du marché
Vérifier les spécifications techniques ou les termes de référence
Préparer et lancer les documents d’appel d’offres
Organiser et faciliter les visites des fournisseurs
Effectuer une analyse de la pertinence des prix
Participer aux négociations, à la préparation, à l’attribution et à la notification des contrats, et effectuer des comptes rendus avec les soumissionnaires
Fournir des services d’administration des contrats d’approvisionnement, notamment en organisant une inspection appropriée, en garantissant le respect des termes et conditions des contrats, en traitant les retards, en résolvant les problèmes, en aidant aux modifications des contrats et en garantissant l’achèvement des travaux et la livraison des marchandises.
S’assurer que tous les dossiers d’approbation et d’approvisionnement sont conservés en toute sécurité et classés électroniquement, le cas échéant.
Préparer et partager des rapports mensuels et trimestriels sur l’avancement des achats et l’état du marché, y compris les mouvements de prix
Surveiller les performances des fournisseurs pour s’assurer de leur conformité à la proposition initiale et maintenir un examen continu pour garantir que toutes les conditions générales sont respectées et que les contrats sont conformes aux exigences légales, aux spécifications standard, aux procédures du plan et aux réglementations gouvernementales.
S’assurer que toutes les activités d’approvisionnement sont exécutées de manière entièrement professionnelle, transparente et éthique, et conformément aux réglementations et aux conditions d’approvisionnement de l’accord de subvention et de mise en œuvre.
Collaborer avec les demandeurs d’achat et le personnel pour garantir que l’achat de biens et de matériaux est correctement planifié, livré en temps opportun dans la quantité et la qualité requises à un coût efficace.
Participer aux processus de dédouanement des marchandises importées depuis les aéroports ou les ports maritimes en veillant à ce que les réglementations douanières et les exonérations fiscales nécessaires soient obtenues en fournissant à l’administration et à la logistique des informations adéquates sur les marchandises à importer.
Participer à l’évaluation régulière des risques susceptibles d’entraver la réalisation continue des activités d’approvisionnement et suivre les mesures d’atténuation qui auront été conçues
Mettre en place un mécanisme permettant de fournir des mises à jour aux demandeurs sur l’état de leurs demandes ou instituer un mécanisme de suivi des demandes
S’assurer que les relations entre Plan et les fournisseurs/prestataires de services sont bien entretenues et exemptes de tout conflit d’intérêts
Participer à l’analyse du marché et des systèmes de livraison afin d’évaluer la disponibilité actuelle et future du matériel
Recommander l’amélioration des stratégies d’approvisionnement grâce à une analyse fondée sur des preuves pour la gestion, y compris le prix, la qualité et le service
Mettre en œuvre les contrats attribués et les SLA/LTA pour garantir le respect des accords et l’élimination des écarts contractuels en consultation avec le responsable des achats

Protéger l’activité d’approvisionnement contre la fraude, le gaspillage et les abus

Si les informations ci-dessus correspondent à votre profil, nous vous prions de bien vouloir cliquer sur le lien ci-après :

Coordonnateur des achats JD

Localisation : Conakry

Type de rôle : Coordonnateur des achats

Sous la responsabilité du : Responsable des achats

Niveau : 14

Date limite de candidature : 22 juillet 2025

L’égalité, la diversité et l’inclusion sont au cœur même de tout ce que représente Plan International.

Nous voulons que Plan International reflète la diversité des communautés avec lesquelles nous travaillons, en offrant des chances égales à tous, indépendamment de l’âge, du handicap, du changement de sexe, du mariage et du partenariat civil, de la grossesse et de la maternité, de la race, de la religion ou des croyances, du sexe ou de l’orientation sexuelle.

Plan International est basé sur une culture d’inclusion et nous nous efforçons de créer un environnement de travail qui garantit que chaque équipe, dans chaque bureau, dans chaque pays, est riche de personnes, de pensées et d’idées diverses.

Nous favorisons une culture organisationnelle qui adhère à notre engagement en faveur de la justice raciale, de l’égalité des sexes, des droits des filles et de l’inclusion.

Plan International estime que dans un monde où les enfants sont confrontés à de nombreuses menaces, il est de notre devoir, en tant qu’organisation, de tout mettre en œuvre pour assurer leur sécurité. Cela signifie que nous avons des responsabilités particulières envers les enfants que nous côtoyons et que nous ne devons en aucun cas contribuer à leur nuire ou à les mettre en danger.

Des vérifications préalables à l’embauche seront effectuées conformément à la politique de Plan International en matière de protection de l’enfance et de la jeunesse. Plan International participe également au programme interinstitutions de divulgation des fautes professionnelles. Conformément à ce programme, nous demanderons aux anciens employeurs des informations sur tout cas d’exploitation sexuelle, d’abus sexuel et/ou de harcèlement sexuel constaté pendant l’emploi, ou sur tout incident faisant l’objet d’une enquête au moment de la cessation de l’emploi. En soumettant sa candidature, le candidat confirme avoir compris ces procédures de recrutement.

Veuillez noter que Plan International n’enverra jamais de courriels non sollicités demandant un paiement aux candidats.

Plan International recrute un Coordonnateur des achats (H/F),Conakry, Guinée