Première Urgence Internationale (PUI) recrute un Administrateur de Base (H/F), Burkina Faso

• Gestion Financière et Comptable
• Gestion des Ressources Humaines

• Vérification et validations des dossiers LOG (DA, PV et Bon de Commande)
• Veille au Respect des aspects administratifs des contrats élaborés par la logistique.
• Contrôle de la tenue conforme des journaux comptables et du bon archivage des justificatifs
• Envoi toutes les deux semaines au Coordinateur de Zone les mains courantes à jour
• Validation des paiements de la base conformément aux procédures.
• Vérifie la conformité des documents comptables de l’ensemble des opérations de la base selon les règles et procédures de PUI et suivi des régularisations.
• Forme et accompagne l’assistante FIN de la base dans la maîtrise des procédures et l’utilisation des outils comptables et finances

3.     Gestion de la clôture comptable

• Effectue la clôture mensuelle de la comptabilité de la base
• Garantit un archivage clair et structuré des pièces comptables et la remontée régulière à la coordination
• Envoie un pack comptable mensuel avec :
• IPC scannés et signés
• Main courante (version intégrée dans SAGA)
• Liste des fournisseurs et tiers à créer dans SAGA
• Liste des comptes comptables ajoutés à la main courante
• La fiche de déclaration des RTS et IRF
• Tableau de suivi des avances et justification du solde des avances

4.      Gestion des finances

• Met à jour du FFU en collaboration avec les chefs de départements et organisation avec le coordinateur de la base d’une reunion de suivi budgétaire mensuelle
• Elabore la trésorerie prévisionnelle mensuel avec les chefs de département
• En collaboration avec la Coordination, suit l’état de la trésorerie de la base et effectue les demandes d’approvisionnement appropriées, en tenant compte des contraintes et délais d’approvisionnement
• Met à jour les prévisionnels de dépenses de sa base et alerte les responsables de budget.
• Envoie mensuel des prévisions et engagés budgétaire à la coordination

5.      Participation à l’élaboration des budgets de la base et des reporting financiers

• Compilation des informations fournies par les différents départements
• Mise en forme du budget au format fourni par la coordination
• Transmission du budget consolidé au Coordinateur de Zone pour validation
• Correction du budget selon les retours du Coordinateur de Zone
• Vérification mensuel des imputations comptables et de la cohérence avec les budgets
• Transmission de demande de réaffectation mensuellement

• Elaborer et ou participer à l’élaboration des profils de postes
• Faire les demandes de recrutements
• Gérer les demandes de recrutements des journaliers
• Organiser la diffusion des avis de recrutements

2.     Gestion des contrats

• Veiller à la signature des contrats de travail, les profils de poste, le code de conduite PUI et tout autre document nécessaire, faire le briefing de tous les nouveaux staffs
• Prévient le supérieur hiérarchique un mois avant la fin d’un contrat.

3.     BDD RH et gestion des employés

• Envoie chaque mois au coordinateur RH (au plus tard le 20 du mois) l’état des acomptes sur salaires, et le suivi des congés et absences des salariés de sa base
• Veiller à l’impression et la signature les bulletins de salaire et les transmettre à la coordination en même temps que les pièces comptables
• Veiller à la mise à jour du fichier de suivi des congés du personnel de sa base
• Veiller à la mise à jour des dossiers RH de sa base par employé en respectant la liste des éléments administratifs nécessaires dans un dossier du personnel (CV, copie d’extrait d’acte de naissance, contrat de travail…)
• Garde une copie de chaque élément administratif sur sa base, et envoie l’original à la coordination
• Scanne l’ensemble des dossiers administratifs des employés, les enregistrent et les classent dans un disque dur externe
• Archive les dossiers des employés ayant quitté la mission en collaboration avec CoRH

4.      Taxes et aspects légaux

• Veiller a la bonne diffusion et rappel du Règlement intérieur sur sa base
• Régularise et inscrit le personnel aux autorités compétentes
• Prépare les cotisations sociales mensuelles
• Suit les questions relatives aux taxes et impôts

5.     Administration et archivage

• Traitement des courriers reçus sur la base.
• Effectue la veille juridique et le suivi de l’évolution des obligations légales de l’ONG vis-à-vis des administrations maliennes.
• Veiller a l’archivage des documents comptables, administratifs et logistiques (numériques et papier) de la base

6.     Envoi mensuel d’un rapport financier/RH au Coordinateur de zone au CoRH, qui comprend

• La situation du paiement des primes des CSCOM
• Le nombre de personnes évacuées par mois
• Eléments constituant les dossiers administratifs (demande de congés, justificatifs…)
• Les congés pris sur sa base
• Tout événement RH survenant sur sa base
• Tout autre élément jugé nécessaire

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• Minimum 2 ans d’expériences dans un poste similaire
• Travail en administration
• Travail avec une ONG

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• maitrise du pack office
• connaissance de Saga
• compréhension du secteur ONG
• Connaissance du Sahel

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• Français
• Fulfuldé
• Autre (préciser)

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• Honnêteté, intégrité, motivation, Capacité d’adaptation, Calme, résistance au stress, sens des responsabilités
• Être ponctuel et souple face aux horaires de travail
• Engagement personnel à respecter les valeurs de neutralité, d’impartialité et d’indépendance de PUI