L’Union Africaine recrute un Chef de Division de la documentation et du Greffe (H/F), Addis-Abeba, Éthiopie

L’Union Africaine recrute un Chef de Division de la documentation et du Greffe (H/F), Addis-Abeba, Éthiopie

Objet de l’emploi

Diriger et gérer les opérations quotidiennes de la Division de la documentation et du Greffe afin d’atteindre les objectifs stratégiques de la direction et les objectifs généraux de l’UA.

Principales fonctions

• Éconnaît et met en œuvre des politiques, des programmes et des projets pour atteindre les objectifs stratégiques de la direction.
• Gère et supervise les employés de la division, veille à l’exécution en temps voulu des objectifs de la direction et à une évaluation efficace du comportement professionnel du personnel;
• Éconiment des politiques, des stratégies et des programmes pour contribuer à la mise en œuvre effective des décisions pertinentes des organes directeurs de l’UA;
• Assure la réalisation des objectifs annuels de la division conformément aux objectifs généraux de la direction et garantit un suivi et des rapports solides et opportuns;
• Assure la direction technique et veille à l’efficacité du fonctionnement de tous les groupes au sein de la Division
• Gère les travaux de la Division et supervise les rapports directs pour s’assurer de leur efficacité conformément à la politique et au système de gestion de la performance de l’organisation;
• Engage les parties prenantes au sein des États membres et des communautés économiques régionales (CER)/mécanismes régionaux (MR) et les organisations internationales compétentes dans la conception et la mise en œuvre des stratégies.
• Maintient des partenariats thématiques à l’appui du mandat de la Division;
• Maintient des relations de travail régulières avec les principales parties prenantes des États membres et les institutions partenaires dans l’exécution du mandat de la Division.
• Représente l’organisation et communique sa position lors des conférences.
• Contribue à l’établissement de rapports périodiques sur l’exécution des finances et du budget et contrôle l’exécution du budget au niveau des divisions.
• Assure la gestion efficace des contributions aux fonds versés à l’organisation;
• Gérer les risques au sein de la division et recommande des stratégies d’atténuation
• Contribue à l’élaboration du plan de continuité des opérations du Département et veille à la mise en œuvre au niveau des divisions
• Maintient un environnement de travail positif qui facilite la collaboration et le partage de l’information et est propice à l’attraction, à la rétention et à la motivation de divers talents.

Responsabilités spécifiques

• Gère les documents, les informations, les connaissances et les dossiers au sein du Bureau du Secrétaire de la Commission; concevoir des systèmes novateurs et technologiquement adaptés pour garantir des systèmes de gestion de la documentation et des dossiers appropriés et des procédures de conservation et/ou de destruction des dossiers;
• Planifie et coordonne les projets et activités liés à la numérisation et à la modernisation continues de la gestion et de la garde des documents, informations, connaissances et dossiers au Bureau du Secrétaire de la Commission;
• Gère et supervise les questions relatives à la gestion des dossiers au Bureau du Secrétaire de la Commission Gérer et superviser les projets d’amélioration de la tenue des dossiers au sein de l’Union africaine, prendre l’initiative de contribuer aux études de faisabilité, à l’analyse, à la conception, à l’élaboration et à la mise en œuvre. Lancer de tels projets pour que l’OSC se tienne au courant des progrès technologiques et de la modernisation des systèmes.
• Organise des sessions de formation sur les procédures d’archivage et contribue à l’élaboration et à l’exécution de programmes de formation à l’intention du personnel.
• Prépare des rapports périodiques sur la documentation et le système d’archivage de l’OSC et assure la liaison avec l’organe technique central sur tout processus d’amélioration.
• Mettre au point un système permettant de stocker, de contrôler et de distribuer efficacement les documents avant, pendant et après les conférences et réunions.
• S’acquitte de toute autre tâche pertinente au sein du Bureau du Secrétaire de la Commission, qui peut être confiée par le superviseur.

Exigences universitaires et expérience pertinente

• Maîtrise en gestion de l’information/gestion des connaissances, bibliothécaire, gestion des dossiers, archivat ou dans un domaine pertinent avec une expérience pertinente de douze (12) ans sur une base de sept (7) ans d’expérience de gestion dans une organisation internationale traitant de questions pertinentes, dont cinq (5) ans devraient avoir un rôle de supervision.
• Expérience avérée en matière de conception, de gestion et de contribution technique à des projets d’amélioration des systèmes de documentation
• Expérience avérée en matière de documentation et d’archivage. –

Compétences requises

• Aptitude à la direction et à la gestion
• Compétences interpersonnelles et en négociation
• Compétences de recherche et d’analyse
• Compétences en matière de communication, de présentation et de rédaction de rapports
• Aptitude à travailler en équipe et dans un environnement multiculturel
• Connaissance de l’utilisation de la suite bureautique Microsoft et du logiciel de calcul de l’AU
• Compétences en matière de planification, de budgétisation et d’organisation
• Connaissance et compréhension pratique des politiques, des programmes et des systèmes de l’Union africaine;
• Maîtrise de l’une des langues officielles de travail de l’UA (français, anglais, portugais, arabe et espagnol); la maîtrise d’une autre langue ou de l’UA est un avantage supplémentaire.

Compétences du leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles