Mission et objectifs

L’Organisation mondiale de la Santé (OMS) est une institution spécialisée de l’Organisation des Nations Unies dans le domaine de la santé publique. Créée en 1948, elle a pour objectif de permettre à tous les peuples d’atteindre le meilleur état de santé possible.

Pour atteindre cet objectif, l’OMS exerce notamment les fonctions suivantes :

1. Jouer un rôle de premier plan sur les grandes questions de santé et nouer des partenariats lorsque des actions conjointes sont nécessaires.
2. Définir les priorités de recherche et encourager l’acquisition, l’application et la diffusion des connaissances utiles.
3. Établir des normes et des critères, puis assurer leur suivi et leur promotion.
4. Élaborer des politiques éthiques et fondées sur des données probantes.
5. Fournir un appui technique, accompagner le changement et renforcer durablement les capacités institutionnelles.
6. Suivre l’état de santé des populations et évaluer les tendances sanitaires.

Contexte de la mission

Le poste est rattaché au Secrétariat de l’AVAREF, au sein de l’Unité de recherche et d’innovation vaccinales (VRIU) du Programme des maladies évitables par la vaccination (MEV), relevant du Département de la promotion de la santé, de la prévention et du contrôle des maladies (DPC).

La VRIU est responsable du réseau de réseaux de l’AVAREF et coordonne depuis 2006 le Forum africain de réglementation des vaccins (AVAREF), qui réunit les autorités réglementaires nationales (ARN) et les comités nationaux d’éthique (CNE).

Le Secrétariat gère actuellement un portefeuille d’activités en pleine expansion, notamment :

• les examens conjoints multinationaux des demandes d’essais cliniques ;
• les procédures d’avis scientifiques ;
• la facilitation des enregistrements et des autorisations d’utilisation d’urgence ;
• un projet pilote d’essais cliniques dans 16 pays ;
• des ateliers régionaux de formation en anglais, français et portugais ;
• des webinaires mensuels ;
• un répertoire de partenaires de confiance de l’AVAREF en constante expansion ;
• six postes de consultants actuellement à pourvoir.

L’augmentation du volume d’activités a dépassé les capacités actuelles du Secrétariat. Le poste vise donc à renforcer les capacités dédiées à la gestion des programmes et à l’administration, afin de permettre à l’équipe technique de se concentrer davantage sur ses fonctions scientifiques et réglementaires.

Description des tâches

1. Coordination des réunions, du calendrier et de la logistique

Le ou la spécialiste sera chargé(e) notamment de :

• organiser et documenter les réunions des instances de gouvernance de l’Unité de recherche et d’innovation vaccinales (VRIU) et de l’AVAREF, notamment le Comité consultatif, le Comité de coordination technique et les groupes de travail ;
• coordonner les réunions avec les donateurs et le calendrier du coordonnateur du Secrétariat ;
• assurer la planification, l’envoi des invitations, la logistique, la rédaction des comptes rendus et le suivi des actions ;
• coordonner la préparation administrative des ateliers, formations et webinaires ;
• gérer les listes de participants, lettres d’invitation, déplacements et aspects logistiques ;
• contribuer à la rédaction des rapports post-activité ;
• tenir à jour le calendrier des activités de l’AVAREF et la base de données des activités conjointes du Secrétariat et des États membres.

2. Gestion des dossiers, classement et administration des contrats

Les principales responsabilités comprennent :

• gérer le système de classement documentaire du Secrétariat ;
• assurer la classification, l’archivage et le contrôle des versions des lignes directrices, rapports, comptes rendus et correspondances officielles ;
• gérer les dossiers des contrats de consultants et les rapports de sélection ;
• tenir à jour la base de données du répertoire des partenaires de confiance de l’AVAREF ;
• appuyer les processus administratifs, notamment les demandes de déplacement ;
• assurer le suivi des achats et des dépenses par rapport aux plans de travail approuvés.

3. Gestion, suivi et évaluation des programmes

Le ou la volontaire devra notamment :

• appuyer l’élaboration et la mise à jour des plans de travail et des outils de suivi des activités d’AVAREF/VRIU ;
• suivre les livrables et les échéances des missions de conseil en cours ;
• assurer le suivi du projet pilote d’essai clinique et des activités du réseau de partenaires ;
• signaler les éventuels retards au superviseur ;
• contribuer à la mise en place et à la maintenance des tableaux de bord et des outils de suivi ;
• suivre l’état d’avancement des consultants et des effectifs, les étapes contractuelles et la réalisation des livrables ;
• appuyer le cycle de gestion des performances des consultants du Secrétariat ;
• diffuser les formulaires d’évaluation et consolider les évaluations ;
• tenir à jour les dossiers des évaluations de fin de contrat ;
• produire un rapport mensuel sur l’état d’avancement ainsi que d’autres notes d’information destinées au superviseur et à la direction du Secrétariat.

4. Communications internes et externes

La personne recrutée contribuera également à :

• rédiger et diffuser les mises à jour internes ;
• préparer les comptes rendus de réunion et les outils de suivi des actions ;
• appuyer les communications internes et externes ;
• maintenir à jour les canaux de communication de l’AVAREF, notamment les sites SharePoint, les réseaux sociaux, le site web et la newsletter ;
• contribuer à l’animation des communautés de pratique de l’AVAREF ;
• diffuser des courriels, rapports d’avancement et articles d’actualité ;
• appuyer la coordination entre le Secrétariat, le personnel technique de l’unité de volontaires des Nations Unies et les autres Volontaires des Nations Unies ;
• effectuer toute autre tâche demandée par le superviseur.

Résultats et livrables attendus pendant les 6 premiers mois

Les livrables suivants sont prévus pour la période initiale de six mois. Ils permettront notamment d’alimenter l’évaluation formelle des performances au sixième mois, qui servira de base à toute décision de renouvellement.

• Mois 2 : mise en place et utilisation régulière d’un système de gestion des réunions comprenant un calendrier, un modèle de compte rendu et un outil de suivi des actions.
• Mois 3 : consolidation et mise à jour de la base de données centrale des contacts et des participants.
• Mois 4 : réorganisation, indexation et accessibilité des archives documentaires du Secrétariat.
• Mois 5 : élaboration d’un calendrier prévisionnel des activités de l’AVAREF pour l’année suivante, destiné au ou à la coordonnateur(trice).
• Mois 6 : production autonome des rapports mensuels d’activité.

Livrables indicatifs en cas de renouvellement de la mission

En cas de renouvellement pour une période allant du mois 7 au mois 12, les activités suivantes sont prévues :

• assurer de manière autonome la préparation administrative et logistique des ateliers, formations et réunions de gouvernance du semestre ;
• mettre à jour chaque mois les canaux de communication de l’AVAREF, notamment les sites SharePoint, réseaux sociaux, site web et newsletter ;
• préparer des courriels et articles d’actualité pour chaque activité majeure ;
• finaliser et soumettre au ou à la coordonnateur(trice) le calendrier des activités de l’AVAREF pour l’année suivante au mois 10 ;
• contribuer au rapport annuel de l’AVAREF, notamment aux sections opérationnelles et aux comptes rendus d’activité, au mois 12 ;
• préparer une note de passation de mission et documenter les procédures mises à jour au mois 12.

Critères d’admissibilité

Âge

18 à 80 ans

Expérience professionnelle requise

3 ans

Nationalité

Le candidat doit être ressortissant d’un pays autre que le pays d’affectation.

Exigences relatives au poste

Expérience pertinente

3 ans d’expérience professionnelle pertinente.

Langues requises

• Anglais : niveau courant, requis.
• Français : notions pratiques, requis.
• Portugais : notions pratiques souhaitables.

Niveau d’études requis

Un baccalauréat ou diplôme universitaire de premier cycle en administration publique, gestion, relations internationales, santé publique, administration des affaires ou dans un domaine connexe est requis.

Compétences et valeurs recherchées

Les compétences et valeurs recherchées comprennent notamment :

• professionnalisme ;
• intégrité et éthique ;
• travail en équipe ;
• planification et organisation ;
• sens des responsabilités ;
• communication ;
• adaptabilité et flexibilité ;
• engagement envers la formation continue ;
• sensibilisation aux technologies ;
• respect de la diversité ;
• engagement et motivation.

Compétences et expérience professionnelles

Le ou la candidat(e) doit notamment disposer des qualifications suivantes :

• au moins 3 ans d’expérience professionnelle dans le soutien aux programmes ou projets, la gestion de bureau, la coordination administrative, l’organisation d’événements ou l’assistance de direction, idéalement au sein d’une organisation de santé publique ou internationale ;
• expérience avérée dans l’organisation de réunions ou d’événements destinés à des publics institutionnels ou internationaux ;
• expérience dans la gestion de systèmes de classement, de bases de données ou d’outils de suivi ;
• la maîtrise des tableaux de bord ou des outils de suivi de la performance constitue un atout ;
• expérience dans le soutien aux outils de communication tels que les bulletins d’information, sites web, SharePoint, intranets ou campagnes de publipostage constitue un atout ;
• expérience dans le soutien aux processus de gestion de la performance ou d’administration des contrats constitue un atout ;
• excellentes aptitudes en coordination, planification et organisation ;
• bonnes capacités de rédaction, de formulation et d’élaboration de rapports ;
• rigueur, souci du détail et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec un minimum de supervision après l’intégration ;
• capacité à travailler au sein d’une équipe multiculturelle.

Compétences techniques supplémentaires

• Maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
• Maîtrise des outils de collaboration virtuelle tels que Microsoft Teams et Zoom.
• Discrétion et respect de la confidentialité dans le traitement des informations réglementaires sensibles.
• Une expérience préalable au sein du système des Nations Unies, d’une organisation internationale ou d’une organisation non gouvernementale constitue un atout.

Formation

Un diplôme universitaire de premier cycle (baccalauréat ou équivalent) en administration publique, gestion, relations internationales, santé publique, administration des affaires ou dans un domaine connexe est exigé.

Un diplôme d’études supérieures constitue un atout.

Langues

La maîtrise de l’anglais est requise, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral.

Un niveau de base en français est requis. La maîtrise du français est fortement souhaitée compte tenu du lieu d’affectation francophone et de l’environnement de travail bilingue du Secrétariat.

La connaissance du portugais constitue un atout.

Domaines d’expertise

• Administration
• Gestion des installations
• Hébergement
• Gestion des connaissances
• Recherche
• Rapports

Permis de conduire

Non précisé.

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