Rôle et responsabilités
Le coordinateur du bureau extérieur est chargé de fournir un soutien efficace à la mise en œuvre du projet dans le bureau extérieur de Monguno. Il inclura principalement la coopération avec tous les acteurs et partenaires locaux, servant de point de contact principal pour le NRC avec les participants.
Le coordinateur du bureau extérieur, grâce à la coopération et avec le soutien du personnel technique et autre sur le terrain, contribuera aux évaluations, à la sélection des participants pour tous les projets du CNRC dans le bureau extérieur ; soutien à l’acheminement de l’aide humanitaire et soutien au suivi et à l’évaluation (S&E) de ces activités.
Le coordinateur du bureau de terrain facilitera également le flux d’informations entre le personnel du bureau de terrain, les autorités locales, les participants des communautés et les autres parties prenantes concernées, le cas échéant. De plus, le coordonnateur du bureau de terrain contribuera à améliorer les acceptations communautaires et à élargir la zone d’accès des opérations à Monguno.
Voici une brève description du rôle.
Responsabilités génériques
Ces responsabilités sont les mêmes pour tous les postes portant le même titre. Les responsabilités seront courtes et essentielles. Les détails appartiennent au plan de travail et de développement.
- Gestion hiérarchique du personnel de terrain tel que les finances, les ressources humaines et l’administration et la logistique/TIC et la coordination du personnel du programme
- Gérer et coordonner les activités RH & Admin, finances, logistique et sécurité du bureau extérieur
- Assurer le respect des politiques, manuels, procédures et SOP/directives du CNRC
- Assurer le respect de la politique et des procédures de sécurité et de gestion des risques
- Coordonner et aider avec les budgets et les coûts pour les coûts partagés et les fonctions de soutien du bureau extérieur
- Fournir un soutien dans la formation et le développement du personnel
- Fournir un soutien à la mise en œuvre du projet au niveau des bureaux extérieurs
- Coordonner les réunions de représentation avec l’ONU, les partenaires et les autorités
- Promouvoir les droits des PDI/rapatriés conformément à la stratégie de plaidoyer
Responsabilités spécifiques
Ces responsabilités doivent être adaptées aux particularités du lieu et du contexte de l’emploi, de la phase d’exploitation, de l’orientation stratégique et du type d’intervention du programme. Cette section sera révisée chaque fois qu’un nouvel employé est embauché ou que le contexte change de manière significative.
- Gestion opérationnelle:
- Responsable de fournir un soutien efficace et efficient au personnel sur le terrain dans la mise en œuvre des projets du CNRC, en étroite coordination et collaboration avec les chefs de projet CC.
- Responsable de fournir des mises à jour opportunes et méthodiques concernant le contexte, les besoins et les tendances au responsable de secteur.
- Responsable de la gestion du budget au niveau du bureau de terrain, conformément au tableau d’autorisation approuvé et s’assurer que les taux de combustion appropriés sont maintenus et que des solutions aux dépassements/sous-dépenses sont appliquées.
- Soutenir le personnel sur le terrain en signalant les conflits d’intérêts potentiels, les fraudes, les problèmes de protection et tout autre effet lié à l’assistance du CNRC.
- Soutenir le personnel dédié à la sûreté et à la sécurité du CNRC dans la collecte et le partage d’informations pour assurer la sécurité du personnel et des participants du CNRC.
- Veiller à ce que les directives de sécurité et les évaluations des risques de sécurité soient mises en œuvre et régulièrement mises à jour pour tous les sites du projet.
- Veiller à ce que toutes les parties prenantes concernées soient incluses dans la planification et la mise en œuvre des projets, le cas échéant.
- Sous la direction hiérarchique du responsable de secteur et en étroite collaboration avec les chefs de projet/coordinateur de CC, contribuer à l’élaboration de plans, de propositions et de budgets pour de nouveaux projets/extensions de projets en collaboration avec l’équipe concernée, à la fois le personnel de programme et de soutien.
- Suivre de près la mise en œuvre sur le terrain et assurer la qualité de la programmation ainsi que l’achèvement en temps voulu des livrables du projet
- Soutenir la préparation et la réponse aux situations d’urgence multisectorielles selon les besoins du contexte et de la gestion.
- Veiller à ce que les systèmes / procédures financiers et logistiques appropriés du NRC soient en place, maintenus et respectés afin que toutes les fonctions de soutien du bureau de terrain soient exécutées de manière efficace et efficiente.
- Veiller à ce que des communications régulières entre le bureau de zone et les fonctions de soutien du bureau de terrain soient maintenues.
- Responsable d’assurer la soumission en temps opportun des prévisions de trésorerie au bureau régional.
- Responsable de la préparation des dépenses prévisionnelles sur une base mensuelle (gestion du livre de caisse).
- Responsable du contrôle budgétaire précis et de la responsabilité globale de la gestion financière sur le site du projet conformément aux projets actifs.
- Planifier les besoins en personnel et, comme convenu avec le responsable de secteur, assurer la liaison avec le service des ressources humaines pour obtenir de l’aide.
- Responsable des évaluations selon les exigences et les procédures standard du CNRC.
- Assurez-vous que tous les nouveaux membres de l’équipe sont correctement informés à leur arrivée sur le terrain et que les membres de l’équipe qui partent sont informés.
- Responsable de faciliter le développement des capacités et la formation de tout le personnel.
- Responsable d’assister aux réunions et aux forums de coordination, représentant le CNRC strictement dans la limite fixée par le responsable de secteur.
- Agir en tant que point de contact principal du NRC avec les membres du public, les bénéficiaires, les autorités locales, les I/ONG et toute autre personne ou organisation sur le terrain
- Conformément aux normes du CNRC, s’assurer que les plans de communication sont mis en œuvre, que les parties prenantes sont informées des activités du CNRC et que l’organisation est bien acceptée par les communautés.
- En charge de produire des rapports hebdomadaires et mensuels, des rapports flash et tout autre rapport à la demande du responsable de secteur.
2. Sûreté et sécurité :
- Soutenir le personnel dédié à la sûreté et à la sécurité du CNRC dans la collecte et le partage d’informations pour assurer la sécurité du personnel et des participants du CNRC.
- Veiller à ce que les directives de sécurité et les évaluations des risques de sécurité soient mises en œuvre et régulièrement mises à jour pour tous les sites du projet.
3. Développement du programme :
- Veiller à ce que toutes les parties prenantes concernées soient incluses dans la planification et la mise en œuvre des projets, le cas échéant.
- Sous la direction hiérarchique du responsable de secteur et en étroite collaboration avec les chefs de projet/coordinateur de CC, contribuer à l’élaboration de plans, de propositions et de budgets pour de nouveaux projets/extensions de projets en collaboration avec l’équipe concernée, à la fois le personnel de programme et de soutien.
- Suivre de près la mise en œuvre sur le terrain et assurer la qualité de la programmation ainsi que l’achèvement en temps voulu des livrables du projet
- Soutenir la préparation et la réponse aux situations d’urgence multisectorielles selon les besoins du contexte et de la gestion.
4. Logistique et finances :
- Veiller à ce que les systèmes / procédures financiers et logistiques appropriés du NRC soient en place, maintenus et respectés afin que toutes les fonctions de soutien du bureau de terrain soient exécutées de manière efficace et efficiente.
- Veiller à ce que des communications régulières entre le bureau de zone et les fonctions de soutien du bureau de terrain soient maintenues.
- Responsable d’assurer la soumission en temps opportun des prévisions de trésorerie au bureau régional.
- Responsable de la préparation des dépenses prévisionnelles sur une base mensuelle (gestion du livre de caisse).
- Responsable du contrôle budgétaire précis et de la responsabilité globale de la gestion financière sur le site du projet conformément aux projets actifs.
5. Gestion des ressources humaines et de l’administration :
- Planifier les besoins en personnel et, comme convenu avec le responsable de secteur, assurer la liaison avec le service des ressources humaines pour obtenir de l’aide.
- Responsable des évaluations selon les exigences et les procédures standard du CNRC.
- Assurez-vous que tous les nouveaux membres de l’équipe sont correctement informés à leur arrivée sur le terrain et que les membres de l’équipe qui partent sont informés.
- Responsable de faciliter le développement des capacités et la formation de tout le personnel.
6. Coordination et Représentation :
- Responsable d’assister aux réunions et aux forums de coordination, représentant le CNRC strictement dans la limite fixée par le responsable de secteur.
- Agir en tant que point de contact principal du NRC avec les membres du public, les bénéficiaires, les autorités locales, les I/ONG et toute autre personne ou organisation sur le terrain
- Conformément aux normes du CNRC, s’assurer que les plans de communication sont mis en œuvre, que les parties prenantes sont informées des activités du CNRC et que l’organisation est bien acceptée par les communautés.
- En charge de produire des rapports hebdomadaires et mensuels, des rapports flash et tout autre rapport à la demande du responsable de secteur.