Avis de recrutement : OIM recrute un.e Adjoint.e exécutive principale (pour COM) à Maputo, Mozambique.

Sous la supervision directe du chef de mission et en étroite collaboration avec les unités concernées, les agences des Nations Unies, les ambassades et le gouvernement du Mozambique, l’assistant exécutif principal sera chargé de fournir des services de soutien gouvernemental à la mission et de fournir un soutien administratif. au bureau du chef de mission.

Responsabilités et responsabilités :

Gérer et surveiller un volume important et diversifié de correspondance et de documentation complexes, souvent de nature confidentielle et sensible ; garantir un acheminement, une réponse, une priorisation, une exactitude, une cohérence, des traductions informelles et des délais appropriés.
Agir à titre de point focal concernant les tâches du bureau : répondre aux questions de fond nécessitant des recherches approfondies et obtenir des éclaircissements de manière indépendante ; rédiger la correspondance et répondre aux demandes de renseignements de sa propre initiative ; fournir des conseils sur les exigences procédurales et administratives.
Gérer et maintenir le calendrier des événements de la mission, avec une attention particulière au calendrier du chef de mission, en assurant la coordination avec les chefs de projet sur les événements planifiés par l’OIM Mozambique ou les événements organisés par d’autres parties prenantes, pour lesquels la présence du COM est requise ; Gérer les préparatifs de voyage du COM en coordination avec les unités concernées ; y compris la réservation de vols, la réservation d’hôtel, les demandes de remboursement et le suivi pour garantir que les visas, les autorisations de sécurité et les vaccinations nécessaires sont obtenus. Gérer tous les aspects du dédouanement et des déplacements à l’aéroport, en particulier lors de l’utilisation des salles de protocole prévues, etc.
Suggérer des moyens plus efficaces de gérer le bureau et de résoudre les dysfonctionnements, examiner et recommander des modifications à la procédure interne de la mission.
Coordonner les réunions internes du personnel de COM en établissant des plannings mensuels/hebdomadaires si nécessaire, en envoyant des avis et en effectuant un suivi pour assurer la participation du personnel concerné. Aider au suivi des points d’action discutés lors des réunions. Organisez via un modèle défini les points de discussion pour les réunions, prenez des notes/procès-verbaux si nécessaire et gérez les bases de données pertinentes pour celles-ci.
Maintenir une base de données à jour des profils des agences des Nations Unies, des partenaires de haut niveau et des donateurs, avec leur adresse détaillée, y compris les listes de courrier électronique et de téléphone, y compris, mais sans s’y limiter, la base de données relative aux suivis.
Aider à coordonner les questions de protocole, organiser des réunions avec le gouvernement de haut rang, les responsables de l’ambassade, les autres parties prenantes du donateur et d’autres partenaires. Veiller à ce qu’une base de données soit maintenue sur ces réunions pour la mémoire institutionnelle et le suivi.
Réviser, relire et commenter les correspondances et les documents avant la soumission pour signature de COM et apporter les modifications nécessaires et assurer le suivi si nécessaire.
Traitez les données sensibles et gérez toute la correspondance et les dictées avec une intégrité et une confidentialité sans compromis.
Coordonner les dispositions logistiques de la réunion avec des responsables de haut niveau, y compris toutes les activités de préparation, de réalisation et de suivi avec les partenaires et participants internes et externes.
Planifier et organiser des événements d’hospitalité au Mozambique tels que des déjeuners de travail, des cocktails et des dîners organisés par la CoM.
Soutenir les traductions informelles de lettres, de documents, d’articles, etc. et veiller à ce que le CoM soit informé et reçoive les nouvelles hebdomadaires du pays par le biais de nouveaux médias et journaux populaires.
Agir en tant que point focal de la mission dans les groupes de travail concernés de l’ONU et gérer avec le PSU ces groupes de travail afin que le CoM puisse superviser les contributions de la mission.
Examiner les systèmes et les processus relevant du domaine de responsabilité pour s’assurer qu’ils répondent aux besoins ; formuler des propositions d’améliorations.
Effectuer d’autres tâches selon les besoins.

QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation

Baccalauréat en administration des affaires, en relations publiques ou en sciences sociales ou dans un domaine connexe avec 5 années d’expérience professionnelle pertinente ou.
Certificat/diplôme d’études secondaires délivré par un universitaire accrédité possédant six (7) années d’expérience professionnelle pertinente.

Expérience

Une expérience connexe avec l’ONU/ONG sera un avantage.
Une expérience connexe avec le gouvernement ou les ambassades au Mozambique sera un avantage.
Expérience professionnelle avérée en tant qu’assistant de direction principal, assistant administratif de direction ou rôle similaire.
Expérience de l’utilisation d’équipement de bureau, y compris des imprimantes et des télécopieurs.
Solides compétences en communication (par téléphone, par courrier électronique et en personne).
Expérience de l’exercice de la discrétion et de la confidentialité avec des informations sensibles de l’entreprise.

Compétences

Avoir de solides compétences en communication orale et écrite en anglais.
Solides compétences avec les systèmes de gestion de bureau, les ERP et MS Office.
Familiarité avec les calendriers en ligne et les systèmes cloud.
Excellentes compétences organisationnelles avec une capacité à penser de manière proactive et à prioriser le travail.
Précision dans le classement, les rapports et la gestion des données/informations.
Capacité à lire entre les lignes (œil vif pour les détails), à comprendre et à appliquer des instructions et des lignes directrices écrites ; interpréter les instructions et résoudre le travail.
Capacité à travailler dans un environnement multiculturel ; Capacité à travailler sous pression avec un minimum de supervision.
Capacité et flexibilité pour réagir pendant la situation d’urgence et d’urgence.

Langues

Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du portugais est requise (oral et écrit).
Les connaissances pratiques en français et en espagnol sont avancées.

Les candidats intéressés sont invités à soumettre leur candidature en ANGLAIS, avec :

La lettre d’accompagnement précise clairement l’adéquation et la date de disponibilité.
Curriculum vitae détaillé, comprenant l’identifiant d’utilisateur Skype, le numéro de téléphone, l’historique du salaire et au moins trois références (de préférence d’anciens superviseurs directs).

L’OIM n’accepte que les candidatures dûment complétées soumises via le système de recrutement en ligne de l’OIM, via le lien ci-dessous :

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