Mercy Corps est une organisation internationale humanitaire et de développement, qui a pour mission de réduire la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés plus sûres, productives et équitables dans le monde. Mercy Corps est présente dans plus de 40 pays à travers le monde. En collaboration avec les communautés et autres partenaires, Mercy Corps propose des solutions audacieuses et durables pour aider à bâtir des communautés plus fortes et plus résilientes aux chocs.
POSTE : Réceptionniste-Bamako
SOMMAIRE DU POSTE :
La réceptionniste a la responsabilité d’assurer la réception et l’orientation des visiteurs du bureau de Bamako. Il/elle doit assurer la réception, l’enregistrement et l’envoi du courrier ainsi que leur classement. Il/Elle doit appuyer le Directeur ou la Directrice Pays et le bureau de Bamako sur des fonctions de planification, de coordination, d’administration générale, de communication interne et externe et de représentation.
FONCTIONS ESSENTIELLES :
Gestion et Planification :
- Appuyer le/la Directeur/trice Pays et la mission dans la préparation et l’organisation des réunions de l’équipe de coordination et de l’ensemble du personnel Mercy Corps ;
- Assurer les réservations de la salle de conférence suivant les demandes des membres de l’équipe ;
- Assurer la prise de notes lors des réunions et s’assurer de la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) ;
- Faire le suivi des points d’actions issue des réunions lorsque cela est requis ;
- Organise les visites et rencontres du Directeur ou de la Directrice Pays ;
- Savoir filtrer les rendez-vous et messages ;
- Faciliter l’organisation des déplacements professionnels ;
- Travailler de concert avec le département de la communication pour rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…) ;
- Appuyer l’organisation des événements internes et externes de Mercy Corps ;
Administration Générale
- Préparer les rafraichissements prévus pour les différentes rencontres et réunions ;
- Préparer les lettres d’invitations ;
- Orienter les interlocuteurs vers la personne ou le service compétent ;
- Réceptionner et dispatcher les courriers entrants ;
- Prépare les courriers, rapports, présentations et autres documents à partir de brouillons, notes ou autre ;
- Assurer l’envoi des courriers sortants aux destinataires indiqués ;
- S’informer et informer les différents arrivées et départs de personnel et partenaires étrangers
- Assurer les formalités administratives d’arrivé et de départ des collègues et partenaires étrangers / visa, réservations hôtel, etc . ;
- Accueillir le personnel expatrié et national à l’arrivée ;
- Etablir tous les documents liés aux déplacements ;
Gestion de l’information et Archivage
- Traiter l’information sous forme électronique ou papier (collecter, classer et mettre à jour) ;
- Faire circuler l’information au sein de l’organisation, pour des besoins de service (ventilation des notes de services, des décisions, et toutes autres informations utiles);
- Élaborer les instruments de recherche des informations (courriers et documents archivés);
- Communiquer les archives aux utilisateurs à des fins professionnelles ;
- A la demande du Directeur ou de la Directrice Pays, appuyer le processus d’archivage électronique des différents départements.
Coordination et représentation :
- Entretenir de bonnes relations avec les points focaux de Mercy Corps au sein de l’Administration malienne et faciliter la communication de MC vis-à-vis du gouvernement tant pour les besoins opérationnels que pour les programmes ;
- Représenter les intérêts et les valeurs de Mercy Corps et le programme aux réunions lorsque demandé par le Directeur ou la Directrice Pays.
- Apporter son soutien à son superviseur pour toutes les questions liées aux particularités culturelles et protocolaires de la zone d’intervention ;
- Réaliser toutes autres tâches qui pourraient lui être demandées par son superviseur.
Développement Professionnel : Dans le cadre de notre engagement envers le développement professionnel et fondée sur notre compréhension que les organisations qui se développent continuellement sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles desservent – nous attendons de tous les membres de l’équipe de contribuer à dédier 5% de leur temps à des activités d’apprentissage/développement professionnel qui bénéficie à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.
Redevabilité envers les bénéficiaires : Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont attendus pour soutenir tous les efforts en vue de la reddition de comptes, en particulier pour nos bénéficiaires et aux normes internationales directeurs internationaux de secours et de développement, tout en s’engageant activement les communautés bénéficiaires comme des partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.
Genre : Mercy Corps reconnaît que nos programmes sont plus efficaces pour soulager la souffrance, la pauvreté et l’oppression quand les femmes, les hommes, les filles et garçons sont équitablement engagés comme acteurs actifs dans tous les aspects du travail que nous entreprenons ensemble. Nous attendons que tous les membres de l’équipe s’engagent à respecter les principes de l’égalité des sexes et d’utiliser une programmation sensible au genre et l’intégration du genre comme un moyen de réaliser notre mission et notre vision pour le changement.
RESPONSABILITE DE SUPERVISION : N/A
RAPPORTE DIRECTEMENT AU : Chargée Administration.
RAPPORTE INDIRECTEMENT A LA : …Responsable RH-ADMIN
TRAVAILLE DIRECTEMENT AVEC : Les départements des ressources humaines, opérations, finances et programmes, chefs de bureaux
Expérience et qualifications :
- Avoir un Diplôme Universitaire (BAC+3) dans le domaine du secrétariat, de la gestion des ressources humaine, de l’administration des organisations, Informatique, Sciences Sociales, ou domaines connexes.
- Avoir au minimum trois (3) années d’expériences dans le domaine du secrétariat/ assistance de direction, la gestion des organisations, planification d’événements. Une expérience avec les ONGs internationales est un atout.
- Posséder des compétences de négociation et de représentation et être en mesure de travailler dans un environnement stressant.
- Être minutieux, capable de suivre à la lettre les procédures, de respecter les délais impartis et de travailler seul et au sein d’une équipe.
- Avoir une maitrise des logiciels de base Windows, MS Word, Excel, Internet Explorer, Powerpoint
- Avoir une bonne capacité de rédaction des rapports notamment.
- Avoir une aptitude avérée de résolution des problèmes de manière indépendante sans supervision.
- La maîtrise du Français (parlée et écrite) est exigée, la connaissance de l’anglais est un bon atout et la pratique d’une langue locale indispensable.
- Expérience à travailler avec un personnel multi culturel et un intérêt certain à travailler dans un environnement dynamique favorable à la satisfaction des besoins de la communauté.
Date de prise de service : Janvier 2024
Le dossier de candidature doit comporter :
- Un CV actualisé ;
- Une lettre de motivation ;
- La copie des diplômes et des attestations de travail ;
- Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste)
- Les noms et contacts de trois personnes de référence (superviseurs directs) dont celui du dernier emploi.
Les candidatures féminines et celles des personnes handicapées sont vivement encouragées.
Date limite : 24 novembre 2023