La Banque Africaine de Développement (BAD) recrute un(e) Assistant(e) d’équipe, Pretoria, Afrique du sud

La Banque Africaine de Développement (BAD) recrute un(e) Assistant(e) d’équipe, Pretoria, Afrique du sud

LA BANQUE:

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 81 États membres, dont 54 pays africains (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté, grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2024-2033) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5) qui permettront d’accélérer l’obtention de résultats en Afrique ont été définis, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE:

La Vice-présidence (ECVP) est principalement chargée d’amener le Groupe de la Banque à donner la priorité à la production, à l’analyse, à la diffusion, au courtage et à la mise en œuvre de solutions du savoir pertinentes dans toutes les priorités opérationnelles des High 5 et les thèmes transversaux de sa Stratégie décennale. Ces solutions doivent répondre clairement aux problèmes de développement prioritaires auxquels sont confrontés les PMR, individuellement ou collectivement, et qui appellent l’implication de ces derniers, tant dans leur planification que dans leur mise en œuvre. Au nombre de ces solutions figurent : i) les recherches concernant les problèmes majeurs de développement de l’Afrique et leur lien avec la gouvernance économique mondiale ainsi que les autres biens publics mondiaux essentiels ; ii) les diagnostics pays et les perspectives d’avenir ; iii) le dialogue sur les politiques et les services consultatifs ; iv) les activités liées au savoir économique, sectoriel et thématique ; v) l’amélioration des systèmes statistiques nationaux et sous-régionaux ; vi) la préparation, la conception et l’appui à la mise en œuvre des opérations de gestion des finances publiques et de gouvernance ; vii) le renforcement des capacités pour l’élaboration et la mise en œuvre de politiques ; viii) l’assistance technique et les conseils relatifs à la gestion des ressources naturelles par les PMR ; et ix) la diffusion du savoir et l’établissement de réseaux du savoir aux niveaux national, régional, et interrégional.

LE DÉPARTEMENT/DIVISION QUI RECRUTE :

Le mandat du Département des économies pays est de positionner la Banque au centre des stratégies nationales et régionales, des dialogues sur les politiques et des opérations basées sur les connaissances socio-économiques. Le Département pilote les activités dans le domaine du savoir qui alimentent i) la production de documents de stratégie pays et régionale, y compris les documents de stratégie pays, les documents de stratégie d’intégration régionale, les notes de diagnostic pays et les notes de diagnostic régionales pour orienter les programmes de prêt pays ; ii) les rapports économiques régionaux et nationaux : le Département produit les rapports sur les perspectives économiques régionales, les rapports sur les pays et les notes sur les perspectives économiques en Afrique pour faire le point sur l’évolution économique, politique et sociale des pays ; iii) le dialogue sur les politiques : le Département joue un rôle clé dans les dialogues sur les politiques pays et régionales et dans la collaboration de la Banque avec d’autres partenaires de développement, notamment en participant aux groupes thématiques pays conformément à la Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide et au Plan d’action d’Accra ; iv) les études économiques et sectorielles : le Département dirige la recherche et l’analyse sur les questions économiques et sectorielles au niveau pays afin de guider la conception de la stratégie et des programmes de la Banque dans les pays. Le Département des économies pays comprend le Bureau du Directeur supérieur (ECCE.0), auquel rendent compte les Économistes, spécialistes en chef, et deux (2) divisions, chacune étant supervisée par un Chef de division. La Division 1 (ECCE.1) couvre l’Afrique centrale, l’Afrique du Nord et l’Afrique de l’Ouest, et la Division 2 (ECCE.2) couvre le Nigeria, l’Afrique de l’Est et l’Afrique australe. Les deux (2) Chefs de division et les Économistes, spécialistes en chef sont placés sous l’autorité du Directeur principal du Département des économies pays.

LE POSTE:

Le poste d’Assistant(e) d’équipe, qui relève des Services de soutien général chargés de fournir un soutien administratif pour le bon fonctionnement du Division, veille à ce que le Chef de division soit libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l’exercice efficace de ses hautes fonctions et responsabilités.

Chaque département est unique dans ses fonctions, mais l’Assistant(e) d’équipe travaille de manière plus ou moins uniforme, quel que soit le département, afin d’assurer un fonctionnement sans accrocs au sein du bureau de la Division respective. En conséquence, le travail de l’Assistant(e) d’équipe facilite et contribue au succès du Chefs de division dans l’accomplissement de son rôle pour la réalisation des High 5.

PRINICPALES FONCTIONS :

Sous la direction générale et la supervision générale du Chef de division, l’Assistant(e) d’équipe effectuera les tâches suivantes :

a) GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

• Recevoir et enregistrer tous les documents entrants et sortants du Division.
• Veiller à ce que les documents présentés au Chef de Division pour signature soient complets, et soient accompagnés de pièces jointes et de documents de référence nécessaires.
• Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base des instructions et la finaliser pour la signature du Chef de Division.
• Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Directeur principal pour autorisation, approbation ou signature.
• Examiner et classer les correspondances prioritaires et importantes et les soumettre en conséquence.
• Assurer le suivi et veiller à ce que les dates et les échéances fixées soient respectées à l’aide d’outils de suivi appropriés, et que la correspondance et les requêtes soient traitées en temps opportun.
• Acheminer les correspondances pour que le Chef de Division agisse ou les envoyer directement à la Division concernée, si nécessaire.

b) COMMUNICATION ET LIAISON

• Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les divisions concernées, le cas échéant.
• Filtrer les appels/visiteurs du Chef de Division, prendre des rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent le Directeur ou le Chef de Division concerné.
• Fournir des informations de base au Chef de Division pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels ou les membres du personnel.
• Relayer l’information entre le Chefs de Division et les autres membres du personnel du Département ;
• Assurer le suivi des délais d’exécution des travaux avec les Chefs de Division.
• Organiser les réunions hebdomadaires et ad hoc pour le Directeur principal, selon les horaires et le programme du Chef de Division pour la semaine.
• Fixer l’heure et le lieu des réunions, rassembler les documents d’information nécessaires pour les réunions dont les Divisions concernés ont besoin ; rappeler les réunions programmées aux chefs de division et aux autres membres du personnel.

c) TENU DE REGISTRE ET DOCUMENTATION

• Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins du Division
• Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités montrant toutes les réunions auxquelles le Chef de Division et les autres membres du personnel doivent participer ; cela comprend également toutes les visites externes au Division.
• Obtenir des notes d’informations et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participera le personnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents appropriés.
• Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec le Division.

d) ADMINISTRATION DU BURAEU, BUDGET ET FINANCES

• Organiser les voyages du Chef de Division, notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d’hôtel, etc.
• Aider à préparer des exposés à l’aide de PowerPoint et d’autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d’instructions.
• Effectuer d’autres tâches administratives (photocopies, courriels) lorsque le besoin s’en fait sentir ; administration, budget et finances.
• Assister et conseiller le Chef de Division sur diverses questions liées à l’administration et au personnel.
• Établir un système de contrôle des stocks pour la gestion des fournitures de bureau et autres biens appartenant à la Banque (ordinateurs personnels, imprimantes, télécopieurs…) ; centraliser les demandes de fournitures de bureau soumises par le personnel du Division et prendre les dispositions nécessaires pour assurer la distribution des articles requis.
• Mener des négociations avec TCGS concernant l’attribution d’espaces de bureaux appropriés à l’unité en fournissant les justifications requises ; assurer l’organisation et la coordination des opérations de déménagement.
• Contribuer à la préparation du budget annuel du division ainsi qu’à l’examen semestriel et rétrospectif du budget en :
• Rassemblant des données concrètes en vue de les présenter pour faciliter la prise de décision ; en enregistrant les données, en effectuant le suivi et en présentant des rapports sur le niveau d’exécution du budget du division.
• Prenant des mesures concernant les dépenses à engager ; traiter les demandes de recrutement de personnel et de consultants à court terme en accordant une attention particulière aux procédures, au suivi des autorisations de voyage requises, des contrats et des paiements.
• Organisant le voyage du personnel envoyé en mission et s’occuper de leur visa et de leur hébergement.
• Prenant l’initiative d’élaborer divers documents et formulaires administratifs, tels que la liste du personnel, les missions du personnel, les programmes de formation, l’absence du personnel (congé annuel, congé dans les foyers, absences justifiées et congé de maternité) ainsi que des données statistiques.
• Assurant la gestion des systèmes, créant et traitant les rapports de dépenses dans SAP.
• Assurant le contrôle de l’inventaire des entrepôts, la réception, la gestion et la distribution des articles promotionnels.

COMPETENCES : (qualifications, expérience et connaissances):

• Être titulaire au moins d’une licence en gestion commerciale, commerce, administration ou une discipline connexe.
• Une formation en secrétariat ou en administration et gestion de bureau constitue un avantage.
• Avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires.
• Une expérience du travail dans le secteur privé sera un atout supplémentaire.
• Bonne connaissance de l’administration et des services d’appui de bureau, notamment les systèmes et les procédures.
• Bonnes compétences en coordination — être méthodique et autoorganisé(e).
• Engagement bien établi à offrir un service client excellent, axé sur la réception et le service d’administration.
• Bonnes aptitudes interpersonnelles, de planification et organisationnelles.
• Capacité à réagir rapidement pour répondre aux demandes immédiates.
• Flexibilité d’adaptation, attitude positive envers le changement et approche constructive et créative de la résolution de problèmes.
• Compétence dans l’utilisation d’équipements courants (ordinateur, télécopieur, numériseur, photocopieur, etc.).
• Communication.
• Résolution de problèmes.
• Orientation client.
• Travail en équipe.
• Efficacité opérationnelle.
• Innovation et créativité.
• Sens du détail.
• Capacité à communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’autre langue.
• Compétence dans l’utilisation des applications Microsoft Office standard (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP et/ou un autre système intégré de gestion de documents).

CE POSTE NE BÉNÉFICIE PAS DU STATUT INTERNATIONAL ET N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES.