Intersos recrute un Coordonnateur de la logistique et de l’approvisionnement (H/F), Ouagadougou, Burkina Faso

 

 

 

Contexte général du projet

INTERSOS intervient au Burkina Faso en 2019. Aujourd’hui, dans les régions de l’Est, du Centre-Est, du Nord, du Moucle de l’Embouchure et du Plateau Central. La stratégie opérationnelle d’INTERSOS au Burkina Faso vise à renforcer la capacité de réponse et la résilience des institutions et des communautés, en apportant une réponse globale et multisectorielle dans les domaines de la santé, de la nutrition, de la protection, de l’hygiène et de la santé psychosociale.

INTERSOS dispose également d’un bureau de coordination à Ouagadougou et de ses bureaux à FADA, OUAHIGOUYA, DEDOUGOU et TENKODOGO.

Objectif général du poste

Définir et mettre en œuvre l’ensemble des stratégies d’approvisionnement, de logistique et de TIC et en détail la mission , conformément à la pertinence et à la cohérence des systèmes logistiques et d’approvisionnement, afin d’adapter les méthodes à la disposition et au respect des normes, protocoles et procédures INTERSOS pour faciliter le développement de la mission et optimiser l’impact des projets.

Travailler en étroite collaboration avec le personnel du programme et de l’administration pour assurer des relations, un soutien et une assistance complets selon toutes les activités d’INTERSOS.

Il est responsable de la gestion logistique de la logique IMP et fait partie de la mission de l’équipe de direction principale (SMT).

Principales responsabilités et tâches

Coordination et soutien

  • Participer activement à la définition et à la mise en œuvre de la planification et des budgets des années du projet, à la définition des stratégies et au conseil au chef de mission pour traduire les besoins identifiés en logistique, approvisionnement et TIC en objets, priorités et ressources essentielles pour la mission
  • Il est responsable de la mise en œuvre des activités logistiques, d’approvisionnement et informatiques de la mission (construction et réhabilitation, stockage et approvisionnements en matériels non médicaux et médicaux, gestion de la flotte et des transports, eau et maintenance, véhicules et engins, équipements/installations et infrastructures, règles de sécurité (mise en œuvre et application, TIC, biens, etc.)
  • Assurer le respect des normes, protocoles et procédures d’INTERSOS, conformément à la mission et aux exigences des donateurs, et inclure les fournitures. Responsabiliser le responsable de mission pour le développement des programmes en cours et proposer des stratégies de réorientation en fonction de vos besoins.
  • Vous êtes amené à assurer la référence technique et technique pour toutes les questions de logistique, d’approvisionnement et de TIC au sein de la mission, à apporter votre assistance au personnel logistique et aux représentants d’INTERSOS pour les réunions avec les autorités, les autres ONG et les services de coordination pour les questions techniques et logistiques.
  • Assurer la production des SOP au niveau de la mission (si nécessaire) à des fins logistiques

Gestion de l’information logistique

  • Fournir des rapports mensuels au chef de mission, au coordinateur régional de la logistique et de l’approvisionnement (par l’intermédiaire du PGI) et aux personnes concernées sur l’évolution des projets et des missions du point de vue technique et logistique, et proposer des corrections si nécessaire.
  • Veuillez vous assurer que les remontées femmes de la logique logistique INTERSOS (Plateforme de gestion Intersos – IMP) sont correctement utilisées et exactes. Assurez-vous que la formation du personnel pour la mission est nécessaire et soutenez la mise en œuvre de la logique logistique INTERSOS dans les missions.

Gestion de l’approvisionnement et de la chaîne d’approvisionnement

  • Suivi de la performance globale de l’approvisionnement pour la mission. Assurer une planification efficace et rentable de l’approvisionnement en assurant la liaison avec le personnel technique, le coordinateur sur le terrain et/ou les chefs de projet. Veuillez noter que les plans d’approvisionnement en ligne sont créés sur l’IMP et aujourd’hui, afin de garantir leur respect permanent des politiques et procédures d’approvisionnement d’INTERSOS et des huissiers de justice. Rechercher les meilleurs produits et fournisseurs en termes de rapport qualité-prix, de frais de port et de qualité.
  • Assurer la coordination avec le service administratif et financier afin de garantir que les processus de paiement avec les fournisseurs soient effectués dans les délais et en conformité avec les systèmes financiers.
  • Planifier et effectuer des vérifications sur le terrain pour assurer l’uniformité du processus, l’application et la tenue à jour de la documentation et de la classification appropriée.
  • Élaborer et mettre en œuvre les instructions, politiques et procédures de gestion des contrats de service. Examiner et évaluer les contrats de service existants et superviser les clients réguliers, les paiements des services publics (électricité, eau, gaz, etc.), les contrats d’entrée des bureaux et des hôtels, ainsi que les procédures pertinentes dans les détails de la fonction. Vérifier les compétences du responsable logistique et approvisionnement, de ses assistants, de l’administration et/ou des points focaux.
  • Veuillez noter que la direction de l’approvisionnement/adjoint et le coordinateur sur le terrain (agent(s) de logistique et d’approvisionnement disposeront quotidiennement d’une liste de fournisseurs pré-qualifiés
  • Vous êtes responsable d’assurer le bon stockage de tous les matériaux du projet dans la commande/le stock, dans le respect des SOP d’approvisionnement d’INTERSOS et des contrôles d’inventaire à chaque trimestre.
  • Vérifier et coordonner avec le personnel logistique que les livraisons de marchandises sont effectuées comme précédemment et correctement stockées
  • Préparer et lancer les documents d’appel d’offres en coordination avec l’équipe des achats

Gestion des transports

  • Veuillez vous assurer que les modèles de gestion de flotte INTERSOS, les protocoles de sécurité des mouvements et le manuel d’identité de la marque sont appliqués aux missions – la flotte est vérifiée et réglementée, les véhicules sont assurés et les taxes sont payées.
  • Assurer une surveillance adéquate de la consommation de carburant et l’utilisation du carnet de bord, du livret d’entrée, du carnet d’huile et des autres formats et modèles de la flotte pour le personnel logistique du coordinateur sur le terrain. S’assurer que la documentation appropriée des véhicules (emplacement, assurance, inspection mécanique, etc.) est correctement gérée par le personnel logistique.
  • Contribuer au développement d’approches durables de gestion des transports en rationalisant la politique environnementale d’INTERSOS et les suggestions des bureaux régionaux.

Gestion des installations et des communications

  • Superviser l’installation et l’entrée des bureaux, des fonctions et des installations des maisons d’hôtes dans des conditions d’utilisation adéquates et conformément aux normes minimales et au manuel d’identité de la marque INTERSOS. Veiller à l’application des mesures de sécurité et à la réalisation de visites d’inspection pour évaluer les besoins de réhabilitation des installations.
  • Veiller à ce que les installations disposent d’une infrastructure et d’équipements de communication et d’information appropriés pour assurer la maintenance des plateformes logiques INTERSOS, conformément aux politiques et procédures, permettant une communication permanente entre les immobilisations, les projets, les bases et les situations, ainsi qu’une bonne gestion des bases. Veiller à ce que tous les membres du personnel de la mission reçoivent une formation adéquate à l’utilisation des équipements de communication disponibles (par exemple, téléphones satellites, radios HF/VHF, systèmes de coordonnées, etc.).
  • Contribuer au développement d’approches durables de gestion des installations en rationalisant la politique environnementale d’INTERSOS et les suggestions des bureaux régionaux.

Gestion d’actifs

  • Superviser la demande, l’utilisation et la saisie des activités d’information, des équipements du bureau et du projet, ainsi que des outils de communication, afin de garantir que toutes les activités de la mission sont enregistrées dans les documents PGI, qui comprennent les numéros d’activités INTERSOS uniques, qui sont étiquetés et enregistrés conformément aux politiques et procédures de gestion des activités.
  • Rapporter la liste des activités à la fin du projet et superviser le transfert des activités selon la destination définie avec le service des programmes
  • Superviser la vérification régulière des immobilisations tous les quartiers

Gestion des ressources humaines

  • Coordonner l’équipe logistique et participer au processus RH (recrutement, formation, briefing/débriefing, évaluation, potentiel, détection, développement du personnel et communication interne) pour assurer les dimensions et la quantité de formation requises pour les activités dont la personne est responsable

Sécurité appliquée

  • En collaboration avec le chef de mission et le coordinateur de la sécurité (le cas échéant), il est chargé de co-définir et de couvrir les aspects techniques de la politique de réduction des risques, du transport, de la communication, de la protection, de l’identification et de la préparation des aspects techniques de la politique et des directives de sécurité de la mission, du plan d’évacuation et du plan d’urgence, des règles de sécurité quotidiennes et de signaler au chef de mission tout problème. À ce stade, en l’absence d’un point focal dédié à la sécurité, le coordinateur logistique doit créer un environnement approprié pour faciliter l’échange d’informations sur les situations de sécurité. Il s’agit de la sauvegarde de sécurité en l’absence du chef de mission.

Éducation

  • Diplôme essentiel et spécialisation en logistique et/ou en gestion de la chaîne d’approvisionnement

Expérience professionnelle

  • Essentiellement, avec quatre années d’expérience professionnelle dans des postes logistiques pertinents et une expérience humaine antérieure avec des ONG dans des pays en développement.
  • Expérience préalable souhaitable dans le domaine des situations d’urgence

Exigences professionnelles

  • Informations essentielles sur les technologies de l’information (Word, Excel et Internet)

Langues

  • Français essentiel
  • Langue de travail locale souhaitable

Exigences personnelles

  • Vision stratégique
  • Direction
  • Gestion et perfectionnement du personnel
  • Orientation service
  • Flexibilité comportementale
  • Orientation vers les résultats et la qualité
  • Gestion du stress
  • Engagement envers les princes d’INTERSOS

 

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