PAM recrute un(e) Assistant(e) d’appui aux entreprises (Réceptionniste), Ouagadougou, Burkina Faso
CONTEXTE
Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande organisation humanitaire au monde à la lutte contre la faim. Sa mission est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim ‘éro d’ici 2030, en entreprise une assistance alimentaire aux populations les plus vulnérables.
Au Burkina Faso, pays situé au cœur de l’Afrique de l’Ouest, le PAM étroit travaille en collaboration avec le gouvernement et les partenaires humanitaires pour besoins alimentaires les communautés référence par les crises multiples. Le Burkina Faso fait face à de nombreux défis socio- et entreprises humanitaires vétérinaires pour interventions pour la renforcer la résilience des personnes et vulnérables les accès aux services essentiels. Le PAM a rencontré un accent particulier sur les femmes et les enfants, une partie de toutes les questions à mettre à l’alimentation nutritive, essentielle pour une vie saine et productive.
Engagé à soutenir les priorités nationales, le PAM dans les régions diverses, notamment à travers des programmes de résilience, de nutrition, d’assistance alimentaire et de soutien logistique. Son action contrée à renforcer la sécurité et l’énergie durable.
OBJECTIFS :
Accomplir diverses tâches courantes d’aide à la gestion de tri que les membres du personnel ferroviaire l’appui non ils ont besoin.
PRINCIPALES RÉPONSABILITÉS
Sous la supervision de la cheffe de l’unité ; l’Assistant administratif aura la responsabilité un fournisseur aux administratifs équipes et/ou un appui dans un domaine de gestion précis :
- Collecteur, trier et diffuse le courrier, des rapports et d’autres documents pour les exigences du personnel en fonction des normes de l’âge du programme ;
- Répondre aux questions bigies et quiurer certains points au niveau supérieur le casaving, point de fourniture un service fiable en temps voulu;
- Relire des documents, comme des rapports normalisés ou du courrier, pour l’exactitude des écrits du personnel;
- Le terminal, propose un ensemble d’activités standard d’aide à la gestion pour une alimentation à l’efficacité des modalités de fonctionnement;
- Effectuer les réservations de voyages ou ingal à l’organisation de manifestations, point d’aide le personnel à domicile-fraction;
- L’Aspirateur à la gestion des dossiers, des documents et des archives des bureaux des systèmes et procédures en lieu, tri que les informations les locations à jour et consultables sans délai par le personnel;
- Effectuer les tâches courantes de saisie des données systèmes aux systèmes de surveillance pour garde à ce que les informations orientales et consultables sans le temps time l’équipe de la gestion;
- Actualiser et alimenter les bases de données et les gouvernements appropriés pour les qualifications que les informations utilisées des charges pertes, annexes et annexes, le respect des exigences en matière d’établissement des rapports;
- Tenir à jour les dossiers et les bases de données de s’étiquement que les données les statistiques et les corps des matières valides et mis à jour conformément aux normes établies;
- Effectuer une série de tâches de service à la clientèle de taille-feuille et de restauration rapide rapide et efficace des demandes de service;
- Servir de point de contact pour les demandes de services internes et externes dict du PAM, de la communauté humanitaire et des entités gouvernementales, demande d’information en temps utile et deassurer l’exécution des services;
- COMMANAR de liaison avec les annexes internes et externes, en prise en considération des règles et réglementations du PAM ainsi que les meilleures pratiques toutes les missions du processus de prestation de services;
- Collaborer avec les fonctions spécialisées pour organisateur la livraison des produits/services de façon que les produits/services correspondent à la demande du client;
- Requête avec les unités critiques pour les unités de l’état des demandes et à jour de comportement proactif les clients de leurs demandes;
- Travailler et échanger des informations avec les homologues internes de température à jour catalogue de produits et de services.
LIVRABLES A LA FIN DU CONTRAT :
1. Gestion administrative
- Traitement du courrier : Collecte, tri, diffusion d’Audque et ud les délais.
- Révision de documents : Relecture de rapports et courriers pour garantir leur exactitude.
- Réponses aux demandes : Gestion des questions courantes et escalade des complexes de cas.
- Création des comptes fournisseurs : élabore un plan de création, de des suivis fournisseurs
2. Gestion des données
- Saisie et mise à jour : Entrée de données dans les systèmes internes.
- Bases de données : Actualisation pour garantir l’accessibilité et la fiabilité.
3. Service à la Clientèle
- Traitement des demandes : Suivi des requêtes internes et externes.
- Point de contact : Interface avec les partenaires (PAM, ONG, gouvernement).
- Catalogue de services : Maintien et diffusion d’espacement des produits/services.
4. Coordination et conformité
- Collaboration interservices : Coordination avec les unités spécialisées.
- Respect des normes : Application des procédures et pratiques du PAM.
- Suivi des prestations : Vérification de l’état des demandes et communication proactive.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES :
Éducation : Avoir obtenu au minimum le baccalauréat. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel est souhaitable.
Expérience :
- Avoir au minimum 3 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la réception ou de l’accueil.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Connaissance des systèmes de gestion documentaire et de bases de données.- Capacité à utiliser des plateformes de gestion administrative (ex. : ERP, SAP, etc.) est un tout-dévu.
- Aptitude à utiliser du matériel standard de bureau, comme des photocopieuses et des scanneurs.
- Connaissance des pratiques et des méthodes normalisées d’aide à la gestion.
- Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie des situations d’échange d’informations avec les personnes d’horizons divers.
- Souci du détail pour les anomalies dans les données.
- Aptitude à respecter les délais et suivre des ordonnances claires.
Compétences Additionnelles :
- Bonnes aptitudes en communication écrite et orale.
- Discrétion, intégrité et sens du service.
Langues :
- Maîtrise du français et knowledge de base de l’anglais sera un off.