Le Fonds International de Développement Agricole (FIDA) recrute un Assistant administratif pays (H/F), Yaoundé, Cameroun

Le Fonds international de développement agricole (FIDA) est une institution financière internationale et un organisme spécialisé des Nations Unies qui se consacre à l’éradication de la pauvreté et de la faim en milieu rural. Il y parvient en investissant dans les populations rurales. Le FIDA finance des programmes et des projets qui accroissent la productivité agricole et les revenus ruraux, et plaide aux niveaux local, national et international en faveur de politiques contribuant à la transformation du monde rural.

Le Département des opérations de pays (DCO) supervise la création, la conception et la gestion des investissements du FIDA, y compris les opérations souveraines et non souveraines, ainsi que la conception et la mise en œuvre des activités hors prêts dans le cadre des programmes de pays, notamment l’engagement politique et la CSST. Le DCO est le principal département qui assure l’interface avec les gouvernements, le secteur privé et les autres parties prenantes afin d’exécuter le programme de travail du FIDA et d’assurer la supervision nécessaire à la qualité du portefeuille.

Le DCO est dirigé par un vice-président associé et est composé de cinq (5) divisions régionales : la Division Asie et Pacifique (APR) , la Division Afrique de l’Est et australe (ESA) , la Division Amérique latine et Caraïbes (LAC) , la Division Proche-Orient, Afrique du Nord et Europe (NEN) et la Division Afrique de l’Ouest et centrale (AOC) , la Division des opérations du secteur privé (PSD) et deux (2) unités : l’Unité de coopération Sud-Sud et triangulaire (SSTC) et l’unité de fragilité (FRU).

La Division régionale AOC est dirigée par un directeur de division basé au bureau régional du FIDA à Abidjan, en Côte d’Ivoire. Elle est responsable de la conception et de la mise en œuvre des programmes nationaux et régionaux du FIDA en AOC. La couverture géographique précise de la division varie selon les périodes de reconstitution des ressources.

Le poste d’assistant administratif de pays est situé dans un bureau régional du FIDA ou un bureau multipays du FIDA et relève directement du responsable compétent ou du directeur/chef du MCO qui dirige le bureau.

L’assistant administratif du pays est responsable des communications de bureau courantes, des services de soutien opérationnel et de secrétariat pour contribuer à une mise en œuvre harmonieuse du plan régional et pour assurer un flux de travail efficace et une gestion efficace de l’information.

1. COMMUNICATION ET FLUX DE TRAVAIL : Faciliter la communication et le flux de travail au sein du Bureau, ainsi qu’entre le Bureau et le siège, afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des résultats et d’atteindre les objectifs de l’entreprise. Les responsabilités comprennent généralement la gestion de la correspondance entrante et sortante, des courriels et des appels téléphoniques ; la recherche de documents de référence ; la communication d’informations courantes et non courantes relatives au travail du Bureau ; la mise en place et la maintenance des systèmes de classement et de référencement du Bureau, tant traditionnels que numériques ; et la garantie de la mise à jour et de l’exactitude des sites web intranet et internet.

2. SOUTIEN OPÉRATIONNEL : Faciliter le travail de l’équipe afin de garantir l’intégrité dans l’utilisation des ressources et le respect des règles et procédures établies. Les responsabilités comprennent généralement la saisie des données et l’établissement de rapports dans le progiciel de gestion intégré (PGI) en tant qu’initiateur ; l’application des procédures internes et des systèmes de suivi de la correspondance et des documents ; la vérification de l’exécution des travaux conformément aux normes du FIDA et dans les délais impartis ; le suivi de l’avancement des travaux et des dossiers prioritaires ; l’organisation des réunions et des ateliers ; l’organisation des voyages officiels ; la gestion des présences et des congés du personnel ; et l’identification et l’extraction d’informations provenant de diverses sources, ainsi que la préparation de notes d’information. Les responsabilités peuvent inclure :

• Fournir un soutien à l’organisation de réunions dans le pays avec les parties prenantes internes et externes du projet/programme (par exemple, réunions d’équipe de projet, négociations, réunions avec les gouvernements, visites de la haute direction dans le pays, événements d’apprentissage, etc.), y compris la préparation et la diffusion de la documentation pertinente et la recherche de lieux et d’activités connexes.
• Téléchargement et profilage des documents requis à des fins de gestion des dossiers et des connaissances (par exemple dans la bibliothèque des opérations, sur xdesk, via le système de gestion des dossiers électroniques du FIDA) et partage d’informations avec les partenaires du projet.
• Participer à des missions sélectionnées (pour le soutien administratif et le soutien à l’organisation d’événements, tels que des ateliers, des séminaires, etc.), selon les besoins.
• L’assistant administratif du pays peut également agir en tant que remplaçant de l’assistant du programme du pays en cas d’absence ou de charge de travail maximale.

3. SOUTIEN BUREAUTIQUE : Assure un soutien administratif complet au superviseur. Ses responsabilités comprennent généralement la préparation des documents d’information pour les déplacements ou réunions officiels ; la rédaction des réponses aux demandes écrites sur des questions courantes et non courantes ; la coordination des réponses aux demandes sensibles ou complexes ; le suivi des délais impartis et la soumission ponctuelle par le personnel des rapports, de la correspondance et autres documents ; la vérification de l’exactitude stylistique, factuelle et grammaticale de toute la correspondance sortante et des documents officiels, ainsi que de leur conformité aux directives et procédures établies ; la préparation de la correspondance pour signature du superviseur ; et, éventuellement, la traduction informelle de la correspondance. Les responsabilités peuvent inclure :

• Préparer les modalités de voyage, y compris les transactions ERP associées, pour le personnel en poste dans le bureau de pays du FIDA, y compris la saisie des dates de mission dans le système d’entreprise, la gestion des visas et des dispositions logistiques, et soutenir le personnel conformément aux recommandations de l’UNDSS sur les voyages.
• Soutenir le recrutement du personnel non salarié embauché par le Bureau, y compris le traitement des transactions liées au progiciel de gestion intégré (ERP) et le lancement des demandes de paiement.
• Soutenir l’administration des actifs du bureau (y compris l’entretien du mobilier et de l’équipement de bureau du FIDA, le contrôle des stocks et la gestion des véhicules/flotte en liaison avec l’analyste opérationnel du pays).
• Fournir des documents de base/justificatifs sur demande, formater/rédiger les éléments standards des documents, tenir à jour les dossiers du bureau et les systèmes de classement, garantissant ainsi la soumission en temps voulu de la documentation appropriée dans le système de gestion des dossiers du FIDA.

4. FONCTIONS ADMINISTRATIVES : Être responsable de l’intégrité, de la transparence et de l’équité dans l’utilisation personnelle du matériel et des fournitures du FIDA qui lui sont attribués, ainsi que dans l’administration des ressources du FIDA. Cela comprend la contribution à la préparation du budget du bureau de pays et le suivi des sous-allocations allouées ; la mise en œuvre des processus de passation des marchés et l’assistance aux procédures de clôture des contrats ; l’utilisation efficace des fonctionnalités du progiciel de gestion intégré (PGI) pour améliorer les résultats opérationnels ; la simplification des processus de transaction et de reporting ; et l’amélioration du service à la clientèle.

La portée des principaux résultats des assistants administratifs de pays se limite généralement aux activités administratives. Il/Elle apporte son soutien à l’application des règles et procédures établies ainsi qu’aux tâches d’appui courantes et non spécialisées, notamment l’appui administratif à la mise en œuvre des activités des projets/programmes et des bureaux du FIDA. Le travail est essentiellement standard ; rares sont les activités administratives para-spécialisées nécessitant une formation formelle régulière et récurrente. Les indicateurs clés de performance incluent la réalisation ponctuelle et précise des activités assignées.

L’assistant administratif de pays (AAP) basé dans les bureaux régionaux ou multipays du FIDA travaille en étroite collaboration avec l’ensemble du personnel du bureau concerné, notamment le personnel technique du Département de la stratégie et des savoirs (SKD), le personnel financier du Département des opérations financières (FOD), le personnel de la CSST et des partenariats du Département des relations extérieures et de la gouvernance (ERG), ainsi que le personnel des programmes du DCO, y compris l’assistant de programme de pays (AAP) basé dans son bureau. Il est principalement responsable de l’échange d’informations courantes et, plus rarement, non courantes, avec ses homologues au sein du FIDA. Les échanges d’informations courants au sein du Fonds comprennent l’organisation des voyages, la passation des marchés et le soutien informatique. Les contacts habituels au sein de la division, du bureau ou du département, ainsi qu’en externe, consistent à répondre aux demandes de renseignements.

Compétences organisationnelles – Niveau 1

• Réflexion stratégique et développement organisationnel : Influence personnelle
• Démontrer son leadership : Leadership personnel et attitude face au changement
• Apprendre, partager ses connaissances et innover : Cherche continuellement à apprendre, partage ses connaissances et innove
• Se concentrer sur les clients : se concentrer sur les clients
• Résolution de problèmes et prise de décision : Démontre une bonne capacité de résolution de problèmes et de prise de décision
• Gestion du temps, des ressources et des informations : Gère efficacement son temps, ses informations et ses ressources
• Travail d’équipe : Contribue efficacement à l’équipe
• Communiquer et négocier : Communique efficacement : crée une compréhension entre soi et les autres
• Établir des relations et des partenariats : Établir et entretenir des relations de travail efficaces

Éducation :

Niveau – Diplôme d’études secondaires
Domaines – Études sociales, mathématiques, anglais, économie

Le diplôme doit être délivré par un établissement accrédité répertorié sur https://www.whed.net/home.php .

Certifications:

Expérience professionnelle :

• Au moins trois (3) années d’expérience en secrétariat et/ou en travail de bureau.
• Une (1) année d’expérience dans le cadre d’un programme est souhaitable.
• Expérience spécifique au poste : Doit être ressortissant du pays d’affectation ou détenir un permis de travail valide pour celui-ci.

Langues:

• Anglais requis (4 – Excellent)
• Souhaitable : Espagnol ou Arabe (3 – Bon)
• Poste spécifique : Français (4 – Excellent)

Compétences :

Spécifiques au poste

• Expertise thématique – Administration, Expertise pertinente au rôle spécifique ;
• Gestion logistique, Savoir-faire en matière de soutien logistique spécifique au poste, tel que la gestion des voyages (y compris l’organisation des voyages, l’administration des visas, etc.), l’organisation d’événements (par exemple, l’organisation de conférences, de réunions (virtuelles), de retraites, de formations), etc. ;
• Passation de marchés, savoir-faire dans l’application des politiques, règles et réglementations en matière de passation de marchés applicables au siège du FIDA et/ou aux programmes/projets de pays, y compris pour les cas individuels complexes ;
• Gestion des dossiers;
• Initiative et bon jugement, sens élevé de la prise d’initiative proactive et bon jugement (y compris sur les questions de sécurité) ;
• Compétences interpersonnelles, capacité à traiter avec patience et tact les autres (par exemple, les visiteurs, les clients, les appelants, etc.), y compris les personnes de haut rang (par exemple, les participants à des réunions de haut niveau) ;
• Respect des procédures, capacité à adhérer strictement aux directives formelles établies, y compris dans des situations nouvelles ;
• Résolution de problèmes, forte pensée systémique et structurée, capacité à identifier et à décortiquer les problèmes en composants et à formuler un ensemble complet de solutions et de stratégies créatives, viables et durables ;
• Adaptabilité;
• Maîtrise des TIC et du numérique de base, expertise pertinente pour le rôle spécifique (par exemple, systèmes d’information informatique approfondis, y compris les logiciels de systèmes d’exploitation de micro-ordinateurs, le matériel et les logiciels d’application et autres équipements de bureautique), gestion de la configuration informatique de l’utilisateur final

Les membres du personnel du FIDA sont des fonctionnaires internationaux placés sous l’autorité du Président du FIDA. Conformément à la politique des ressources humaines du FIDA, le Président peut décider de les affecter à n’importe quelle activité du Fonds. Tous les cadres internationaux sont tenus d’être géographiquement mobiles et les postes de cadres peuvent être modifiés à tout moment, conformément aux priorités stratégiques et aux initiatives de réforme du FIDA.

Le FIDA est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne pratique aucune discrimination fondée sur l’origine ethnique, sociale ou politique, la couleur, la nationalité, la religion, l’âge, le sexe, le handicap, l’état matrimonial, la taille de la famille ou l’orientation sexuelle, conformément à sa stratégie en matière de diversité, d’équité et d’inclusion (DEI) et à sa politique de prévention et de lutte contre le harcèlement sexuel, l’exploitation et les abus sexuels.

Attention aux offres d’emploi frauduleuses. Le FIDA ne facture aucuns frais à aucun stade du processus de recrutement. Les communications officielles du FIDA proviendront toujours de courriels se terminant par @ifad.org.

Conformément aux dispositions du FIDA, tous les nouveaux membres du personnel seront normalement placés au premier échelon du grade pour lequel ils ont été sélectionnés. Pour plus d’informations sur le régime de rémunération du FIDA, veuillez consulter la page « Rémunération et avantages sociaux » de notre site web. Les candidats sont invités à utiliser le calculateur de rémunération de la CFPI pour estimer leurs droits en matière de salaire et d’avantages sociaux.

Les candidats peuvent être amenés à passer un test écrit, à faire une présentation et à participer à des entretiens.

Afin d’optimiser l’utilisation des fonds et des ressources, nous ne pouvons répondre qu’aux candidats présélectionnés pour un entretien. Les candidats qui ne reçoivent pas de réponse dans un délai de trois mois doivent considérer leur candidature comme non retenue.

Les candidats doivent remplir intégralement le formulaire de renseignements personnels (FRP), principal document pris en compte lors du processus de sélection. Tout FRP incomplet peut entraîner une disqualification. (Veuillez noter que les CV ne seront pas examinés.) Cependant, des justificatifs tels que des certifications et des documents de motivation peuvent être joints.

Les candidats à un poste national au niveau des services généraux doivent être légalement autorisés à résider et travailler dans le pays de recrutement au moment de leur candidature. Toute offre d’emploi est soumise à la preuve que le candidat a obtenu et est en mesure de conserver un statut légal lui permettant de résider et de travailler dans le pays de recrutement.