L’Organisation de l’Aviation Civile Internationale (ICAO) recrute un Associé aux ressources humaines, Montréal, Canada
LE CADRE ORGANISATIONNEL
La Section de l’emploi et de l’administration du personnel (SEA) est l’une des trois sections des ressources humaines (RH) du Bureau de l’administration et des services (ADB) de l’OACI. La SEA est dédiée aux aspects opérationnels de la gestion et des services des RH, tels que la gestion des contrats, l’administration des avantages sociaux et des droits, la gestion des cessations d’emploi et des services aux retraités, l’administration des prestations de sécurité sociale et de retraite, les questions d’accréditation du personnel et la supervision de la clinique médicale.
Le titulaire relève directement du spécialiste RH (administration du personnel) qui attribue les tâches, décide des priorités et qui facilite les questions techniques complexes.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
Fonction 1 (y compris les résultats attendus)
Prépare les offres et les lettres de nomination et autres mesures relatives au personnel affectant le statut contractuel, telles que la reclassification, la réaffectation et la prolongation, en obtenant des résultats tels que :
- Préparation opportune et appropriée de la lettre d’offre pour le personnel nouvellement nommé.
- Liaison avec l’équipe médicale et suivi de la certification médicale du personnel nouvellement nommé.
- Vérification et calcul précis des droits lors de la nomination.
- Information indépendante de toutes les nouvelles recrues des bureaux assignés sur les avantages et les droits.
- Suivi régulier et suivi des dates d’expiration des contrats et prise des mesures adéquates pour la prolongation et le renouvellement de tous les types de contrats.
- Alerter le spécialiste RH (administration du personnel) de tout retard et faire des recommandations sur la solution des cas complexes.
- Traitement rapide des nominations sur la base de transferts, de détachements, de réaffectations et d’autres accords d’échange interinstitutions des Nations Unies.
- Organiser le voyage des nouvelles recrues et des membres de leur famille.
Fonction 2 (y compris les résultats attendus)
Examine, calcule et administre toutes les indemnités et tous les droits du personnel des catégories professionnelle (P) et des services généraux (GS), en obtenant des résultats tels que :
- Administration de divers droits du personnel tels que l’indemnité pour personne à charge, l’allocation d’études, les frais de déplacement pour études, l’allocation de logement et l’indemnité de poste spéciale.
- Vérification des demandes de droits en termes d’exhaustivité de la documentation, de cohérence et d’application appropriée de la politique.
- Assurer un suivi régulier du renouvellement des droits, des modifications de l’échelle salariale et des ajustements de poste, et prendre les mesures appropriées. Rédiger des avis au personnel et autres documents afin de communiquer les changements de manière appropriée.
- Gestion ponctuelle des augmentations de salaire dues au personnel et autorisation de paiement appropriée pour toutes les indemnités et tous les droits.
- Analyse et préparation appropriées des demandes de paiement pour les subventions de loyer ; mise en œuvre et administration du système de location pour le siège social et les bureaux régionaux.
- Examen, vérification et calcul des demandes de bourses d’études, du droit à l’allocation de mobilité et de difficultés et traitement du paiement.
- Recommandation quant à l’arrêt des paiements afin d’éviter les paiements en trop ou les abus du système.
- Liaison avec les Finances (FIN) sur toutes les questions liées au paiement ponctuel et précis des indemnités et rémunérations.
- Préparation et suivi appropriés des documents relatifs à la paie, aux avantages sociaux et aux droits et assurer l’exactitude des informations.
- Ajustement et vérification des données dans la base de données électronique concernant les allocations et les droits.
Fonction 3 (y compris les résultats attendus)
Surveiller les droits à congé du personnel , en obtenant des résultats tels que :
- Calcul et traitement précis de tout type de droits à congés.
- Rédiger des notes individuelles, de la correspondance et d’autres documents concernant les droits aux congés.
- Soutien aux points focaux de présence dans la gestion des congés, y compris la formation, les briefings et les conseils sur l’application des règles et réglementations.
- Production de rapports statistiques sur les absences et signalement de tout problème au spécialiste RH (administration du personnel).
- Vérification de l’exactitude des données dans le système électronique ; faire des recommandations pour faire progresser et accroître l’utilisation du système électronique.
- Signalez les problèmes tels que les absences prolongées, les absences non autorisées et d’autres cas au spécialiste des RH (gestion des droits et des contrats).
Fonction 4 (y compris les résultats attendus)
Administre les formalités et les accords contractuels relatifs à la séparation du personnel, en obtenant des résultats tels que :
- Évaluation et calcul des estimations de déménagement et autres droits en cas de séparation.
- Obtenir et assurer le suivi des documents appropriés pour justifier les réclamations et vérifier la qualité, l’exhaustivité et l’exactitude de la documentation fournie.
- Préparation de la liste de contrôle de séparation et des certificats d’autorisation.
- Informer les personnes concernées en cas d’annulation ou de changement de carte d’identité, de laissez-passer des Nations Unies (UNLP), de visa et d’autres éléments d’identification.
Fonction 5 (y compris les résultats attendus)
Fournit un soutien, des conseils et des orientations aux membres du personnel et à la direction des RH en général, en obtenant des résultats tels que :
- Fournir assistance et conseils, selon les besoins, au personnel des bureaux affectés. Informer le personnel de manière autonome sur tous les droits, l’accompagner dans les démarches administratives nécessaires et l’aider à se conformer aux formalités administratives.
- Recommander des mesures pour rappeler, informer et former le personnel sur tous les droits, processus et formalités administratives.
- Contribuer à la conception et à l’avancement de la gestion des droits et des avantages et prendre des initiatives pour améliorer continuellement la prestation de services.
- Fournir des conseils et un soutien aux points focaux RH du siège et des bureaux régionaux concernant les droits et répondre aux questions en conséquence.
- Mettre à jour le statut du personnel sous responsabilité, comme l’exige l’examen annuel du statut.
- Préparation de rapports périodiques sur les questions relatives aux droits et aux indemnités.
- Suivi indépendant de tous les dossiers en cours et prise de mesures appropriées.
- Recherche et préparation de propositions d’octroi d’exceptions au Règlement du personnel et à toute politique connexe et identification de tout précédent.
- Mise à jour ponctuelle et précise des bases de données électroniques du personnel. Extraction précise des données et préparation de statistiques à des fins de planification, d’analyse et de revue de direction.
- Responsable de la mise en place et de la maintenance précise des systèmes de classement et de leur mise à jour régulière.
- Exécute toute autre tâche qui peut lui être assignée de temps à autre.
Fonction 6 (y compris les résultats attendus)
Effectue d’autres tâches connexes, selon les besoins.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
Éducation
Un diplôme d’études collégiales (DEC) ou l’équivalent est exigé. Une formation ou une certification supplémentaire en ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe est préférable.
Expérience professionnelle
Essentiel
- Un minimum de 6 ans d’expérience administrative en ressources humaines ou dans un domaine connexe.
- Expérience avérée dans la gestion des accords contractuels.
- Expérience dans l’application des règles et règlements du personnel.
Souhaitable
- Expérience dans l’application des règles et règlements du personnel.
- Connaissance des droits, des indemnités, des avantages et des systèmes de rémunération des Nations Unies.
Langues
Essentiel
- Capacités de lecture, d’écriture et d’expression orale courantes en anglais.
Souhaitable
- Une connaissance pratique de toute autre langue de l’Organisation (arabe, chinois, français, russe, espagnol).
COMPÉTENCES
Professionnalisme : Connaissance des politiques, procédures et pratiques en matière de ressources humaines et capacité à les interpréter et à les appliquer dans un contexte organisationnel. Fait preuve d’initiative, établit des liens pertinents avec les exigences du poste et anticipe les prochaines étapes. Maîtrise des techniques bureautiques de traitement de texte et des logiciels modernes ; tire fierté de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face aux problèmes et aux défis difficiles ; garde son calme dans les situations stressantes.
Responsabilité : Assume toutes ses responsabilités et honore ses engagements ; livre les résultats dont il a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; agit en conformité avec les règlements et les règles de l’organisation ; soutient ses subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des tâches déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres lacunes et de celles de l’unité de travail, le cas échéant.
Planification et organisation : Élabore des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues; identifie les activités et les tâches prioritaires; ajuste les priorités selon les besoins; alloue le temps et les ressources nécessaires à l’achèvement du travail; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification; surveille et ajuste les plans et les actions selon les besoins; utilise le temps efficacement.
Orientation client : Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe à des solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou des services aux clients.
CONDITIONS D’EMPLOI
Veuillez noter qu’il s’agit d’un poste recruté localement et réservé aux citoyens canadiens, aux résidents permanents du Canada et aux candidats titulaires d’un permis de travail.
Il est à noter que ce poste est à pourvoir à titre temporaire pour une durée de trois mois avec possibilité de prolongation.
Les membres du personnel de l’OACI sont des fonctionnaires internationaux soumis à l’autorité du Secrétaire général et peuvent être affectés à toutes activités ou à tous bureaux de l’Organisation dans le lieu d’affectation.
Les membres du personnel de l’OACI sont tenus de se comporter d’une manière digne de leur statut de fonctionnaire international. À cet égard, l’OACI a intégré les Normes de conduite de la fonction publique internationale de 2013 dans ses Instructions au personnel.
L’OACI offre à ses employés un ensemble d’avantages sociaux attractifs, conformément aux politiques de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI),
L’âge légal de départ à la retraite pour le personnel entrant ou reprenant du service après le 1er janvier 2014 est de 65 ans. Pour les candidats externes, seuls ceux qui sont censés terminer un mandat seront normalement pris en considération.
Rémunération : Salaire de base net nivelé par an G-6 49 278 $ CA
COMMENT POSTULER
AVIS AUX CANDIDATS
L’OACI ne facture aucun frais ni ne demande d’argent aux candidats à aucun stade du processus de sélection, et ne se préoccupe pas non plus des coordonnées bancaires des candidats. Les demandes de ce type, prétendument formulées au nom de l’OACI, sont frauduleuses et doivent être ignorées.