La Banque Mondiale recrute un Agent administratif (H/F), Addis-Abeba, Éthiopie

Description

Vous souhaitez bâtir une carrière enrichissante ? Travailler au sein du Groupe de la Banque mondiale vous offre une opportunité unique d’aider nos clients à relever leurs plus grands défis de développement. Le Groupe de la Banque mondiale est l’une des plus importantes sources de financement et de connaissances pour les pays en développement ; il s’agit d’un partenariat mondial unique de cinq institutions qui se consacrent à mettre fin à l’extrême pauvreté, à accroître la prospérité partagée et à promouvoir le développement durable. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous collaborons avec des partenaires des secteurs public et privé, en investissant dans des projets novateurs et en utilisant les données, la recherche et la technologie pour développer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus d’informations, consultez le site www.worldbank.org. Le bureau de la Banque mondiale en Éthiopie recherche un chef d’équipe innovant et capable de gérer au mieux les processus internes de la Banque. La réalisation d’un travail de qualité exige un personnel de haut niveau, capable de trouver le juste équilibre entre excellence technique, connaissance du pays et orientation client. Ce poste est essentiel à la performance globale de la Banque à Addis-Abeba, en Éthiopie. Français : Remarque : Si le candidat sélectionné est un membre actuel du personnel du Groupe de la Banque avec un engagement régulier ou à durée indéterminée, il/elle conservera son engagement régulier ou à durée indéterminée. Tous les autres se verront offrir un engagement à durée déterminée de 2 ans. Objectif et portée du poste Le candidat sélectionné soutiendra les fonctions administratives de la Banque sur le lieu d’affectation d’Addis-Abeba. Le poste implique une interaction avec la gestion des ressources (RM), l’immobilier d’entreprise (GSDCR), la sécurité d’entreprise (GSDCS), le département des services de santé HSD, l’informatique, l’administration et le soutien à la clientèle (ACS), les ressources humaines (HRS) et les équipes de direction, ainsi qu’un large éventail de personnel du secteur et de la communauté d’affaires externe. Il/elle interagira fréquemment avec le gouvernement ou d’autres organisations similaires ; et fournira un mentorat et des conseils au personnel subalterne. Fonctions et responsabilités (i) Administration générale • En collaboration avec GSD, superviser les opérations quotidiennes des services administratifs externalisés du bureau, y compris les besoins réguliers et périodiques en services d’entretien ménager et soutenir la transition, c’est-à-dire l’agence de voyages, les services de nettoyage de bureaux, les services de cafétéria, les accords d’entreprise, l’approvisionnement en journaux, l’approvisionnement en eau potable et le service de café/thé au bureau. • Assurer un environnement administratif interne efficace, fluide et cohérent au bureau en aidant et en conseillant le personnel concernant les politiques/procédures administratives du bureau, c’est-à-dire l’administration des congés, les voyages, etc. • Assurer le confort interne du personnel et des visiteurs sur le lieu de travail. • Supervision de la salle de courrier du bureau de pays, des services de messagerie postale et des fournitures de bureau.

Proposer et mettre en œuvre l’automatisation des services de salle de courrier et du flux de travail des expéditions par valise pour le bureau d’Addis-Abeba et intégrer le système eService au système de service de valise du bureau de pays et à la fourniture de papeterie disponible dans eServices.
Participer à l’équipe de gestion du bureau en fournissant des conseils et des orientations sur toutes les questions administratives du bureau.
Mettre en œuvre la politique de téléphonie et de télécommunications.
Établir et entretenir de bonnes relations de travail entre les clients internes et externes de la Banque et de l’unité administrative.
Faciliter la réinstallation du personnel recruté internationalement.
Traiter les lettres de demande de visa et assurer le suivi avec le MoFA.
Mettre en œuvre les politiques administratives de la Banque et de la région, telles que la politique de voyage ; gérer les programmes de manière à assurer la conformité aux politiques, ainsi qu’un équilibre entre la rentabilité et les besoins opérationnels.
Responsable de la gestion des archives et du stockage des documents conformément aux politiques et procédures du GBM, y compris l’élimination/l’incinération.
Fournir des conseils administratifs et autre soutien aux autres bureaux de la Banque mondiale dans la sous-région, selon les besoins de temps à autre.

(ii) Gérer l’équipe administrative

Supervision quotidienne du pool de chauffeurs du bureau de pays.
Contribuer à la gestion du personnel contractuel et à court terme dans le domaine fonctionnel administratif, y compris les évaluations annuelles de performance.
Mettre en place des mesures de contrôle de la qualité.
Former et motiver le personnel pour fournir un soutien efficace et efficient en équipe.
Superviser directement la réceptionniste et le personnel du service de courrier, de messagerie et de standard téléphonique.
Assurer une prestation efficace et efficiente de la distribution du courrier, de la valise diplomatique et des services de messagerie.
Assurer des dispositions de sauvegarde efficaces et la soumission en temps opportun des tâches/résultats.
Encourager et promouvoir le travail d’équipe au sein du groupe administratif.

(iii) Gestion des contrats et des processus d’approvisionnement administratif

Contribuer aux activités du Comité d’approvisionnement administratif (APC) pour le lieu d’affectation d’Addis-Abeba.
Contribuer aux travaux de l’APC et fournir des contributions au plan d’approvisionnement administratif et aux processus d’appel d’offres/appel d’offres.
Renforcer la relation entre les sous-groupes GSD et RM, travailler ensemble pour améliorer les contrôles sur les achats et l’enregistrement des fournisseurs.
Responsable du contrôle de la qualité des services fournis par les prestataires de services administratifs internes et externes.

(iv) Installations

Collaborer avec le GSDCR pour gérer et entretenir le bâtiment de la Banque mondiale.
Participer aux efforts d’esthétique et de verdure du bureau en liaison avec la direction du bureau.

(v) Transports

Gérer la politique de transport du bureau et l’utilisation des véhicules appartenant à la Banque.
Français • Gérer la mise en œuvre des services de transport contractuels et résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent.
Mettre en œuvre davantage d’options de services de transport externalisés pour combler l’écart entre les ressources de transport appartenant au bureau et les besoins des clients.
S’assurer que le bureau obtient les offres d’assurance automobile les plus compétitives et la couverture avec des primes rentables en collaboration avec l’assistant administratif
Travailler avec l’agent de sécurité à la mise en œuvre de la politique de sécurité routière de la Banque en matière de transport.

(vi) Gestion des événements et missions de visite

Diriger l’équipe pour fournir un soutien administratif aux événements/activités majeurs, y compris les visites VIP à Addis-Abeba, en liaison avec d’autres parties prenantes et exécuter une tâche aussi prioritaire pour assurer le succès de l’événement ou des événements.
Fournir des informations opportunes et précises aux missions de visite et sur celles-ci, y compris la mise à jour et le partage régulier des directives des missions de visite et du dossier de bienvenue de la mission.

Critères de sélection

Baccalauréat, de préférence en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
Connaissance des applications logicielles générales, par exemple SAP, MS Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
Maîtrise de l’anglais.
5 ans d’expérience dans le domaine de l’administration/gestion des ressources, dont au moins 3 ans à un poste de supervision acquis dans une grande organisation internationale ou une grande entreprise nationale ou multinationale.

Compétences/connaissances/compétences spécialisées essentielles

Capacité démontrée à diriger et à superviser diverses ressources et divers employés, avec une grande sensibilité à la rentabilité, à la qualité et à la rapidité d’exécution.
Connaissance et compréhension approfondies de la Banque mondiale, de ses politiques et procédures, et des questions de développement en général.
Solides compétences interpersonnelles, capable de persuader les autres et de les engager dans la ligne de conduite souhaitée.
Capacité à identifier les lacunes et non seulement à conceptualiser un meilleur état, mais aussi à consulter et à réunir d’autres personnes pour travailler à la ligne de conduite choisie.
Capacité à gérer diverses tâches, à faire face à des priorités qui changent rapidement, à fournir un soutien au personnel et à respecter des délais concurrents.
Capacité à travailler simultanément, efficacement et avec efficience sur une variété de questions et de tâches diverses, en ajustant les priorités de manière indépendante et en obtenant des résultats avec les objectifs et les délais convenus.
Capacité à fonctionner efficacement dans un environnement de gestion matricielle, en tant que membre d’une équipe ainsi qu’en tant que chef d’équipe.
Forte orientation client, y compris de bonnes compétences interpersonnelles, diplomatiques et de renforcement d’équipe requises pour établir et entretenir des relations de collaboration.
Solides compétences en communication, y compris la capacité de s’exprimer de manière persuasive et d’expliquer efficacement les politiques, les processus et les directives procédurales, par écrit et oralement, y compris les situations nécessitant des négociations avec les fournisseurs/entrepreneurs.
Capacité à fournir des conseils et à encadrer le personnel junior, selon les besoins ; et volonté d’acquérir de nouvelles compétences et de demander de l’aide aux autres.
Capacité à traiter avec sensibilité dans un environnement multiculturel et à établir des relations de travail efficaces avec les clients et les collègues à tous les niveaux.
Esprit d’équipe engagé avec une capacité démontrée à travailler efficacement en collaboration au-delà des frontières organisationnelles.
Compréhension des systèmes d’information et capacité à identifier et à appliquer la technologie pour améliorer l’efficacité.

Attributs culturels de la Banque mondiale :

1. Sens de l’urgence – Anticiper et réagir rapidement aux besoins des parties prenantes internes et externes.
2. Prise de risques réfléchie – Prendre des risques éclairés et réfléchis et prendre des décisions courageuses pour repousser les limites et obtenir un plus grand impact.
3. Autonomisation et responsabilité – S’engager avec les autres de manière autonome et responsable pour obtenir des résultats percutants.

Compétences de base du Groupe de la Banque mondiale

Le Groupe de la Banque mondiale offre des avantages sociaux complets, notamment un régime de retraite, une assurance médicale, vie et invalidité, ainsi que des congés payés, y compris un congé parental, ainsi que des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées.

Nous sommes fiers d’être un employeur garantissant l’égalité des chances et l’inclusion, avec une main-d’œuvre dévouée et engagée, et nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur le sexe, l’identité de genre, la religion, la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.

Apprenez-en davantage sur le travail à la Banque mondiale et à l’IFC , notamment sur nos valeurs et nos histoires inspirantes.

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