L’OIM recherche un(e) Associé(e) à la chaîne d’approvisionnement – Gestion d’entrepôt/d’actifs, Guinée

Créée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et, en tant que principale agence des Nations Unies dans le domaine de la migration, elle travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. 

L’OIM a pour mission de promouvoir des migrations humaines et ordonnées dans l’intérêt de tous. Pour cela, elle offre des services et prodigue des conseils aux gouvernements et aux migrants.

L’Organisation Internationale pour les Migrations en Guinée a mis en œuvre plusieurs projets tous différents dans leur approche et l’Unité Approvisionnement et Logistique joue un rôle clé pour assurer le suivi et le contrôle interne ainsi que l’inventaire des biens mobiliers et immobiliers mis à disposition et ce en conformité avec les procédures de l’organisation en place.

Fonctions principales / Responsabilités

Sous la supervision générale du Ressources Management Officer (RMO) et la supervision directe du Supply Chain Officer, le/la titulaire du poste sera responsable et comptable des fonctions suivantes : 

• Assurer la réception et le dispatching des commandes internationales et locales liées aux équipements informatiques ainsi que leur affectation aux différents départements réquisitionnaires en exécutant les actions nécessaires dans Wave / ORACLE.
• Veiller à ce que l’autorisation appropriée soit fournie avant l’expédition des marchandises ;
• S’assurer de la gestion et de la mise à jour des inventaires des actifs de l’OIM dans Wave /ORACLE ; étiquetage de tout le matériel existant, et appartenant à l’OIM et retrait du matériel détérioré, en donation_vente aux enchères ou ayant été amorti dans Wave/ ORACLE ;
•  Soutenir la gestion efficace de l’entrepôt de l’OIM, s’assurer que l’entrepôt est maintenu dans de bonnes conditions de sécurité et d’hygiène, et reste inaccessible pendant les heures de fermeture ;
• Réceptionner les commandes des biens alimentaires et non alimentaires à l’entrepôt conformément aux normes de qualité et de quantité établies dans les bons de commandes
• Procéder à un contrôle de qualité systématique lors de la réception des commandes à l’entrepôt
• Procéder à la réception des commandes reçues à l’entrepôt dans Wave
•  Conserver les marchandises dans un endroit sec et propre, protégés en tout temps 
•  Entreposer les marchandises convenablement, conformément aux normes établies : par ex., les denrées alimentaires stockées séparément des marchandises non alimentaires telles que le carburant ou le ciment, et dans des entrepôts indépendants si possible ;
• Tenir un registre de tout dommage, écart ou pénurie ;
• Vérifier et maintenir un registre à jour de tous les mouvements d’entrée et de sortie de marchandises hors système et dans le système dans Wave/Oracle, afin de s’assurer de l’exactitude des quantités ;
• Faire en sorte que les marchandises endommagées/contaminées ne soient pas introduites dans l’entrepôt 
• S’assurer que les matériaux sont empilés en toute sécurité sans risque d’effondrement des pieux avec une facilité d’accès ;
• Assister et coordonner les lancements groupés des projets de réintégration des bénéficiaires de l’OIM
• Vérifier régulièrement les stocks et partager un rapport de stock de façon hebdomadaire avant les réunions de coordination entre le programme et la logistique ;
• Aider au recrutement et à la gestion des « manœuvres journaliers » lorsque cela est nécessaire ; 
• S’assurer que les clés de l’entrepôt sont déposées dans un lieu sûr en tout temps ; 
• Compléter un Inventaire physique mensuel et annuel des Stocks, et faire le rapport au supérieur hiérarchique.
• Exécuter toutes les autres tâches qui lui seront confiées par le Management