Le Haut Commissariat des Nations Unies pour les Réfugiés (UNHCR) recrute un Adjoint administratif principal (H/F), Tillabéri, Niger

Le Haut Commissariat des Nations Unies pour les Réfugiés (UNHCR) recrute un Adjoint administratif principal (H/F), Tillabéri, Niger

Cadre organisationnel et relations de travail

L’assistant administratif principal fournira un soutien administratif au bureau où le poste est situé.
L’assistant administratif principal n’a normalement pas de fonctions de supervision directe, bien qu’il incombe au superviseur du poste de prendre des dispositions spécifiques en fonction d’une situation donnée. Le titulaire travaille normalement sous la supervision directe du personnel local ou international plus expérimenté, qui est tenu de suivre la performance du titulaire et de fournir des conseils réguliers. Il / elle peut assurer la liaison avec les fournisseurs et / ou les fonctionnaires locaux et / ou les partenaires de mise en œuvre (IP) sur des sujets courants sous la direction du superviseur.

Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exécution de leurs tâches telles que reflétées dans leur description de poste. Ils le font dans les limites des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière cohérente avec les compétences essentielles, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.

Fonctions

• Aider à l’interprétation et au traitement des droits, à l’établissement des contrats et à la tenue de divers dossiers et fichiers du personnel.
• Assister aux réunions sur les questions administratives courantes ; gérer les mouvements des membres du personnel du HCR et surveiller leurs registres de présence, leurs plans de congés, leurs heures supplémentaires et leurs exigences en matière de visas.
• Rechercher des informations et des références dans les dossiers et documents administratifs relatifs à divers sujets. Sélectionner les informations et les documents dans un format spécifié ou sur la base d’instructions générales à utiliser par d’autres pour la préparation de rapports, de correspondance, de documents techniques, de plans de projets ou de programmes et de documents de référence généraux.
• Aider à la demande de fournitures et d’équipements de bureau et organiser leur distribution avec les registres d’inventaire appropriés.
• Aider aux formalités administratives liées aux préparatifs de voyage et à la délivrance/renouvellement de visas, de licences, de préparatifs de voyage et d’autres documents similaires.
• Rédiger la correspondance et les rapports, selon les besoins, sur des tâches administratives générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité assigné ; Taper la correspondance, les documents et les rapports, dont certains peuvent être hautement confidentiels.
• Organiser les rendez-vous et tenir l’agenda du superviseur, recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques et répondre aux questions avec discrétion ; Tenir des listes de noms, d’adresses et de numéros de téléphone des ministres, des fonctionnaires du gouvernement et des membres du corps diplomatique.
• Aider la direction à organiser et à gérer les bureaux et les résidences du HCR (le cas échéant).
• Faciliter diverses missions officielles du personnel du HCR et d’autres personnes relevant de la compétence du HCR.
• Préparer les attestations et les certificats requis par les membres du personnel pour la signature du fonctionnaire supérieur.
• Aider au traitement du MIP et de diverses autres demandes du personnel du HCR et d’autres clients du HCR.
• Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités ayant un impact sur les objectifs dans le domaine de responsabilité. Assurer la prise de décision en matière de risques en fonction du domaine de travail fonctionnel. Signaler les risques, les problèmes et les préoccupations à un superviseur ou à un ou plusieurs collègues fonctionnels concernés.
• Accomplir d’autres tâches connexes, selon les besoins.

Qualifications minimales

Éducation et expérience professionnelle

Années d’expérience / Niveau de diplôme
Pour G5 – 2 ans d’expérience pertinente avec un diplôme d’études secondaires ; ou 1 an d’expérience professionnelle pertinente avec une licence ou un équivalent ou supérieur

Domaine(s) d’études

Sans objet.

Certificats et/ou licences
Administration des affaires, finances, gestion de bureau, ressources humaines ou autre domaine connexe.
(Les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont essentiels)

Expérience professionnelle pertinente

Essentiel

Non spécifié.
Souhaitable
Achèvement des programmes d’apprentissage du HCR ou d’une formation spécifique en rapport avec les fonctions du poste.

Compétences fonctionnelles

*IT – Connaissances informatiques
Règles, règlements et procédures administratives de l’ONU/HCR
IT – Applications PeopleSoft
(Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)

Exigences linguistiques
Pour les postes d’administrateur international et de service extérieur : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.
Pour les postes d’administrateur national : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais et la langue locale.
Pour les postes d’agent des services généraux : Connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.

Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et habilité à s’acquitter de ses fonctions. Cela comprend la démonstration d’une tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des abus sexuels, du harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, du sexisme, de l’inégalité des sexes, de la discrimination et de l’abus de pouvoir.
En tant qu’individus et en tant que responsables, tous doivent être proactifs pour prévenir et répondre aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions et s’exprimer et demander conseil et soutien aux ressources compétentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent.

Ceci est une description de poste standard pour tous les postes du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de grade. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications supplémentaires essentielles et/ou souhaitables liées à l’opération et/ou au poste en question. Ces exigences sont intégrées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte lors de la présélection et de la sélection des candidats.

Avoir suivi des programmes de formation du HCR ou une formation spécifique en rapport avec les fonctions du poste.
NB : Les candidats présélectionnés seront convoqués à un test écrit et/ou à un entretien oral en fonction du contexte opérationnel.

Français

Contexte opérationnel

Considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail :

Nature du poste :

Conditions de vie et de travail :

Qualifications supplémentaires

Compétences

Informatique – Connaissances informatiques, Informatique – Planification des ressources d’entreprise (PRE), Règles, règlements et procédures administratives de l’ONU – ONU/HCR

Certifications

Administration des affaires – Autre, Finances – Autre, Ressources humaines – Autre, Gestion de bureau – Autre

Compétences

Responsabilité, Pensée analytique, Orientation client et résultats, Engagement envers l’apprentissage continu, Communication, Sensibilisation organisationnelle, Planification et organisation, Travail d’équipe et collaboration

https://icsc.un.org/Home/SalaryScales

Compendium

Informations Complémentaires

Ce poste ne nécessite pas d’habilitation fonctionnelle

POSTULER ICI