Carrière: Intersos recrute un Coordonnateur des opérations (H/F), Bangui, République Centrafricaine
Contexte général du projet
La République centrafricaine (RCA) connaît des conflits récurrents, une instrumentalisation politique et une pauvreté extrême. Troisième pays le plus fragile et le plus violent d’Afrique (Indice mondial de la paix, 2020), elle affiche des niveaux de pauvreté élevés (la Banque mondiale, 2020, estime que 70 % de la population vit sous le seuil international de pauvreté de 1,90 USD par jour).
Selon le rapport HNO publié en janvier 2024, 2,8 millions de personnes, soit 46 % de la population centrafricaine, seront extrêmement vulnérables en 2024, à tel point que l’aide humanitaire à elle seule ne suffit pas à assurer leur bien-être. Un Centrafricain sur cinq est soit déplacé à l’intérieur du pays, soit réfugié, principalement dans les pays voisins (OCHA, 2024). Environ 2,5 millions de personnes (41 % de la population analysée) sont confrontées à des niveaux élevés d’insécurité alimentaire aiguë (Phase 3 de l’IPC ou plus) entre avril 2024 et août 2024, dont près de 521 000 personnes en Phase 4 (urgence) (IPC, 2023). La sécurité reste instable dans tout le pays.
Objectif général du poste
Le coordinateur des opérations est responsable de la stratégie opérationnelle globale au niveau du pays.
Il/Elle est également responsable de l’élaboration des politiques, processus et normes du pays dans son domaine de responsabilité respectif. Il/Elle assurera et supervisera le suivi et l’évaluation des opérations dans tout le pays. Il/Elle contribuera enfin au développement du portefeuille et assurera la représentation interne et externe. Enfin, il/Elle participera activement à la prise de décisions stratégiques et de haut niveau, en étroite collaboration avec le/la directeur(trice) pays et le/la responsable de programme.
Principales responsabilités et tâches
Stratégie et vision
- Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour de la stratégie pays avec le coordinateur et le représentant du programme pays, dans le cadre du plan stratégique mondial, des valeurs et des principes d’INTERSOS.
- Travailler avec l’équipe régionale de référents techniques opérationnels pour partager des idées et des recommandations, soutenir et mettre en œuvre l’amélioration continue des processus et des procédures pour optimiser les résultats et améliorer la qualité de livraison conformément aux normes de qualité.
- Déterminer et fixer des objectifs en accord avec la mission et les buts et objectifs stratégiques du bureau régional pour les équipes de soutien aux finances, aux ressources humaines et à la logistique et aux achats.
- S’assurer que des stratégies et des processus opérationnels sont en place pour répondre aux exigences et aux besoins opérationnels.
- Soutenir la mise en œuvre du programme en coordonnant la capacité opérationnelle de la mission.
- En collaboration avec les coordinateurs techniques régionaux des départements opérationnels, mettre en œuvre des processus de gestion opérationnelle en adéquation avec la vision stratégique de la mission basée sur les meilleures pratiques pour soutenir et améliorer la performance organisationnelle.
- S’assurer que les processus et les politiques opérationnels répondent aux besoins du programme et sont cohérents avec les politiques organisationnelles.
Départements de soutien
- S’assurer que le service financier dispose d’une planification financière appropriée pour la structure de la mission et que les systèmes de contrôle sont en place et respectés, et assume l’entière responsabilité de la gestion financière.
- Rendre compte au coordinateur et au représentant du programme pays de toutes les opérations de la mission. Suivre et évaluer les performances opérationnelles et financières par rapport aux plans et aux budgets, prendre les mesures correctives nécessaires et informer le coordinateur et le représentant du programme pays/supérieur hiérarchique de tout changement significatif.
- Assurer la bonne mise en œuvre et la bonne gestion de la liquidité (cash flow) de la mission.
- Assurer la collaboration et la communication entre les départements de soutien opérationnel et l’équipe du programme lors de la soumission des propositions et des budgets en collaboration avec le coordonnateur et le représentant du programme pays.
- Responsable de l’application correcte des politiques et procédures INTERSOS pour les départements de support (Logistique et Approvisionnement, Finances et RH) et de veiller à leur bonne mise en œuvre.
- Responsable de garantir le respect des politiques, des procédures et des achats en matière de rapports aux donateurs.
- Assurer la collaboration de tous les départements de support dans la présentation correcte des rapports aux donateurs.
- Veiller à ce que tous les services de soutien fournissent rapidement les informations requises par les audits externes, les contrôles ponctuels des donateurs et les exigences institutionnelles locales en matière d’états financiers et d’OHADA.
- Maintenir la performance opérationnelle de la mission en veillant à la mise en place et au respect de systèmes appropriés de planification opérationnelle et de contrôle qualité. Prendre les mesures correctives nécessaires et informer le bureau régional de tout changement ou risque significatif.
- Maintenir un dialogue continu et transparent avec le coordinateur et le représentant du programme de pays pour s’assurer qu’il/elle est tenu(e) au courant des activités quotidiennes et qu’il/elle est conscient(e) des exceptions qui auront un impact sur les opérations.
- Fournir des conseils et un leadership pour assurer la réalisation des objectifs opérationnels, des cibles et des plans stratégiques.
- Effectuer des visites régulières sur le terrain des opérations et préparer des rapports réguliers pour garantir que le coordinateur et le représentant du programme de pays ainsi que les coordonnateurs opérationnels régionaux sont informés des activités opérationnelles de la mission.
- Réaliser des évaluations des risques des activités opérationnelles et des processus associés.
- Responsable de la bonne forme des documents de mission opérationnelle tels que les procédures d’achat, les documents contractuels, etc.
Responsabilité et contrôle de la qualité
- Superviser et soutenir l’amélioration continue des processus opérationnels pour assurer la qualité et le respect des procédures.
- Explorez des solutions innovantes et pensez de manière créative pour identifier des solutions qui maximisent l’impact sur les opérations.
- Superviser la mise en œuvre et la gestion des indicateurs clés de performance dans le domaine de la supervision (RH, Logistique & Approvisionnement et Finances).
- Veiller à ce que des systèmes et des procédures appropriés soient établis et suivis, en veillant à ce que les meilleures pratiques en matière de gestion des opérations soient élaborées et adoptées et à ce que des cadres de gestion des opérations appropriés soient mis en place.
- Agir comme point focal pour le suivi des audits et la coordination entre les départements opérationnels.
- Assurer la conformité de la gestion administrative avec les lois du travail et fiscales et gérer la liaison avec les conseillers juridiques et fiscaux.
Représentation et défense des droits
- En collaboration avec le coordinateur et le représentant du programme pays, assurer des partenariats solides et efficaces avec les organisations, les donateurs et les autorités, conformément à la stratégie pays.
- Représenter INTERSOS dans les forums de coordination pertinents.
- Lors de la délégation d’autorité, agissez en tant que représentant de l’organisation, selon les besoins.
Responsabilités de gestion
- Fournir des conseils et une orientation opérationnelle aux chefs de projet et aux responsables afin de garantir le respect de toutes les réglementations, politiques et procédures. Mettre en œuvre avec succès les politiques et procédures INTERSOS.
- En coordination avec les coordonnateurs régionaux de la logistique et de l’approvisionnement, des RH et des finances, guider et superviser les responsables des services opérationnels et évaluer leur performance.
- Assurez-vous que tout le personnel se conforme au Code d’éthique, au Cadre de protection et aux procédures d’Intersos.
- Suivre les cas disciplinaires et ceux nécessitant une attention particulière auprès du service régional des ressources humaines.
- Organiser des réunions régulières avec les membres du personnel et entre les services pour assurer une bonne gestion de l’information et la transparence au sein de la mission.
Sécurité et sûreté
- En coordination avec le Coordonnateur et le Représentant du Programme Pays, élaborer le plan de sécurité du pays, garantir sa bonne mise en œuvre et assurer le respect des procédures, le suivi des évolutions contextuelles, l’analyse et la formulation des recommandations.
Éducation
- Baccalauréat dans un domaine pertinent. Maîtrise en administration des affaires ou équivalent.
Expérience professionnelle
- Expérience professionnelle essentielle d’au moins cinq ans dans des activités connexes au niveau de la coordination d’équipes opérationnelles, avec au moins deux ans d’expérience professionnelle dans des rôles liés à la finance ou à la comptabilité.
- Expérience antérieure en ONG.
Exigences professionnelles
- Compétences informatiques de base (Word, Excel et Internet).
- Gestion financière.
Langues
- Français avancé.
- Connaissances professionnelles en anglais.
Exigences personnelles
- Vision stratégique.
- Leadership, gestion et développement des personnes.
- Compétences en planification et en organisation et capacité à respecter les délais.
- Travail d’équipe et coopération.
- Compétences en négociation et en réseautage.
- Flexibilité comportementale.
- Innovation et créativité.
- Capacité à gérer son temps et à travailler de manière autonome.
- Compétences en communication écrite et orale.
- Engagement envers les principes d’INTERSOS, orientation vers le service