ONU Femmes recrute un(e) Assistant(e) Executif(ve), Bangui, Centrafrique
Contexte organisationnel:
ONU Femmes, fondée sur la vision de l’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles; l’autonomisation des femmes; et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires etbénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité.
En République Centrafricaine, ONU Femmes travaille depuis août 2015 avec le Gouvernement, les Institutions Nationales, les institutions académiques, la société civile et les médias et l’équipe pays des Nations unies pour faire progresser l’agenda d’égalité des sexes et d’autonomisation de la femme par la mise en œuvre des engagements nationaux et internationaux. Le mouvement féminin se mobilise de manière dispersée pour la revendication des droits des femmes. Les liens entre les groupements et associations de défense des droits des femmes à la base et les réseaux nationaux des femmes, doivent être renforcés, afin d’augmenter la représentativité et assurer que les plaidoyers de haut niveau soient plus inclusifs et correspondent aux besoins spécifiques des femmes et filles centrafricaines de l’arrière-pays.
Sous la supervision quotidienne du Manager des Opérations de l’ONU Femmes en République Centrafricaine, avec un rapport matriciel et une supervision fonctionnelle de l’analyste/spécialiste régional des achats, l’Associé (e) aux achats assure l’exécution de services et de processus d’approvisionnement transparents et efficaces, conformément aux règles et règlements d’ONU Femmes. Il/elle promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats et soutient : (i) le respect des politiques et réglementations d’ONU Femmes; ii) des systèmes efficaces d’appui à l’exécution et à la croissance des programmes; iii) la responsabilisation à l’égard des valeurs et des principes organisationnels ; et iv) un environnement de travail favorable dans lequel le potentiel du personnel est maximisé. L’associé(e) aux achats travaille également en collaboration avec le personnel opérationnel d’autres agences des Nations Unies, le personnel du Bureau régional (OR) et du siège d’ONU Femmes et les responsables gouvernementaux pour fournir avec succès des services d’approvisionnement.
Relevant de la Représentante Résidente, l’Assistant (e ) Exécutif (ve) est chargé (e ) de fournir une assistance administrative à cette dernière en assurant la confidentialité totale de tous les aspects de la mission et, en étroite coordination avec la direction et le personnel du bureau régional, gérer le flux efficace d’informations et de communications pour assurer une diffusion rapide des informations, une action rapide et le respect des délais fixés
Portée des travaux:
Fournir un soutien exécutif à la Représentante Résidente d’ONU Femmes
- Gérer le calendrier de la Représentante Résidente d’ONU Femmes et le calendrier des rendez-vous et des réunions ;
- Organiser les voyages et le choix des chambres d’hôtel et d’autres services logistiques pour le représentant résident d’ONU Femmes en mission ;
- Tenir à jour la liste des contacts des chefs d’agences des bureaux pays à travers une mise en place d’un fichier électronique des contacts ;
- Répondre et filtrer les appels du représentant résident avec tact et discrétion ;
- Gérer les dossiers administratifs concernant les rapports de mission et de voyage de la Représentante Résidente ;
- Collecter des informations et outils de travail pour répondre favorablement aux demandes de la Représentante Résidente.
Fournir un soutien administratif à la Représentante Résidente d’ONU Femmes
- •Assurer le suivi logistique, administratif et financier dans la tenue des réunions, des événements et des ateliers (workshops) ;
- •organiser et assister à des réunions et à des événements et préparer des comptes rendus des réunions ;
- •Préparer et assembler des documents d’information et des présentations PowerPoint à l’intention de la Représentante Résidente pour les réunions, les missions et d’autres événements importants ;
- •organiser et surveiller le système de classement des dossiers du bureau ;
- •Appuyer la Représentante Résidente dans le suivi scrupuleux des engagements dans le respect des délais.
Fournir un soutien efficace en matière de communication et de gestion de l’information du bureau pays
- Faciliter la circulation de l’information et la communication entre le Bureau de la Représentante Résidente d’ONU Femmes et d’autres unités à l’intérieur ou à l’extérieur d’ONU Femmes ;
- Examiner, classer par ordre de priorité et acheminer la correspondance vers et depuis le bureau de la Représentante Résidente d’ONU Femmes ; prendre des mesures de suivi proactives et en informer la Représentante Résidente ;
- Répondre aux demandes de renseignements et / ou les adresser directement aux unités appropriées pour une action ou une réponse rapide ;
- Préparer la correspondance de routine et les circulaires entre bureaux ; examiner les documents et les rapports pour s’assurer que l’orthographe, la ponctuation et le format sont corrects ;
- Maintenir et organiser des fichiers matériels et électroniques à jour pour faciliter l’accès et la récupération ; assurer la garde des documents confidentiels du bureau ;
- Aider à la préparation et à la finalisation des traductions informelles des textes (d’anglais en français vis-versa) ; agir comme interprète.
Apporter un soutien aux activités de relations extérieures du bureau de la Représentante Résidente
- Faciliter l’interaction de la Représentante Résidente avec divers partenaires externes par le biais de communications écrites, verbales et électroniques et par le biais de relations collaboratives et proactives avec ses homologues et ses collègues des autres agences et bureaux ;
- Recevoir et accueillir les hauts fonctionnaires / visiteurs ;
- Assurer les questions de protocole, recevoir des visiteurs / fonctionnaires de haut rang, coordonner les arrangements logistiques liés aux visites de la Représentante.
Contribuer au renforcement des connaissances et au partage des connaissances
- Fournir un soutien administratif pour une gestion et un partage efficace des connaissances au sein du bureau et des autres bureaux et du siège ;
- Construire et partager des connaissances et de l’expérience en matière de soutien administratif et opérationnel.
Le titulaire s’acquitte de toutes autres tâches relevant de son profil fonctionnel qui sont jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
Responsabilités de supervision/gestion: Le/la titulaire travaillera sous la supervision directe de la Répresentante Résidente avec l’appui technique de l’Associée Executive du Bureau Région.
Compétences:
Valeurs fondamentales :
- Respect de la diversité
- Intégrité
- Professionnalisme
Compétences clés :
- Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre
- Responsabilité
- Résolution créative de problèmes
- Communication efficace
- Inclusive Collaboration
- Engagement des parties prenantes
- Donner l’exemple
Veuillez consulter ce lien pour plus d’informations sur les valeurs et compétences fondamentales d’ONU Femmes:
https://www.unwomen.org/en/about-us/employment/application-process#_Values
Compétences fonctionnelles:
- Capacité d’administrer et d’exécuter des processus administratifs et des transactions.
- Capacité d’effectuer un travail de nature confidentielle et de gérer un grand volume de travail
- Solide connaissance des règles et règlements administratifs
- Solides compétences en informatique et en systèmes de gestion Web
- Capacité à extraire et à interpréter des données
Minimum Qualifications
Formation et certification:
- Un diplôme d’études secondaires est exigé.
- Un baccalauréat en administration des affaires ou dans une discipline apparentée est souhaitable.
Expérience:
- Au moins 6 années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans l’administration, les achats, les ressources humaines ou les services de soutien logistique sont exigées.
- Une expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) est exigée.
- Une expérience de l’utilisation d’un système ERP moderne basé sur le Web, de préférence Oracle Cloud, est souhaitable.
Traduction:
- La maîtrise du français est exigé.
- La maîtrise de l’anglais est atout majeur.
- La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU (arabe, chinois, espagnol ou russe) est souhaitable.