PAM recrute un(e) Assistant(e) Logistique à Pointe Noire, République du Congo

Organisation : Programme Alimentaire Mondial (PAM)
Unité : Chaîne d’Approvisionnement (Supply Chain)
Lieu : Pointe Noire, République du Congo
Type & durée du contrat : Contrat de service – 6 mois
Date de début : 01 décembre 2025
Superviseur direct : Chargé(e)/Chef(fe) de la Logistique

Objectif du poste

L’Assistant(e) Logistique apporte un appui opérationnel et administratif complet aux activités logistiques, incluant le transport, les services associés et les entrepôts. Il/elle garantit :

  • Une estimation et un suivi fiables des besoins financiers (FTC)

  • Un traitement rapide et conforme des achats et des factures (PR/PO)

  • Une tenue rigoureuse des bases de données et documents logistiques

  • Une coordination efficace avec les différentes unités concernées

Responsabilités principales

  1. Élaborer et consolider le plan de dépenses mensuel pour les activités logistiques.

  2. Suivre les PR initiaux sur les fonds FTC jusqu’à l’approbation finale des PO dans le système.

  3. Vérifier, traiter et suivre toutes les factures liées au transport et services logistiques, en collaboration avec les Finances.

  4. Assurer le suivi et la comptabilisation des paiements logistiques et réservations de fonds.

  5. Coordonner avec Programme, Administration, Bureaux auxiliaires et Entrepôt pour une saisie et une budgétisation précises des dépenses.

  6. Effectuer une analyse trimestrielle du budget FTC et soumettre les notes pour approbation.

  7. Maintenir le registre de facturation et produire des rapports logistiques réguliers.

  8. Assurer la mise à jour hebdomadaire de la base de données de suivi des factures logistiques (ITS).

  9. Maintenir des dossiers complets, physiques et électroniques, de tous les paiements logistiques.

  10. Appliquer et améliorer les procédures de suivi des factures, informer les parties prenantes des problèmes à résoudre.

  11. Travailler avec Commodity Accounting et l’unité BPO pour assurer un suivi précis des données FTC.

  12. Garantir l’utilisation appropriée de SAP pour toutes les activités logistiques.

Livrables attendus

  • Prévisions mensuelles de fonds logistiques consolidées et validées

  • PR/PO logistiques initiés et suivis avec journal à jour

  • Tableau de bord factures actualisé et dossiers d’archivage complets

  • Notes de revue budgétaire FTC et rapports logistiques périodiques

  • Registre des améliorations de processus (actions correctives et préventives) mis à jour

Indicateurs de performance (KPIs)

Indicateur Cible / Standard
Délai moyen PR → PO ≤ 10 jours ouvrés
Taux de factures payées < 30 jours ≥ 90 %
Exactitude des besoins de fonds Écart ≤ 10 %
Taux d’archivage conforme et traçable ≥ 95 % des dossiers
Ponctualité et complétude des rapports 100 % dans les délais convenus

Profil recherché

  • Diplôme post-secondaire en logistique, administration, comptabilité, gestion ou domaine similaire

  • Expérience de 3 à 5 ans en appui logistique, gestion de factures/paiements, PR/PO et suivi budgétaire, idéalement en contexte humanitaire

  • Maîtrise d’Excel et des bases de données de suivi ; connaissance des systèmes PAM (SAP, IPSAS, FTC) souhaitée

  • Connaissance en Commodity Accounting et archivage électronique

  • Rigueur, sens de l’organisation, respect des délais, attention aux détails, intégrité

  • Excellente communication écrite et orale en français ; anglais est un atout

Relations de travail

Collaboration étroite avec :

  • Logistique (transport/entrepôts)

  • BPU et Finances

  • Programme

  • Administration et Management Service

 

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