L’Organisation de l’Aviation Civile Internationale (ICAO) recrute un Assistant de programme, Montréal, Canada

La Section des normes environnementales (ENS) du Bureau du transport aérien est l’une des sections chargées d’obtenir des résultats concernant l’objectif stratégique de l’OACI : la protection de l’environnement. Elle est chargée d’élaborer des normes et pratiques recommandées (SARP), de mener des études quantitatives et d’évaluer les avantages environnementaux, et de fournir des orientations sur le bruit des aéronefs et les émissions des moteurs d’aéronefs (qualité de l’air local). Elle gère tous les volumes de l’Annexe 16 – Protection de l’environnement et les bases de données sur le bruit des aéronefs et les émissions des moteurs d’aéronefs. En coopération avec la Section des données et de l’analyse de l’aviation, elle contribue à la collecte et à la compilation de diverses statistiques environnementales sur l’aviation, notamment sur la consommation de carburant. Elle apporte également son soutien à l’Assemblée, au Conseil, à la Commission de navigation aérienne (ANC) et au Comité de la protection de l’environnement en aviation (CAEP).

Le/La titulaire relève directement du/de la Chef(fe) des normes environnementales (C/ES), auprès duquel/de laquelle il/elle sollicite des orientations et des conseils appropriés sur la manière d’assister le/la C/ES dans les activités liées au Comité de la protection de l’environnement en aviation (CAEP). Il/Elle travaillera sous la direction des agents techniques et de ses collègues sur les tâches qui lui seront assignées. Il/Elle collaborera avec les agents techniques responsables des groupes de travail du CAEP. Il/Elle devra être capable de travailler de manière autonome sur les tâches qui lui seront assignées. Ce poste exige une coordination étroite avec la Section du changement climatique et avec le/la Directeur(trice) adjoint(e) de l’environnement. 

Assure l’efficience et l’efficacité de la Section des normes environnementales en ce qui concerne les procédures administratives, y compris celles liées au Comité de protection de l’environnement en aviation (CAEP),  en obtenant des résultats tels que : 

• Fournir un soutien administratif complet au C/ES, ainsi qu’au directeur adjoint de l’environnement et aux agents techniques, pour respecter les délais hautement prioritaires de la section, et plus particulièrement du CAEP.
• Fournir, en temps opportun, des informations générales sur les éléments nécessitant l’attention de la Section.
• Veiller à ce que les procédures administratives appropriées soient suivies conformément aux règles, réglementations et politiques correspondantes de l’OACI.
• Compiler, tenir à jour et traiter les rapports et les relevés de travail effectués par le personnel.
• Filtrer, coordonner et planifier efficacement les demandes de réunion avec la Section; tenir à jour les calendriers électroniques; recevoir les visiteurs.
• Assurer la liaison avec l’Unité des voyages de l’OACI pour obtenir des estimations et prendre des dispositions de voyage et/ou fournir une assistance dans les préparatifs de voyage pour la participation des agents de la Section aux réunions hors du siège, en particulier aux groupes de travail liés au CAEP.
• Fournir des conseils et des orientations au personnel professionnel et des services généraux sur les procédures administratives, les normes de correspondance et les exigences en matière de rapports.
• Surveiller la présence du personnel et les dossiers de congés annuels/maladie de l’entité organisationnelle et préparer les rapports mensuels de présence.
• Aider à la formation et à la répartition du travail du personnel administratif nouveau ou temporaire affecté à la Section.
• Assurer le soutien du personnel administratif de l’Environnement (ENV).

Traite les documents relatifs aux groupes de travail, aux groupes de travail et à la documentation des réunions, y compris les publications,  en obtenant des résultats tels que :

• Consolider les entrées/informations et aider à la préparation et à la révision des documents de travail, des rapports, des présentations et d’autres documents pour en vérifier l’exhaustivité, l’exactitude, la correction grammaticale et les normes éditoriales.
• Aider le C/ES à préparer les amendements aux documents et documents de travail de l’OACI relatifs à l’environnement pour la Commission de navigation aérienne (ANC), le CAEP, le Conseil, l’Assemblée et tout autre organisme.
• Créer et soumettre des demandes d’emploi à traduire via le système de documents électroniques et de réseau de demandes de renseignements.
• Assurer la liaison avec les services linguistiques et les publications pour garantir l’exactitude et la production dans les délais impartis.
• Assurer la liaison avec l’unité de gestion et d’externalisation des documents et l’unité éditoriale concernant la production et la distribution des publications.
• Suivre, consolider et rendre compte des réponses des États et des organisations internationales aux lettres d’État émises par la Section.
• Entreprendre des recherches et compiler la documentation, le matériel de référence et d’autres informations nécessaires à diverses réunions internes et externes.

Organise des réunions, y compris des réunions du CAEP et des groupes de travail connexes, des séminaires, des groupes de travail ad hoc, des groupes de travail et d’autres événements,  obtenant des résultats tels que :

• Aider à la préparation de toute la documentation et de la correspondance liées aux réunions.
• Aider au téléchargement et à la maintenance des informations sur les différents sites Web ENV.
• Maintenir et mettre à jour régulièrement la base de données ENV sur les membres, les réunions et les activités du CAEP.
• Répondre efficacement aux questions concernant la participation aux réunions et l’utilisation des modèles de documentation appropriés.
• Vérifier l’accréditation des membres et des conseillers aux réunions.
• Extraction de rapports à jour sur les listes de participants et les listes d’accréditation.
• Préparez les listes de membres du CAEP mises à jour, les listes de présence et les badges appropriés pour les réunions, de manière précise et opportune.
• Rédiger la documentation, préparer les dossiers nécessaires aux différentes réunions internes et externes et effectuer des recherches de documents de référence.

Gère la correspondance en termes de rédaction, de traitement et de suivi,  en obtenant des résultats tels que : 

• Rédiger, taper, mettre en forme la correspondance, la documentation et autres documents écrits, souvent de nature urgente, à partir d’instructions verbales, de brouillons manuscrits, etc., conformément aux procédures établies.
• Recevoir, classer, trier, distribuer et distribuer le courrier. Préparer les réponses courantes aux demandes de renseignements entrantes en fonction de la nature du sujet. Maintenir un stock de formulaires, de papeterie et de fournitures pour la Section.
• Relire et/ou vérifier l’exactitude du matériel, y compris son propre travail, pour s’assurer de son exactitude et de sa conformité aux procédures établies avant sa publication afin de maximiser la qualité dans les délais.
• Effectuer des recherches de matériel de référence dans des dossiers, des documents, des publications et sur Internet, selon les besoins.
• Expliquer la correspondance et les autres procédures au nouveau personnel.

Établit, maintient et améliore les systèmes de classement et contribue au développement et à la mise à jour des outils de gestion des connaissances,  obtenant des résultats tels que : 

• S’assurer que les documents conservés dans la bibliothèque ENV sont à jour afin de refléter avec précision et de manière actualisée toutes les publications de la Section, y compris le matériel de sensibilisation, ainsi que le matériel de référence relatif au programme de travail.
• Mettre à jour divers dossiers chronologiques et thématiques (y compris les dossiers électroniques), selon les besoins. Traiter les documents de la Section via le Système de gestion électronique des documents et des dossiers.
• Aider la Section en mettant à disposition des documents de référence sur demande.
• Améliorer et développer en permanence les techniques de rétention et de récupération d’informations.
• Aider à la mise en œuvre de nouveaux systèmes de gestion des connaissances.

Effectue d’autres tâches connexes, selon les besoins.

1. Essentiel

• Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis.

1. Souhaitable

• Un diplôme d’études collégiales (DEC) ou l’équivalent est souhaitable.
• Formation complémentaire ou certification en administration de bureau.

1. Essentiel

• Au moins quatre ans d’expérience en travail administratif.
• Expérience en techniques de bureautique pour le traitement de texte et les logiciels contemporains incluant le chargement de fichiers sur un environnement web.
• Expérience avérée dans la gestion et la maintenance des systèmes de classement.

Souhaitable

• Deux années d’expérience professionnelle qui doivent avoir été acquises auprès de l’Organisation, d’une organisation internationale ou d’un gouvernement.
• Expérience de la structure de l’OACI et de ses procédures de correspondance et de classement.

Essentiel 

• Capacités de lecture, d’écriture et d’expression orale courantes en anglais.

Souhaitable 

• Connaissance de toute autre langue de l’Organisation (arabe, chinois, français, russe, espagnol).

Professionnalisme : Capacité à tenir des dossiers détaillés et précis et à prendre les mesures de suivi nécessaires. Connaissance générale de la structure et des fonctions de l’OACI. Bonne connaissance des procédures administratives, des applications bureautiques et de la tenue des dossiers ; bonne connaissance de MS Office. Fierté de son travail et de ses réalisations ; compétence professionnelle et maîtrise du sujet ; conscience professionnelle et efficacité dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; motivation professionnelle plutôt que personnelle ; persévérance face aux problèmes et aux défis difficiles ; calme dans les situations stressantes. Prise de responsabilité pour l’intégration des perspectives de genre et la garantie d’une participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité.

Travail d’équipe : Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; sollicite les contributions en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant son agenda personnel ; soutient et agit en accord avec la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la coresponsabilité des lacunes de l’équipe.

Communication :  Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste un intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte le langage, le ton, le style et le format en fonction du public ; fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.

Planification et organisation : Élabore des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues; identifie les activités et les tâches prioritaires; ajuste les priorités selon les besoins; alloue le temps et les ressources nécessaires à l’achèvement du travail; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification; surveille et ajuste les plans et les actions selon les besoins; utilise le temps efficacement.

Responsabilité : Assume toutes ses responsabilités et honore ses engagements ; livre les résultats dont il a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; agit en conformité avec les règlements et les règles de l’organisation ; soutient ses subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des tâches déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres lacunes et de celles de l’unité de travail, le cas échéant.

Orientation client :  Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe à des solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou des services au client.

Pour être admissibles à ces postes, les candidats doivent être citoyens canadiens ou résidents permanents du Canada.

Il est à noter que ce poste est à pourvoir à durée déterminée pour une période initiale de trois ans (la première année est probatoire pour un candidat externe).

Les membres du personnel de l’OACI sont des fonctionnaires internationaux soumis à l’autorité du Secrétaire général et peuvent être affectés à toutes activités ou à tous bureaux de l’Organisation dans le lieu d’affectation.

Les membres du personnel de l’OACI sont tenus de se comporter d’une manière digne de leur statut de fonctionnaire international. Les normes de conduite de la fonction publique internationale adoptées par l’OACI, applicables à tous les membres du personnel, sont définies dans le Code du personnel de l’OACI (Règlement du personnel). 

L’OACI offre à ses employés un ensemble d’avantages sociaux attractifs, conformément aux politiques de la Commission de la fonction publique internationale  (CFPI).

L’âge légal de départ à la retraite pour le personnel entrant ou reprenant du service après le 1er janvier 2014 est de 65 ans. Pour les candidats externes, seuls ceux qui sont censés terminer un mandat seront normalement pris en considération.