Air Canada recrute un adjoint administratif principal, Toronto, Ontario, Canada
Description de poste
Appartenir à Air Canada, c’est appartenir à un symbole canadien, Air Canada récemment élue meilleur transporteur aérien en Amérique du Nord. Faites décoller votre carrière en vous joignant à notre équipe novatrice et diversifiée à l’avant-garde du transport aérien de passagers.
Êtes-vous axé sur le service clientèle, digne de confiance et fiable? Cherchez-vous à mettre à profit vos compétences en communication, en organisation et en gestion du temps dans le but de devenir un membre important de la direction des Centres de services – Service clientèle d’Air Canada?
Le candidat idéal devra être une personne passionnée et apte à effectuer des tâches multiples, à établir des priorités et à travailler en collaboration, à tous les échelons de la direction, afin de respecter les échéances dans l’ensemble d’un réseau qui compte plusieurs emplacements.
Le titulaire du poste devra prêter son concours au bureau du directeur délégué – Centres de services – Service clientèle d’Air Canada. En outre, il aidera à assurer une exploitation et une prestation de services sans heurts et en temps opportun au sein des Centres de services, des Relations clientèle et des services Réclamations bagages et Récupération des bagages d’Air Canada à l’échelle mondiale.
Rôle et responsabilités
- Fournir une orientation et un soutien administratif au directeur délégué ;
- Veiller au bon déroulement des procédures et des processus ;
- Surveiller et gérer la correspondance et les communications écrites des clients, qui traitent des questions transférées à l’échelon supérieur, et veiller à ce que les services les prennent en charge et y répondent à temps ;
- Traiter directement les questions confidentielles, comme la correspondance et les demandes de renseignements téléphoniques ;
- Gérer toute la correspondance, interne et externe, et y répondre au besoin, de la façon appropriée ;
- Coordonner les réunions sur place et à l’extérieur : réserver les salles de conférence et les chambres d’hôtel, les vols, les repas, l’équipement et préparer les avis de convocation, etc ;
- Préparer, coordonner et distribuer les documents des réunions, comme l’ordre du jour et les rapports ;
- Gérer l’emploi du temps quotidien (Outlook) et modifier l’horaire de manière proactive en fonction des priorités ;
- Préparer au besoin des présentations PowerPoint, des feuilles de calcul, des graphiques et des rapports ;
- Créer, tenir à jour et gérer le disque partagé et les listes de coordonnées de la direction ;
- Remplir et examiner les rapports de dépenses et préparer le processus d’approbation de la Société ;
- Gérer les congés annuels et l’assiduité à l’échelle de la direction, au besoin ;
- Assurer la surveillance du budget et des activités du service et fournir des mises à jour à ce sujet ;
- Tenir les dossiers à jour avec précision et les classer (formats papier et électronique) ;
- Prêter son concours pour les produits livrables de la direction dans le cadre des projets en cours ou des projets spéciaux, au besoin et assurer un suivi de leur gestion ;
- Faire un suivi proactif auprès des membres de l’équipe pour s’assurer que tous les livrables sont terminés dans le respect des échéances convenues ;
- Veiller au rayonnement du service et à la coordination des activités de la direction sous l’autorité du directeur délégué ou du vice-président général et chef des Affaires commerciales, selon les besoins ;
- Surveiller et afficher les messages du directeur délégué de la direction et soutenir les sites intranet de la direction ;
- Faciliter l’intégration des nouveaux membres de l’équipe en leur permettant de comprendre les processus, les procédures et les exigences opérationnelles de la direction ;
- Faire preuve de pensée créative et cerner de façon proactive les possibilités d’amélioration, par exemple, pour l’efficacité des processus au sein de la fonction ;
- Remplacer les chefs du Service clientèle (ou autres personnes occupant des postes de gestion) des Centres de services à Toronto, d’autres services ou d’une autre direction lorsqu’ils sont en congé (Etobicoke, Toronto ou Brampton) ;
- Accomplir d’autres tâches, à la demande.
Qualifications
- Au moins cinq années d’expérience en service clientèle, dans un environnement de service clientèle professionnel où le rythme est rapide (au sein d’un transporteur aérien, en classe économique ou dans une agence de voyages, un atout) ;
- Connaissance approfondie et maîtrise des outils informatiques, notamment de la suite Office de Microsoft (Word, Excel et PowerPoint) (requis) et de Teams, OneNote et Dynamics 365 (un atout) ;
- Sens marqué de l’organisation: planification, établissement des priorités et gestion à l’aide des systèmes ;
- Talent avéré pour la communication orale et écrite ;
- Excellentes habiletés pour les relations interpersonnelles et la résolution de problèmes, souci du client, accessibilité et habileté avérée à établir des relations efficaces et à collaborer au sein d’une équipe ;
- Sens aigu de la diplomatie, discrétion, professionnalisme et jugement ;
- Habileté à exécuter des tâches multiples, en portant une attention aux détails et en ne négligeant jamais la qualité ;
- Souci avéré du client et capacité à travailler avec des clients de divers niveaux ;
- Habileté à bien travailler sous pression tout en gardant son sang-froid et à respecter les échéances, avec le minimum de supervision ;
- Souplesse et volonté de faire des heures supplémentaires à l’occasion, au besoin ;
- Disponibilité aux déplacements occasionnels ;
- Disposition et habileté à travailler au sein d’un environnement de travail diversifié ;
- Connaissance des produits et des propositions de valeur pour les clients d’Air Canada, un atout.
Exigences Linguistiques
- À compétences égales, la préférence sera accordée aux candidats bilingues.
Diversité et inclusion
Air Canada est résolument engagée en faveur de la diversité et de l’inclusion et vise à créer un milieu de travail sain, accessible et gratifiant qui met en valeur la contribution unique de nos employés au succès de notre entreprise.
En tant qu’employeur qui garantit l’égalité d’accès à l’emploi, nous encourageons les candidatures les plus diverses afin de pouvoir nous doter d’un effectif varié et représentatif de nos clients et des communautés où nous vivons et offrons nos services.
Air Canada remercie tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.