Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) recrute un(e) Responsable de la logistique et de l’administration, basé(e) à N’Djamena, au Tchad, pour assurer le soutien à la mise en œuvre de ses activités au Soudan

 

 

Contexte du poste

Depuis avril 2023, le conflit au Soudan a entraîné des déplacements massifs de populations vers les pays voisins. Plus de 500 000 réfugiés soudanais et 100 000 rapatriés tchadiens ont été accueillis dans l’est du Tchad.

Le NRC Soudan intervient dans la région du Darfour, notamment à El Geneina, Nyala et Zalingei, avec le soutien d’une base située à N’Djamena, dans le cadre d’un protocole d’accord avec le NRC Tchad.

Le poste regroupe les fonctions administratives et logistiques auparavant assurées par deux postes distincts. Depuis N’Djamena, le ou la titulaire sera chargé(e) d’apporter un soutien administratif et logistique au personnel du NRC Soudan, aux visiteurs ainsi qu’aux marchandises transitant par le Tchad, en étroite collaboration avec les départements d’appui du NRC Tchad.

Principales responsabilités

Le ou la Responsable de la logistique et de l’administration veillera à la mise en œuvre quotidienne et à la qualité des activités administratives et logistiques du NRC Soudan au Tchad.

1. Responsabilités générales

  • Veiller au respect des politiques, manuels, procédures et directives du NRC et des bailleurs de fonds.
  • Mettre en œuvre les tâches administratives et logistiques conformément au plan d’action et au RACI du NRC.
  • Préparer des rapports périodiques sur les activités administratives et logistiques.
  • Assurer le classement physique et électronique des documents, notamment dans Office 365 et SharePoint.
  • Proposer des améliorations aux fonctions support.
  • Faciliter les relations avec les services gouvernementaux dans le cadre des activités du NRC.
  • Collaborer étroitement avec les départements Logistique, Finances, Ressources humaines, Sécurité (HAS) et Programme du NRC Tchad et du NRC Soudan.

2. Responsabilités spécifiques en administration

  • Gérer les formalités administratives du personnel international et des visiteurs du NRC Soudan, notamment les visas, le suivi des séjours au Tchad et la conformité des documents.
  • Préparer, soumettre et suivre les demandes de permis de voyage (TP), tout en tenant à jour les dates d’expiration des visas, permis et autorisations.
  • Vérifier que chaque membre du personnel en transit dispose de documents valides avant son départ et signaler tout document manquant ou en attente au supérieur hiérarchique et au service HAS.
  • Gérer les réservations et les paiements des hôtels et hébergements du personnel du NRC Soudan.
  • Organiser les réservations de vols (UNHAS, MAF et compagnies commerciales), ainsi que les paiements correspondants, en collaboration avec le service financier.
  • Gérer la correspondance entrante et sortante, notamment son enregistrement et son expédition, en garantissant sa traçabilité.
  • Tenir à jour les bases de données administratives, en particulier l’Admin Tracker.

3. Responsabilités spécifiques en logistique

  • Organiser les enlèvements, les dépôts et les déplacements du personnel en transit au Tchad, en coordination avec les équipes Logistique et HAS du NRC Tchad.
  • Traiter les demandes d’achat du NRC Soudan à N’Djamena, conformément aux procédures du NRC et des bailleurs, et enregistrer chaque étape du processus d’approvisionnement dans Agresso/Unit4.
  • Coordonner l’expédition, le transit et le dédouanement des marchandises destinées au Darfour avec les transitaires et les services douaniers.
  • Assurer le suivi des stocks et des équipements du NRC Soudan conservés au Tchad, notamment les registres, les inventaires et le marquage.
  • Vérifier et consolider les dossiers d’approvisionnement et de transport avant leur transmission au service financier pour paiement.
  • Produire dans les délais convenus les rapports logistiques relatifs aux approvisionnements, transports, stocks et équipements.
  • Effectuer toute autre tâche confiée par le supérieur hiérarchique.

4. Principales relations professionnelles

Le poste implique une collaboration régulière avec :

  • Les départements Administration/RH, Logistique, Finances, Sécurité (HAS) et Programme du NRC Tchad et du NRC Soudan.
  • Les autorités locales et les services d’immigration.
  • Les services des douanes et les autorités fiscales.
  • Les transitaires, fournisseurs, UNHAS, MAF et ONG partenaires.

Le ou la titulaire utilisera notamment les systèmes Office 365, Agresso/Unit4 et Admin Tracker, tout en veillant au respect des procédures opérationnelles normalisées (PON) du NRC et des exigences des bailleurs de fonds.

Qualifications et compétences requises

1. Compétences professionnelles

Le candidat ou la candidate doit répondre aux critères suivants :

  • Justifier d’au moins 3 ans d’expérience dans une fonction support en administration et/ou en logistique, au sein d’un contexte humanitaire ou d’une ONG internationale.
  • Avoir une expérience confirmée en administration et en logistique, ce qui constitue un atout important.
  • Avoir déjà travaillé dans des contextes complexes et instables.
  • Être en mesure de présenter des résultats documentés en lien avec les responsabilités du poste.

2. Connaissances et expériences spécifiques au contexte tchadien

  • Bien connaître les procédures d’immigration, de visa et de permis de voyage au Tchad.
  • Avoir une expérience en approvisionnement, transport et dédouanement de marchandises.
  • Maîtriser les outils MS Office. La connaissance du logiciel Agresso/Unit4 constitue un atout.
  • Avoir une bonne connaissance du droit du travail tchadien et du Code général des impôts.
  • Maîtriser le français. La connaissance de l’anglais et de l’arabe représente un avantage important.

3. Compétences comportementales

Le NRC recherche une personne capable de démontrer les compétences suivantes :

  • Gérer efficacement les environnements non sécurisés.
  • Planifier les activités et obtenir des résultats.
  • Responsabiliser les équipes et instaurer un climat de confiance.
  • Communiquer avec respect et impact.
  • Faire preuve de solides compétences interpersonnelles et d’adaptabilité.
  • Être flexible et disponible pour travailler en dehors des heures de bureau lorsque cela est nécessaire.

Gestion de la performance

Le rendement du ou de la titulaire sera évalué conformément au Manuel de gestion du rendement du NRC, sur la base des documents suivants :

  • La description du poste.
  • Le plan de travail et de développement de l’employé.
  • Les évaluations de performance à mi-parcours et à la fin de la période de stage.
  • Le modèle d’évaluation des performances de fin de contrat.
  • Le cadre de compétences du NRC.

POSTULER ICI