L’IRC recrute un manager des finances, Burundi

 

 

Requête nº : req10638

Intitulé de poste : Manager des Finances

Secteur d’activité : Finances

Type de contrat : Durée Déterminée

Taux d’occupation : Plein temps

Ouvert aux expatriés : Non

Lieu de travai l: Burundi

 

Aperçu / résumé du poste :

Sous la supervision directe du Directeur Adjoint en charge des Finances, le/la Manager des Finances est responsable de la mise en œuvre efficace de la gestion des partenariats et de la diligence raisonnable des partenaires du consortium (du projet « Protection, Health and Livelihood for Refugees in Burundi », et de la construction de partenariats solides et durables. Il / elle coordonnera avec le Senior Manager Cohésion Sociale la gestion quotidienne des fonds donnés aux sous-partenaires conformément au Système de Partenariat d’Excellence, pour plus d’Egalité et de meilleurs Résultats (PEERS). Il/ elle veillera à ce que les partenaires de l’IRC comprennent les réglementations des donateurs, tout en veillant à ce que tous les rapports des partenaires soient reçus, examinés, classés et suivis en temps opportun. Le travail du/de la Manager des Finances requiert une bonne collaboration non seulement avec les membres du Département de la Finance du bureau IRC à Bujumbura mais aussi avec les gestionnaires des programmes ainsi que la Coordinatrice des subventions et Partenariats.

Le/La Manger des Finances contribue dans la production des rapports des différents bailleurs, réalignements budgétaires, leurs audits surtout pour les projets avec des sous-partenaires. 

 

Responsabilités et tâches spécifiques :

Cette responsabilité consiste à veiller à la bonne tenue et à l’actualisation régulière de tous les outils et systèmes financiers relatifs aux subventions par le personnel concerné au sein des agences partenaires et au sein de l’IRC. Une partie centrale du travail des finances et des subventions est le développement d’outils et de processus permettant une gestion financière efficace et conforme des sous partenaires. Il/elle appuie les partenaires directement ou indirectement via un appui au personnel de l’IRC, pour une bonne utilisation de ces outils et systèmes financiers, notamment à travers des formations et appuis individuels. De façon concomitante à toutes ses responsabilités de suivi et contrôle financier, il /elle a également pour rôle d’assurer le renforcement des capacités en termes de gestion financière des subventions pour le personnel concerné de l’IRC et des agences partenaires. 

1.    Conception des dispositifs et respect des règles et procédures financières :

  •  Le/La Manager des Finances se familiarise rapidement avec les règles et procédures financières de l’IRC et du bailleur de fonds, en particulier celles relatives à la gestion financière des partenariats. De plus, il/elle se maintient informé(e) en ce qui concerne la législation nationale relative aux partenariats entre des ONG internationales et des organisations de la société civile au Burundi ;
  • Appuyé par le Directeur Adjoint en Charge des Finances de l’IRC, il/elle contribue à l’adaptation des systèmes et procédures administratives et financières de gestion des subventions ;
  • Il/elle acquiert une excellente connaissance de ces réglementations et procédures internes et externes et est capable de les communiquer clairement et de façon concise aux partenaires ainsi qu’aux collègues concernés au sein de l’IRC. Il/elle s’assure que les partenaires et les collègues de l’IRC ont accès à toute l’information nécessaire par rapport aux règles et procédures financières et aux standards financiers généralement reconnus.

2. Suivi et contrôle financier des subventions aux partenaires :

 Elaboration et révision des outils du suivi financier :

  • Sous la supervision du Directeur Adjoint en Charge des Finances, le/la Manager des Finances développe et propose des adaptations des outils pour le suivi et le contrôle financier des partenaires. Il/elle veillera à ce que ces outils répondent aux exigences des bailleurs de fonds de l’IRC et à toute autre obligation contractuelle et politique interne de l’IRC ;
  • Le/la Manager des Finances veillera également à ce que ces outils et systèmes soient progressivement et à terme maîtrisés par les partenaires et les différentes équipes des programmes.                          

3. Contrôle des rapports financiers :

  •  Le/la Manager des Finances  assure le contrôle mensuel des dépenses des partenaires sur base des rapports financiers soumis et des pièces justificatives fournies par les partenaires. Le contrôle financier se base aussi sur les rapports d’activités et les notes de visites de terrain disponibles ;
  • Après vérification, le/la Manager des Finances soumet l’ensemble des rapports financiers et notes de synthèse et les partage aux Gestionnaires des Programmes notamment en vue de s’assurer avec ces derniers de la cohérence entre le niveau d’exécution budgétaire et l’état d’avancement réel des projets ;
  • Le/la Manager des Finances  vérifie ensuite que les rapports financiers sont correctement rangés en vue de leur transmission au département de la Finance de l’IRC ;
  •  Au moins une fois par mois, il/elle soumettra au Directeur Adjoint en Charge des Finances un bilan financier pour chaque partenaire qui met à jour l’état financier des partenaires par rapport à la subvention reçue de l’IRC et résume les difficultés rencontrées ainsi que les solutions proposées pour la suite. Le/la Manager veille enfin à ce que les recommandations formulées soient transmises aux partenaires concernés.

Participation aux prévisions financières des programmes :

  •  Sur la base d’informations reçues des Gestionnaires des programmes, le/la Manager des Finances  effectue chaque mois une estimation des décaissements prévus en direction des partenaires au cours du mois suivant ou de la phase suivante du projet. Le cas échéant, il/elle pourra assister les Gestionnaires des programmes dans la ventilation et la gestion des budgets des programmes en ce qui concerne les sub-grants ;
  • De façon régulière et sur demande du Département de la Finance, du Senior Manager Cohésion Sociale, fournit aussi toute information financière relative aux partenaires.

Validation des plans de déboursement : Lors des décaissements en direction de chaque partenaire, le/la Manager des finances vérifie les montants demandés par chaque partenaire. Il/elle vérifie les plans de trésorerie et les demandes de paiement soumises par les partenaires avant de les soumettre aux Gestionnaires des programmes concernés pour leur approbation technique. Selon les procédures de l’IRC, le/la Manager des Finances et des Subventions suit la demande de fonds auprès du Département des Finances de l’IRC et s’assure que le décaissement aux partenaires a lieu en temps voulu et dans de bonnes conditions. Il communique avec les équipes des Finances et des Programmes sur la situation des paiements et tient à jour la Sub-grants tracking sheet. 

Contrôle des engagements financiers : Le/la Manager des Finances vérifie le caractère régulier ou irrégulier des dépenses engagées et réalisées par les partenaires dans le cadre des subventions qui leur sont allouées par l’IRC. Il/elle est de sa responsabilité de soulever immédiatement auprès du Directeur Adjoint en Charge des Finances et des gestionnaires des programmes toute irrégularité ou non-respect de la réglementation des bailleurs de fonds et de l’IRC par les partenaires. 

4. Participation au renforcement des capacités des partenaires et du staff IRC :

  •  Le/la Manager des Finances  réalise régulièrement, au moins une fois par an, des diagnostics sur la qualité des systèmes et le niveau de capacité des partenaires au niveau organisationnelle. En s’appuyant sur les résultats de l’évaluation avant subvention et en collaboration avec les programmes et le partenaire, il/elle mettra en place un plan de renforcement de capacités adapté à chaque partenaire ;
  • Cette évaluation initiale servira ensuite de repère pour mesurer les progrès et résultats atteints grâce à l’appui apporté au cours de la phase programmatique ;
  • Le/la Manager des Finances apporte son expertise sur les standards administratifs et financiers à atteindre et les moyens pour y parvenir. Il est également partie prenante dans la conception et l’exécution des modules et outils de formation utilisés dans le cadre du plan de renforcement de capacités ;
  • En plus de séances de formation formelles pour le personnel des organisations partenaires, le plan de renforcement des capacités en matière de gestion administrative et financière s’effectuera à travers un accompagnement régulier et des visites de suivi. Il/elle est attendu qu’il/elle passe une partie de son temps sur le terrain afin de fournir un appui direct formel ou informel aux partenaires et s’assurer de la mise en œuvre des recommandations faites dans le cadre du plan de renforcement des capacités et de l’analyse des rapports financiers périodiques. 

5. Supervision de l’équipe financière et appui aux gestionnaires IRC :

  •  Le/La Manager des Finances  est responsable au premier plan du bon fonctionnement du volet de suivi financier des partenaires. Il/elle est en particulier responsable de la qualité des rapports financiers effectués par les comptables/financiers des partenaires ;
  •  En concertation avec le Directeur Adjoint en Charge des Finances, il se tient disponible pour participer aux réunions techniques de suivi de la mise en œuvre des projets et prend l’initiative de communiquer aux Gestionnaires toute information pertinente y relative, surtout en relation avec la gestion financière. 

6 Contribution à l’archivage : Le Manager des Finances  est chargé de contrôler et d’organiser la base des données portant sur la gestion financière des subventions aux partenaires ainsi que le classement de tous les rapports financiers soumis par les partenaires du consortium.

 

Positionnement hiérarchique :

 Le/la Manager des Finances est placé sous la supervision directe du Directeur Adjoint en Charge des Finances.

Il/elle est invité (e) à formuler des propositions pour compléter ou faire évoluer les présents termes de référence. D’une manière générale, il/elle se tiendra disponible et proactif pour assumer toute autre responsabilité, fonction ou tâche qui surviendrait au cours de l’exécution des activités du département des finances, de l’absence d’un membre du personnel ou pour toute autre raison.

Profil :

  • Avoir un diplôme universitaire dans un domaine technique pertinent (Finance, Comptabilité, Economie, Gestion) et/ou en lien avec le développent/l’humanitaire ;
  • Expérience de plus de 5 ans auprès des communautés et institutions locales, de préférence à un poste de gestionnaire financier ;
  • Aptitude à utiliser et développer des outils et systèmes financiers complexes ;
  • Compétences de formateur pour le renforcement des capacités financières et administratives ;
  • Un très bon sens de l’organisation et de la gestion du temps ;
  • Une excellente connaissance du Français parlé et écrit ; la connaissance de l’Anglais est un avantage certain ;
  • Savoir se servir d’un ordinateur, surtout MS Word, Excel et Outlook Express, la connaissance de SUN est souhaitable ;
  • Faire preuve d’une grande capacité de travail en équipe et de communication avec des interlocuteurs divers ;
  • Faire preuve de tact et d’un sens de la discrétion.

 

Candidature :

Tout dossier doit comprendre :

  • Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice des Ressources Humaines, IRC Burundi ;
  • Une  copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus ;
  • Carte d’identité ;
  • Un curriculum vitae 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 20 Octobre 2020 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.

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