Avis de recrutement d’un assistant (H/F), France
Description du poste
Contexte et environnement :
Dans un contexte international, assister les juristes de la direction en bonne coordination avec l’équipe des assistantes (5) dans les tâches administratives liées à la fonction juridique et business. Organisation des divisions par zone géographique et juristes présent en filiales. Utilisation des outils digitaux de TotalEnergies et plus particulièrement de la fonction juridique.
Objectifs, missions et activités :
Assister administrativement les juristes dans leur fonction :
- Préparation de voyages, si nécessaire (réservation vols, hotels, préparation des visas) puis établissement des notes de frais ;
- Aide à la bonne résolution de règlement des factures ;
- Participation aux réunions d’équipes ;
- Assurer la circulation de l’information ;
- Gestion et tri du courrier ;
- Gestion d’agenda électronique ;
- Edition de documents, lien avec le service reprographie (application digitale) ;
- Mise à jour quotidienne du planning absences/missions du département juridique ;
- Gestion des fournitures et petits achats (logiciel click&buy) ;
- Saisie de la gestion des temps (CATS) ;
- Organisation et participation aux réunions de division (contact avec les invités, réservation de salles de réunions, commande de pauses café) ;
- Recevoir les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et/ou la transmission. Inscriptions formations, colloques et séminaires ;
- Circulation des documents en interne (revues documentations juridiques…) ;
- Accueil des visiteurs et nouveaux arrivants ;
- Assurer une continuité de service (remplacements mutuels entre assistantes) ;
- Contacts avec supports informatiques et téléphoniques.
Profil recherché :
Vous êtes récemment diplômé(e) d’un BAC +2 en Assistanat/Secrétariat et êtes à la recherche d’une première expérience. Nous vous proposons un contrat de professionnalisation temps plein (contrat de 12 mois comprenant une période de formation interne : métier, outils, langues…).
(Attention ce poste s’adresse aux personnes deja diplomees et ne recherchant pas une alternance avec une ecole).
Connaissances techniques :
- Bon niveau en Français (rédaction) ;
- Organisation ;
- Gestion des priorités ;
- Bon niveau d’anglais.
Savoir-faire indispensables :
- Connaissance de Microsoft OFFICE :
- Etre à l’aise sur l’utilisation des Sharepoints et outils digitaux Office.
Savoir-être indispensable :
- Travailler en équipe ;
- Entraide et bon relationnel ;
- Pro-activité et autonomie.
Réfèrence : 43699BR
Métier : Assistance – Secrétariat
Région, département, localité : 92 – Hauts-de-Seine
Type d’emploi : CDD
Durée du contrat : 12
Unité de temps : Mois
Niveau d’expérience requis : Moins de 3 ans
Branche : Exploration and Production
A propos de nous/Profil de l’entreprise
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