Avis de recrutement : OMS recrute un Assistant logistique basé à Pretoria, Afrique du Sud.
Objectif du poste
Au sein de l’Unité d’appui à la gestion de pays, fournir un soutien direct à l’Unité d’appui à la gestion de pays (CSU) dans les transactions de services et de soutien administratif et financier dans le GSM aux gestionnaires et aux membres du personnel afin d’effectuer des transactions GSM conformément aux règles, réglementations et politiques de l’OMS.
2.Description du poste
* Objectifs du programme et objectifs stratégiques immédiats
Des unités de soutien à la gestion pays (CSU) ont été créées dans la structure organisationnelle pour aider les gestionnaires et le personnel à assumer pleinement leurs responsabilités dans l’environnement GSM et à garantir le respect des politiques, procédures, règles et réglementations organisationnelles sur toutes les questions administratives et financières. transactions dans le contexte d’un système de planification des ressources d’entreprise (ERP).
* Contexte organisationnel (Décrire le rôle individuel du titulaire au sein de l’équipe, les conseils et la supervision reçus et la formation ou le briefing fourni aux autres)
Le titulaire du poste doit travailler avec un minimum de supervision, conformément aux procédures et pratiques établies, traiter les questions courantes de manière indépendante et signaler les problèmes ou les situations inhabituelles au superviseur. Des orientations générales sont fournies par le superviseur ou d’autres membres du personnel professionnel ou par le biais d’objectifs et d’instructions généraux concernant l’allocation des ressources, les besoins et les priorités des divisions/programmes.
Statut et Règlement du personnel de l’OMS, manuel électronique de l’OMS, notes d’information, SOP, procédures, pratiques et normes financières établies, lignes directrices pour briefer/informer les membres du personnel. Le titulaire devra appliquer ce qui précède aux transactions financières.
* Résumé des tâches assignées (Décrivez ce que le titulaire doit faire pour atteindre les principaux objectifs)
Sous la supervision générale du responsable des achats et la direction générale du responsable des opérations, le titulaire exerce les fonctions suivantes :
- Tenir un registre à jour de tous les actifs immobilisés et articles attrayants de l’OMS.
- Superviser la vérification physique des immobilisations et générer des rapports trimestriels. Maintenir la garde des codes-barres des immobilisations et accepter les actifs dans le GSM lors du codage-barres.
- Générer des cartes annuelles de mouvement des immobilisations basées sur le manuel électronique XIII de l’OMS.
- Fournir des conseils sur la manipulation des équipements non fonctionnels et aider à prendre les dispositions nécessaires à leur élimination appropriée.
- Assurer la fonction logistique au bureau de pays concernant le bureau, y compris la gestion de la flotte
- Assurer le suivi avec les homologues concernés des Nations Unies et du gouvernement pour les transactions relatives aux locaux.
- Soutenir la vérification des équipements de communication radio et par satellite pour le suivi et la facturation en étroite consultation avec la salle radio et les techniciens radio.
- Assurer régulièrement la liaison avec les bureaux provinciaux et nationaux pour surveiller les activités opérationnelles et rendre compte des véhicules, des mouvements du personnel, de l’entretien des installations et des questions liées à la sécurité dans les zones.
- Évaluer régulièrement les besoins logistiques du bureau de l’OMS et résumer les recommandations de mise en œuvre.
- Préparer un rapport mensuel à l’intention du responsable des opérations sur les activités logistiques à travers le pays, y compris les immobilisations, l’entretien des véhicules, l’entretien des installations et le mouvement des stocks, des consommables et du matériel de bureau.
- Préparer un rapport d’inventaire mensuel avec une analyse indicative donnant des recommandations sur la nécessité de remplacer et/ou d’acheter des équipements supplémentaires.
- Fournir un soutien logistique pour les besoins logistiques à venir, selon les besoins.
Effectuer d’autres tâches assignées par le superviseur
* Difficulté, sensibilité, nature et importance des relations de travail
Avec qui (indiquer uniquement le titre) et dans quel but le poste nécessite-t-il des contacts ?
Niveau d’études.
Essentiel : – Diplôme d’études secondaires ou formation technique équivalente en comptabilité, ingénierie et gestion d’actifs.
Souhaitable : – Diplôme universitaire en études d’ingénierie ou de gestion.
Expérience;
Essentiel : – Au moins cinq (05) années d’expérience professionnelle dans les opérations et la logistique dans un environnement de travail complexe et diversifié, de préférence dans une organisation internationale.
Souhaitable : – Au moins 5 ans d’expérience en gestion des stocks et des entrepôts
Langues
Anglais : Lire : 0 Débutant 0 Intermédiaire 1 Connaissance experte