La Banque Africaine de Développement recrute un assistant administratif et de protocole, COET, Addis-Abeba, Ethiopie

 

 

Titre du poste : Assistant administratif et de protocole, COET

Grade : GS7

Poste N° : 50052054

Référence : ADB/20/172

Date de clôture : 01-jan-2021

Lieu d’affectation : Addis-Abeba, Ethiopie

Objectifs :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les Pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013‑2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, Cinq grandes priorités (High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique ont été définies, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.

Le complexe :

La Vice-présidence chargée du « Développement régional, de l’intégration et de la prestation de services (RDVP) » est responsable de la pertinence, de l’efficience et de l’efficacité des programmes opérationnels et des activités du Groupe de la Banque. Le Vice-président de RDVP veille à ce que la Banque mène efficacement ses activités dans l’ensemble de ses PMR et supervise l’exécution complète de tous les aspects des directions régionales de la Banque.

Le département/la division qui recrute :

Le complexe de la Banque en charge du développement régional, de l’intégration et de la prestation de services (RDVP) compte en son sein cinq (5) plateformes de développement régional, d’intégration et de prestation de services, soit une dans chaque région d’Afrique, notamment l’Afrique australe, l’Afrique du Nord, l’Afrique de l’Ouest, l’Afrique de l’Est et l’Afrique centrale. Chacune de ces plateformes régionales est placée sous la responsabilité d’un directeur général (DG) et est dotée des fonctions sectorielles et des capacités administratives permettant d’assurer une prestation rapide de services aux pays clients. Les directions régionales fournissent une orientation stratégique globale aux bureaux nationaux dans les régions placées sous leur responsabilité et sont chargées des opérations de la Banque, du développement des affaires, de la gestion des projets et de la mise en œuvre efficace des Cinq grandes priorités de la Banque, à savoir « éclairer et fournir de l’énergie à l’Afrique », « nourrir l’Afrique », « industrialiser l’Afrique », « intégrer l’Afrique », « améliorer la qualité de vie des populations africaines ». Le titulaire du poste sera basé au bureau régional de développement et de prestation de services pour l’Afrique de l’Est, plus précisément au bureau pays en Éthiopie.

Le bureau pays de la Banque africaine de développement pour l’Éthiopie a été créé avec l’objectif principal de renforcer le dialogue politique qu’entretient la Banque avec le gouvernement éthiopien et d’autres parties prenantes, de développer et de mettre en œuvre un programme de prêt solide pour le compte de la Banque, d’améliorer la performance du portefeuille de projets et de renforcer la coordination de l’aide avec d’autres partenaires de développement.

Le poste :

L’Assistant aux affaires administratives et au protocole relèvera du Responsable pays et devra travailler en étroite collaboration avec l’équipe du bureau, sa mission principale étant d’apporter un soutien administratif au bureau pays. Le titulaire de ce poste devra apporter son soutien au Responsable pays et à l’équipe en ce qui concerne les interactions avec l’extérieur, y compris le dialogue sur le plan administratif et diplomatique avec le gouvernement et les entités/agences gouvernementales, la communauté diplomatique et les principales parties prenantes, et, ce faisant, faciliter les activités administratives, financières et diplomatiques de la Banque.

L’Assistant aux affaires administratives et au protocole assumera les fonctions suivantes :

  1. Recevoir, traiter et vérifier soigneusement les documents dans le but de maintenir et de renforcer la confiance des partenaires de la Banque africaine de développement ;
  2. Veiller à la préparation minutieuse des projets de « Notes verbales » adressées au pays hôte et aux missions diplomatiques, en s’assurant tout particulièrement de préserver la bonne image de la Banque ;
  3. Préparer les correspondances administratives adressées aux autorités du pays hôte, en tenant compte des contextes et des spécificités locales ;
  4. Gérer les affaires courantes avec le pays hôte et les missions diplomatiques, conformément aux normes protocolaires et aux instruments pertinents ;
  5. Assurer le respect et la mise en œuvre fructueuse des accords conclus avec les partenaires et avec le pays hôte ;
  6. S’assurer que toutes les tâches administratives sont bien exécutées.

Fonctions et responsabilités :

Sous la supervision et la direction du Responsable pays et du Chargé des affaires administratives et financières, l’Assistant aux affaires administratives et au protocole assumera les fonctions suivantes :

  1. Recevoir et traiter les demandes de visa déposées par les membres du personnel de la Banque africaine de développement pour eux-mêmes et/ou les membres de leur famille ;
  2. Préparer les notes verbales accompagnant les demandes de visa ;
  3. Faire parvenir aux missions diplomatiques les demandes de visa pour les missions, les vacances, les voyages d’études des enfants, les évacuations médicales et les séjours de transit ;
  4. Déposer les documents de demande de visa ;
  5. Assurer, au nom du COET, la liaison avec divers ministères et autres autorités du pays hôte ainsi qu’avec diverses missions diplomatiques dans le but d’accomplir et de faire progresser le travail et la mission de la Banque ;
  6. Accueillir, recevoir et assister le Président de la BAD, les membres du personnel élu de la Banque, les délégations officielles et les invités de la Banque africaine de développement à l’aéroport ; et les accompagner au moment de leur départ ;
  7. Tenir des statistiques mensuelles sur les activités liées aux demandes de visa ;
  8. Traiter et assurer le suivi des demandes de visa d’entrée auprès des ministères, autorités et services compétents ;
  9. Veiller à ce que les procédures protocolaires soient respectées lors de toutes les cérémonies et manifestations officielles organisées par la Banque ;
  10. Veiller à ce que les procédures protocolaires soient respectées lors des réunions du Groupe de la Banque et d’autres réunions statutaires ;
  11. Assurer la liaison avec le ministère des Affaires étrangères et les organes chargés des services d’utilité publique ;
  12. Faciliter les formalités douanières et le dédouanement des biens ;
  13. Faciliter l’obtention de billets d’avion et organiser l’hébergement des membres du personnel qui se rendent en mission au COET ou qui en reviennent, ainsi que de tous les invités de la Banque, y compris les consultants ;
  14. Faciliter l’achat des fournitures de bureau nécessaires ;
  15. Gérer la petite caisse ;
  16. Aider les organisateurs de conférences à obtenir des visas, à faire des réservations, à trouver des lieux de conférence, à régler les questions logistiques ;
  17. Assurer la gestion de tous les espaces publics du bureau (salle de réunion, salle des visiteurs, bibliothèque et cuisine) en ce qui concerne l’établissement des horaires d’utilisation et la préparation des salles de réunion avant chaque utilisation (disponibilité, installation et mise en marche de tous les équipements nécessaires), l’entretien général, la propreté, l’inventaire des équipements et des fournitures et la prestation des services d’accueil ;
  18. Effectuer d’autres tâches selon les besoins ou les instructions du Responsable pays.

Critères de sélection :

  1. Être titulaire d’au moins un Diplôme d’enseignement supérieur (Licence en Administration, Sciences, Gestion D’entreprise, Commerce, Administration ou discipline connexe, de préférence avec une formation en Secrétariat, en Administration ou en Gestion de Bureau). Un diplôme en relations publiques, en diplomatie ou des compétences en matière diplomatique constitueraient un atout ;
  2. Avoir au moins cinq (5) ans d’expérience professionnelle dans le domaine du protocole, des relations publiques ou de l’administration publique ;
  3. Justifier d’une expérience professionnelle dans un environnement multiculturel ;
  4. Avoir des connaissances générales en matière de protocole et une expérience similaire dans une organisation intergouvernementale ;
  5. Disposer de l’expérience dans le secteur privé serait un avantage supplémentaire ;
  6. Justifier d’une bonne connaissance des normes et pratiques diplomatiques ;
  7. Être capable de travailler sous pression dans un environnement dynamique en milieu international et multiculturel ;
  8. Être capable de traiter rapidement et efficacement les demandes internes et externes ;
  9. Pouvoir travailler et coopérer avec des personnes d’origines diverses ;
  10. Avoir une bonne connaissance des compétences requises et des fonctions à exercer en matière de secrétariat ;
  11. Justifier d’une bonne maîtrise des tâches administratives ;
  12. Être capable de communiquer efficacement en anglais ou en français, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue ;
  13. Savoir utiliser les logiciels courants de la Banque (SAP, Word, Excel, Access, MS Project et PowerPoint) ;
  14. Justifier de solides compétences en matière de communication écrite et orale en anglais. La connaissance du français sera considérée comme un avantage.

Le présent poste n’ouvre pas droit aux conditions d’emploi international (le titulaire de ce poste sera recruté au plan local et ne bénéficiera donc pas du statut de fonctionnaire international.

Seuls les candidats ayant déjà le droit de séjourner et de travailler en Éthiopie seront pris en compte pour ce poste. La banque n’appuie pas les demandes de permis de travail et de relocalisation.

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à  : HR Direct [email protected]

Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet et copies des diplômes requis joints seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien d’embauche, etc.). En outre, le Groupe de la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.

 

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