Solthis recrute un(e) responsable administratif(ve) et financier(ère), Niamey, Niger
Poste : Responsable Administratif.ve et financier.e
Lieu d’affectation : Niamey avec éventuels déplacements en régions
Date de prise de poste : Décembre 2020 (sous réserve de financement)
Date limite de réception des dossiers : 04 décembre 2020 à 12h00 précises.
Solthis informe les candidats que l’ouverture de ce poste est soumise sous réserve d’acceptation de financement.
Solthis est une ONG de santé mondiale dont l’objectif est d’améliorer la santé des populations dans les pays à ressources limitées. Nous agissons sur la prévention et l’accès à des soins de qualité en renforçant durablement les systèmes et services de santé des pays où nous intervenons. Notre action repose sur trois modes d’intervention : le renforcement des capacités, la recherche opérationnelle et le plaidoyer.
Solthis a démarré ses activités au Niger en 2004 pour étendre l’offre de soins à l’ensemble du pays. Aujourd’hui, 29 sites de prise en charge sont appuyés pour répondre à 4 principaux enjeux sanitaires : le VIH/sida, la tuberculose, le paludisme et la santé de la mère et de l’enfant.
Dans le cadre de la mise en œuvre de nos projets au Niger, nous sommes à la recherche d’un.e Responsable Administratif.ve et financier.e pour le bureau de Niamey.
Mission :
Le/la Responsable administratif et financier assure la coordination pays de l’ensemble des aspects administratifs, logistiques, ressources humaines et financiers des programmes de Solthis. Il s’assure du respect, de la cohérence, de l’harmonisation et de l’appropriation par les équipes des procédures administratives. Sous la responsabilité hiérarchique du/de la Chef.fe de Mission (CDM) et en lien étroit avec l’équipe DAF au siège, il/elle encadre l’équipe administrative et logistique de la mission (1 administrateur national, 02 logisticien.ne.s assistant.e.s, 03 chauffeurs).
Tâches spécifiques (Liste non exhaustive) :
Volet financier :
Comptbilité :
- Assure l’encadrement, l’appui, le contrôle et la validation de la gestion comptable de la mission (contrôle de la comptabilité générale et analytique ; inventaires des caisses et coffre ; rapprochement bancaire ; Saisie / contrôle de la saisie comptable sur Excel/ SAGA, conformité des pièces comptables, des imputations budgétaires ; exploitation de la comptabilité analytique) ;
- Transmet les documents comptables au/à la CDM et au siège tous les mois ;
- Assure le contrôle de la gestion de trésorerie de la mission (plan de trésorerie, gestion des comptes bancaires…).
Pilotage budgétaire :
- Assure le pilotage budgétaire des projets et de la mission en concertation avec les équipes programmes et le/la CDM ;
- Participe à la construction budgétaire des nouveaux projets dans le cadre des réponses aux appels d’offre ;
- Effectue la programmation budgétaire annuelle de la mission ;
- Assure la gestion des partenaires de mise en œuvre ;
- Réalise les rapports financiers à destination des bailleurs de fonds ;
- Est force de proposition pour la mise à jour des procédures, règles et outils administratifs et financiers.
Audit :
- Contribue aux demandes des auditeurs projets et légaux ;
- Participe à la réalisation des audits internes mission ;
- Met en œuvre les recommandations issues des audits internes et externes.
Administration :
- Gère les contrats, accords, agréments et tous autres documents administratifs ;
- Assure les relations avec les autorités administratives ;
- Effectue le suivi des assurances (bureaux, appartements, véhicules…) ;
- Effectue avec le/la CDM les démarches administratives auprès des partenaires, des financeurs et des autorités locales.
Volet RH :
Gestion et suivi des recrutements nationaux :
- Rédige les annonces selon les règles établies en interne et les diffuse ;
- Effectue la première sélection des CV/le 1er entretien RH ;
- Vérifie les références et rédige la promesse d’embauche pour le candidat sélectionné.
Gestion des processus d’entrée et de sortie :
- Compose le dossier administratif du salarié et s’assure de sa complétude ;
- Rédige le contrat ;
- Informe les managers sur les dates de fin de période d’essai ;
- S’assure des renouvellements de contrat dans les temps ;
- Organise les briefings des nouveaux entrants et les débriefings pour les salariés sortants ;
- S’assure des affiliations obligatoires pour tout nouvel entrant, de la désaffiliation pour les salariés sortants ;
- S’assure des RDV pour la visite médicale obligatoire et suit les renouvellements à faire ;
- Réalise la mise à jour régulière de l’organigramme.
Gestion des éléments de paye :
- Suit les absences (congés / maladie (…)) ; les éléments de rémunération (primes/ avances (…)) et les intègre dans les tableaux de suivi afin de préparer les payes ;
- S’assure du paiement des cotisations sociales de l’employeur ;
- Envoie des bulletins individuels de paye.
Participation aux grands chantiers structurants :
- Participe à la gestion des élections des représentants du personnel ;
- Réalise la mise à jour les documents cadres en fonction des évolutions de politiques et des évolutions légales ;
- Révise les éléments de rémunération afin de garantir un package cohérent avec le marché.
Volet logistique :
En supervision de l’assistant logistique :
- Définit et valide les moyens logistiques et l’organisation matérielle de la mission ;
- Assure le bon fonctionnement des systèmes de communication, de leur utilisation et forme les personnes utilisatrices ;
- Assure la gestion et le suivi des commandes, garantie le respect des procédures d’achat ;
- Organise les déplacements du personnel (transport, transits, visas) ;
- Supervise la gestion du parc de véhicules ;
- Gère l’aménagement, la sécurité et l’entretien les locaux (bureau et appartements) ;
- Suit les éventuelles réhabilitations/constructions de bâtiments dans le cadre des activités ;
- Définit, rédige et met à jour les procédures, règles et outils logistiques en lien avec le siège ;
- Suit les inventaires de la mission.
Sécurité :
En lien étroit avec le/la Chef.fe de mission :
- Recherche d’informations et analyse de l’évolution de la situation du contexte national et régional ;
- Propose des mises à jour des règles de sécurité de la mission, actualise le guide de sécurité et plan d’évacuation en fonction de l’évolution du contexte ;
- Assure l’application, par tous, des règles de sécurité de la mission ;
- Effectue le briefing sécurité du personnel de Solthis ;
- Contribue avec le/la CDM à la mise en œuvre du dispositif de gestion de la sécurité ;
- Développe un réseau d’interlocuteurs sur les questions de sécurité, fait de la recherche active d’informations et analyse l’évolution de la situation du contexte national et régional ;
- Assure l’intérim du.de la CDM en cas d’absence sur le volet sécuritaire ;
- Evalue avant chaque déplacement de l’équipe les risques et vulnérabilités de l’équipe ;
- Est responsable du suivi sécuritaire à distance des déplacements sur le terrain ;
- Seconde le/la CDM en cas d’évacuation, notamment sanitaire ;
- Garantit la mise en place des dispositifs physiques (protection routière, sécurité des bâtiments et des équipements) en prévention des risques identifiés.
Encadrement d’équipe :
- Anime et forme l’équipe administrative et logistique ;
- Fixe les objectifs et mène l’évaluation du personnel étant sous sa supervision directe
Profil :
Formation : Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau bac +4/5 dans un domaine pertinent (finance, comptabilité, gestion) ou êtes diplômé.e d’une école de commerce, bioforce (…) ou en Gestion Administrative
Expérience :
Au moins 5 ans minimum sur des fonctions similaires dont au moins une expérience préalable en ONG Expérience indispensable :
- Gestion comptable et financière indispensable ;
- Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Saga) ;
- Gestion des Ressources Humaines ;
- Encadrement d’équipe ;
- Proactivité, attention aux détails, autonomie.
Langues :
- Français courant (oral et écrit) ;
- Anglais : niveau opérationnel (atout).
Compétences requises :
- Qualités rédactionnelles et de synthèse ;
- Rigueur, respect des échéances, réactivité, flexibilité, disponibilité ;
- Compréhension du domaine administratif et logistique ;
- Maîtrise des outils informatiques, en particulier suite Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook…).
Qualités personnelles :
- Qualités relationnelles, communication ;
- Capacité à travailler en autonomie et en équipe ;
- Capacité à fournir un appui technique à des équipes opérationnelles ;
- Capacité à s’organiser et à hiérarchiser plusieurs tâches.
Conditions :
Contrat : CDD 12 mois, renouvelable
Lieu de travail : Niamey
Supérieur hiérarchique : Cheffe de mission
Liens fonctionnels : Réferent siége : Coodinateur Administratif et Financier
Encadrement d’équipe : Administrateur National ; Assistants logisticiens
Horaires : 40 heures hebdomadaires selon horaires en vigueur
Date de prise de poste souhaitée : Décembre 2020
Candidature :
Merci d’envoyer CV + lettre de motivation et références (3) en précisant en objet du mail Responsable Administratif et Financier – RHLOG003 à l’adresse mail : [email protected] ou sous pli fermé avec mention ” Responsable Administratif et Financier – RHLOG003 “ à déposer au bureau Solthis rue 81 – quartier Koara Kano – Porte 27 au plus tard le 04 Décembre 2020 à 12h00.
Toute candidature déposée après ce délai ne sera pas prise en compte.
Solthis applique une politique de non-discrimination à l’embauche fondée uniquement sur les compétences, le niveau d’expérience et le savoir-être de ses candidats et ne fonde en aucun cas ses critères de sélection sur des notions telles que le genre, l’âge, la nationalité, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, l’appartenance religieuse ou encore l’état de santé (pathologie et/ou handicap). Nous vous encourageons donc toutes et tous à proposer votre candidature
Solthis se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.