IRC recrute un Gestionnaire principal des subventions (H/F), Tanzanie

Descriptif du poste

L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés contraints de fuir la guerre ou une catastrophe. À l’œuvre aujourd’hui dans plus de 40 pays et 22 villes américaines, nous redonnons sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre. L’IRC ouvre la voie du mal au foyer.

Depuis plus d’un demi-siècle, la Tanzanie est un pays d’asile, accueillant l’une des plus grandes populations de réfugiés d’Afrique. Actuellement, le pays accueille environ 247 000 réfugiés burundais et congolais, dont beaucoup sont arrivés en 2015 alors que la crise au Burundi s’aggravait. À ce jour, les réfugiés continuent de coexister avec les communautés d’accueil dans la région de Kigoma, exprimant de multiples raisons et besoins. Dans ce contexte, l’IRC fournit une protection et une assistance de base dans les domaines de la sécurité (qui comprend la protection et l’État de droit, la protection et l’autonomisation des femmes et la protection de l’enfance), de la santé (santé mentale et services de soutien psychosocial et santé reproductive) et de l’éducation.

But/objectif du poste :

Le gestionnaire principal des subventions (SGM) est chargé de soutenir la gestion du portefeuille de subventions de l’IRC en Tanzanie. Ce poste est essentiel pour gérer le portefeuille de subventions tout au long du cycle du projet et pour garantir le respect des exigences des donateurs et de l’IRC ainsi que des efforts de développement commercial. Le SGM relève directement du(des) coordinateur(s) des subventions et assurera une supervision immédiate des agents de subventions basés sur le terrain. Le poste est basé dans les bureaux de Dar es Salam et de Kasulu avec des déplacements périodiques vers d’autres bureaux extérieurs et sites de projets de l’IRC, selon les besoins. Les SGM travailleront en étroite collaboration avec le personnel du programme, les finances et les opérations sur la conformité, les réglementations des donateurs, les rapports et le développement commercial. Il / elle assurera également une liaison étroite avec l’unité de gestion du prix mondial de l’IRC pour atteindre les objectifs de performance organisationnelle en matière de gestion des subventions.

Principales responsabilités

Gestion et conformité des subventions

Superviser et gérer les processus de reporting des donateurs et internes, en garantissant que des rapports de haute qualité, bien rédigés et dans les délais sont soumis. Préparer et diffuser des modèles, coordonner les contributions, et réviser et modifier conformément aux attentes des donateurs et aux délais contractuels. Maintenir une collaboration étroite avec tous les départements concernés dans leur préparation.
Veiller à ce que les subventions de l’IRC en Tanzanie soient bien administrées et mises en œuvre conformément aux réglementations pertinentes des donateurs et aux procédures de l’IRC.
Assurer le déploiement fluide et le respect de la gestion du cycle de projet (PCM) de l’IRC en coordonnant la conception, la planification, l’ouverture, la mise en œuvre, la clôture et les réunions d’apprentissage du programme.
Soutenir la coordination et la facilitation des discussions entre le budget et le résultat réel (BVA) du pays afin de fournir des conseils de conformité spécifiques aux subventions et de relever les défis liés à la santé des subventions.
Aider le coordonnateur des subventions et les équipes du programme à fournir des réponses rapides aux demandes de subventions des donateurs et du siège.
Assurer la qualité de la gestion des informations liées aux subventions en supervisant la maintenance régulière des dossiers de subventions en ligne (OTIS et Box), les calendriers de reporting et la mise à jour de la documentation interne de l’IRC et des outils de l’Unité des subventions.
Soutenir le personnel du programme et du partenariat dans les révisions de subventions, les prolongations de coûts, les prolongations sans frais, les réalignements budgétaires et autres modifications, selon les besoins.
Agir en tant que point focal pour les règles et réglementations des donateurs et fournir un soutien à l’équipe du programme sur les questions liées à la conformité.
Identifiez les problèmes de conformité potentiels et signalez-les au coordonnateur des subventions, si nécessaire.

Conception de programmes et élaboration de propositions

Travailler avec le coordonnateur des subventions, les responsables techniques et les conseillers techniques, soutenir l’élaboration d’une conception complète du programme et élaborer des propositions de financement/notes conceptuelles, adaptées au contexte et alignées sur le plan d’action stratégique au niveau du pays.
Soutenir l’élaboration de notes conceptuelles et de propositions, en fournissant un soutien à la rédaction et à l’édition, selon les besoins.
Aider le coordonnateur des subventions dans la liaison et la communication entre les donateurs et le siège, sur demande.

Gestion des sous-subventions

Soutien dans les examens des subventions secondaires pour vérifier leur conformité aux règles et réglementations des donateurs
Fournir des commentaires et demander des éclaircissements sur les documents de subvention secondaire qui ont été soumis pour approbation.
Accompagnement dans la rédaction de conventions de partenariat
Prise en charge de la conservation des fichiers principaux appropriés et mis à jour sur les sous-subventions, à la fois sur papier et dans la boîte.
Soutenir la facilitation et superviser tous les rapports internes, externes et des sous-bénéficiaires avec les programmes et les finances, en garantissant des rapports de haute qualité, bien rédigés et opportuns répondant aux exigences des donateurs et de l’IRC.

Relations avec les donateurs et communication

Sur demande, assurer la liaison avec les donateurs concernant les subventions et la gestion des subventions, en particulier l’engagement des donateurs sur le terrain.
Entretenir d’excellentes relations en interne au sein d’IRC et avec tous les partenaires existants d’IRC et les autorités locales.
Conserver les dossiers des donateurs nécessaires sur les subventions, y compris une copie papier et une boîte.
Veiller à ce que les rapports réguliers pour le registraire des ONG soient complets, en partenariat avec la liaison externe.

Gestion des personnes et renforcement des capacités

Superviser directement le personnel des subventions sur le terrain, en renforçant leurs capacités et en soutenant leur développement professionnel.
Renforcer les capacités de gestion des subventions du personnel de terrain en assistant le coordonnateur des subventions dans les formations et en fournissant un soutien dans la rédaction de rapports, l’élaboration de propositions, la gestion budgétaire, les outils spécifiques à l’IRC et d’autres sujets si nécessaire.

Domaines de résultats clés

Conformité des donateurs et de l’IRC
Réunions opérationnelles des subventions efficaces
Gestion efficace des partenaires
Propositions de qualité (récits et budgets)
Rapports de qualité
Une bonne tenue des dossiers

Profil

Baccalauréat (maîtrise de préférence) en relations internationales ou dans un domaine connexe, ou expérience professionnelle pertinente. Maîtrise de l’anglais et du swahili, parlés et écrits.
Au moins trois ans d’expérience professionnelle dans un contexte humanitaire/de développement avec une expérience avérée sur le terrain en matière de gestion de subventions et de développement des affaires.
Expérience dans la conception de programmes et la rédaction de propositions (y compris les cadres logiques).
Bonne capacité d’élaboration du budget et compétences en gestion financière.
Connaissance préalable des réglementations des donateurs (BPRM, FCDO, GFFO, HCR, UNFPA, etc.)
Bon communicateur doté de solides compétences organisationnelles, de gestion du temps et d’analyse.
Capacité à assumer des responsabilités et à diriger des tâches de manière indépendante tout en étant un solide joueur d’équipe au sein de l’équipe des subventions.
Excellentes compétences en résolution de problèmes et expérience avérée pour gérer la pression et améliorer les processus de gestion des subventions.
Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques.
Forte capacité à encadrer et à renforcer les capacités du personnel.

Relations de travail clés :

Le poste relève de : Coordonnateur des subventions

Le poste supervise directement : agent des subventions

Environnement de travail

Niveau de sécurité jaune – La situation dans la majeure partie du pays est calme. Certaines parties de Kigoma sont confrontées à l’insécurité et au banditisme routier.

Diversité, inclusion et égalité des genres

IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur garantissant l’égalité des chances et étudions tous les candidats en fonction de leur mérite, sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l’origine nationale, à la religion, à l’identité de genre, à l’âge, à l’état civil, au statut d’ancien combattant ou au handicap. IRC s’engage également à réduire l’écart entre les sexes aux postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d’œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages de soutien.

Normes professionnelles

L’IRC et les travailleurs de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes décrits dans IRC Way – Standards for Professional Conduct. Ce sont l’intégrité, le service, la responsabilité et l’égalité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur le lieu de travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

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