Le programme Alimentaire Mondiale recrute un associé au support opérationnel, El Salvador / San Salvador
TERMINOS DE REFERENCIA
TERMINOS Y CONDICIONES:
Título: Asociada/o de Apoyo Operativo G-6
Área: Representación
Tipo de contrato: Termino Fijo (Fixed Term)
Grado: Servicios Generales nivel 6.
Duración del contrato: 1 año como periodo de prueba.
Lugar de destino: El Salvador/San Salvador.
SOBRE EL PMA:
El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas salva vidas en emergencias y cambia la vida de millones de personas alrededor del mundo. La misión del PMA es ayudar a alcanzar la meta del Hambre Cero para el año 2030. En El Salvador, se enfoca en hogares vulnerables a través de la protección social con amplio enfoque en nutrición, apoyo a pequeños productores en acceso a mercados, aumentar la resiliencia ante el cambio climático en poblaciones vulnerables y dar respuesta en situación de emergencias de lento y rápido desarrollo.
CONTEXTO ORGANIZATIVO:
La posición tiene sede en la oficina de país de El Salvador, brindando asistencia directa al director de país y al director adjunto, En este nivel, los titulares deben dar muestras de responsabilidad y espíritu de iniciativa para responder autónomamente a consultas complejas disponiendo solo de orientaciones de orden general. Además, se ocupan de llevar a cabo tareas de apoyo operativo especializadas, como la organización y coordinación del trabajo. Se requiere que hagan uso de buen criterio frente a los problemas imprevistos que puedan surgir a diario. Los titulares deben administrar recursos y orientar y/o coordinar a un equipo de funcionarios de apoyo.
FINALIDAD DEL PUESTO:
Coordinar y controlar una gama completa de servicios de apoyo operativo en relación con una esfera profesional específica, para velar por una prestación eficaz de los servicios.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:
- Proporcionar apoyo específico como asistente ejecutivo.
- Preparar y/o consolidar informes exhaustivos, documentación, correspondencia, notas de información, etc., y realizar investigaciones en su esfera de actividad.
- Recabar activamente retroinformación y utilizarla para mejorar los procesos y procedimientos operativos.
- Responder a consultas complejas en materia de apoyo operativo para dar solución oportuna y precisa a las consultas de los clientes.
- Supervisar el mantenimiento de los registros y las bases de datos para garantizar que la información esté organizada, sea de fácil acceso para el personal y se ajuste a todas las normas y reglamentos del caso.
- Revisar y examinar la correspondencia y la documentación, proporcionando retroinformación e introduciendo, cuando proceda, las modificaciones necesarias, para ayudar a que la producción de estos materiales se ajuste a las normas y plazos establecidos.
- Ayudar al personal directivo en la planificación, seguimiento y conciliación de los presupuestos, para velar por que los recursos financieros previstos se utilicen eficazmente.
- Estudiar mejoras en los procedimientos y prácticas y formular recomendaciones al respecto, para contribuir a la prestación efectiva de servicios de apoyo operativo.
- Prestar una gama completa de servicios de apoyo operativo complejos al personal para contribuir al funcionamiento eficaz de las operaciones institucionales.
- Proporcionar asesoramiento, apoyo y/o capacitación al personal de apoyo subalterno en la prestación de servicios de apoyo operativo, con el fin de promover su aprendizaje en la materia.
- Coordinar las tareas de los colegas subalternos para velar por que los servicios de apoyo se presten de forma coherente y se ajusten a las normas prescritas.
LAS CUATRO CAPACIDADES ORGANIZATIVAS FUNDAMENTALES:
| TEMA |
CAPACIDAD ESPECÍFICA |
DESCRIPCIÓN DEL COMPORTAMIENTO ESPERADO PARA EL NIVEL DE COMPETENCIA |
| Finalidad |
Comprender y comunicar los Objetivos Estratégicos |
Enseña al equipo la manera más eficaz para dar a conocer los Objetivos Estratégicos a los equipos y los asociados del PMA sobre el terreno. |
| Ser un motor de cambio positivo |
Pone en práctica nuevos métodos o herramientas para mejorar los procesos de trabajo y la productividad del equipo. |
| Hacer que el cometido del PMA sea fuente de inspiración para su equipo |
Enlaza las actividades y tareas del equipo con buenos resultados concretos obtenidos en las comunidades beneficiarias para mostrar el impacto positivo de la labor realizada. |
| Hacer que el cometido del PMA sea visible en la labor cotidiana |
Explica a sus compañeros de equipo cómo contribuye cada dependencia al cometido general del PMA. |
| Personas |
Buscar maneras de reforzar las competencias individuales |
Busca oportunidades de perfeccionamiento de las competencias, como módulos de capacitación o experiencias en el trabajo, para sí mismo/misma, sus colegas y sus subordinados directos. |
| Crear una cultura de inclusión |
Promueve actividades de consolidación del espíritu de equipo para favorecer la interrelación dentro de la propia dependencia. |
| Prestar orientación personalizada y facilitar retroinformación constructiva |
Pone en contacto a sus colegas menos experimentados con instructores dentro del propio equipo. |
| Crear y fomentar un espíritu voluntarioso |
Prevé de forma proactiva los posibles retos y elabora planes de mitigación para asegurarse de que el equipo alcance los objetivos y metas establecidos. |
| Desempeño
|
Alentar la innovación y las soluciones creativas |
Busca oportunidades de ser creativo/creativa en su propio trabajo y de ayudar a los otros miembros del equipo a ser más innovadores y esmerados en sus respectivas tareas y esferas de trabajo. |
| Centrarse en la obtención de resultados |
Hace un seguimiento de los resultados del equipo y facilita retroinformación para asegurarse de que los resultados previstos se alcancen de manera sistemática y precisa. |
| Adoptar compromisos y respetarlos |
Imparte orientaciones precisas al equipo sobre las responsabilidades y tareas esperadas, a la vez que mantiene el propio compromiso con el equipo. |
| Ser resolutivo |
Da ejemplo e imparte orientación a los miembros del equipo menos experimentados sobre cuándo remitir cuestiones a las instancias superiores al enfrentarse a problemas difíciles en el lugar de trabajo o sobre el terreno. |
| Asociaciones |
Conectar y hacer trabajar juntas a las dependencias del PMA |
Facilita la asociación con otras dependencias del PMA para realizar misiones sobre el terreno. |
| Establecer asociaciones sólidas con actores externos |
Da ejemplo y orienta al equipo sobre cómo fomentar las relaciones con asociados externos. |
| Demostrar flexibilidad y capacidad de adaptación a nivel político |
Explica con claridad a sus compañeros o subordinados directos la importancia de contribuir a otros equipos del PMA y a las asociaciones con otros organismos para alcanzar las metas y los objetivos del Programa. |
| Explicar con claridad el valor que aporta el PMA a las asociaciones |
Organiza, supervisa y prioriza sus propias actividades y las de su equipo para asegurarse de que se atiendan las necesidades de los asociados internos y externos. |
CUALIFICACIONES Y EXPERIENCIA ESTÁNDAR MÍNIMAS:
Formación: Con certificación de estudios mínimos a nivel de tercer año de educación universitaria en las siguientes carreras: Relaciones Públicas, Comunicaciones, Administración o afines.
Experiencia: Seis años como mínimo – comprobables – de experiencia profesional con responsabilidades de asistencia ejecutiva bilingüe (inglés/español) a líderes de organizaciones públicas, privadas u organismos internacionales. Adicionalmente con experiencia paralela de apoyo operativo en áreas críticas de la organización para el desarrollo exitoso del logro de los objetivos de la institución.
Conocimientos y competencias:
- Conocimientos especializados en la aplicación de procesos operativos, métodos prácticos de apoyo operativo y procedimientos y sistemas utilizados en la esfera de actividad correspondiente, adquiridos mediante capacitación técnica y experiencia laboral.
- Buenas dotes de comunicación para prestar servicios de apoyo operativo especializados a una amplia gama de personas.
- Aptitud para analizar e interpretar datos financieros y para hacer el seguimiento de los presupuestos.
- Capacidad para determinar proactivamente esferas de mejora en el diseño y la prestación de servicios especializados, y para formular recomendaciones al respecto.
- Aptitud para entablar relaciones con una gran variedad de personas que desempeñan diversas funciones.
- Experiencia en coordinar el trabajo de otras personas y en capacitar y prestar apoyo a terceros; apoyando con iniciativa el alcance oportuno de los objetivos bajo el cumplimiento de las normativas de la organización.
- Excelente redacción en idioma inglés y español.
- Capacidad para mantener la confidencialidad.
Idiomas
- Dominio verbal, escucha, escritura y redacción de idioma español
- Dominio verbal, escucha, escritura y redacción de idioma inglés
El Programa Mundial de Alimentos estimula la candidatura de mujeres para esta vacante.
El PMA tiene tolerancia cero con la discriminación y no discrimina por motivos de VIH / SIDA.
Ultima fecha de aplicación: 23 de febrero de 2021
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