Le Programme Alimentaire Mondial recrute un assistant administratif (Réservation-Voyage) SSA5, UNHAS, Ouagadougou, Burkina Faso

WFP seeks candidates of the highest integrity and professionalism who share our humanitarian principles.

Selection of staff is made on a competitive basis, and we are committed to promoting diversity and gender balance.

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

Contexte organisationnel :

Ces emplois se trouvent dans les bureaux des pays (COs), les Bureaux régionaux (RBs) et le Siège (HQ). Les titulaires de postes relèvent d’un responsable d’unité, d’un chef d’administration ou d’une personne désignée.

À ce niveau, on s’attend à ce que les titulaires de poste assument la responsabilité de l’achèvement d’une gamme de processus et d’activités nécessitant une certaine interprétation des directives / pratiques standard. Les titulaires d’emplois sont en mesure de recommander un plan d’action au personnel à divers niveaux et peuvent allouer des tâches à d’autres employés de soutien.

Description du poste :

Encourager la prestation et le maintien efficaces de pratiques administratives de qualité orientées vers le client et axées sur l’optimisation des ressources.

Responsabilités clés (non exhaustives) :

• Recevoir les demandes de réservation des agences UN et ONG, les analyser les traiter et les faire approuver ;
• Aider les utilisateurs à la mise en application des procédures d’usage de vols UNHAS-BURKINA (SOAP) ;
• Communiquer de manière permanente avec les utilisateurs concernant toutes modifications liées aux vols UNHAS (Report/Retard/Annulation/Changement de Programme de vols) ;
• Contrôler la conformité des demandes de réservation insérer dans le logiciel Take Flight par rapport au programme et aux destinations de vols ;
• Faire le réglage des vols par rapport à la charge offerte de chaque station ;
• Prêter attention à la charge offerte au départ de certaines destinations, et faire le point avec l’équipe de la planification ;
• Vérifier les noms des passagers pris en compte sur les manifestes des vols du lendemain avec ceux des Staff List respectives des Organisations; Faire le nettoyage des vols après leur clôture ;
• Superviser le classement des demandes de réservation et tous documents liés à la gestion des Réservation (Formulaire Focal Points/Staff List: Base de Données des Utilisateurs) ;
• Faire le Tracking des avions par Radio Flight following et sur écran (Indigo Track) ;
• Faire le suivi de la réactualisation des dossiers d’enregistrement (Focal Point/ Staff List) par les Organisations ;
• Faire le suivi pour la Création dans Takefile des nouvelles organisations approuvées par UNOCHA et par le CATO ainsi pour leur ID Customer.

Fonctions additionnelles spécifiques : Cette section est facultative pour décrire les responsabilités et les connaissances supplémentaires requises pour le poste en question

4P capacités principales d’organisation :

Mission :

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP ;
• Être une force pour un changement positif : Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l’équipe au superviseur ;
• Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe : Explique l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers ;
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l’unité serviront à la mission du PAM.

Equipe :

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités ;
• Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons ;
• Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert comme un coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail ;
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance     :

• Encourager l’innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d’être systématiquement plus efficaces et précis dans les ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues ;
• Se concentrer sur l’obtention de résultats : Se concentre sur l’obtention de résultats et suit les tendances des taux d’achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d’efficacité ;
• Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements ;
• Être décisif : Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain.

Partenariat :

• Connecter et partager entre les unités du PAM : Suggère des possibilités de partenariat avec d’autres unités au superviseur.
• Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
• Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires : Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

 

Capacités fonctionnelles :

Nom de la capacité	Description du comportement attendu pour le niveau de compétence
Services de soutien aux entreprises et rapports	Présente la capacité de transcrire les plans d’affaires en actions claires pour les membres de l’équipe pour appuyer la mise en œuvre du programme. Collecte et rapporte des données pour tirer des enseignements fondés sur des faits.
Contrôles internes et gestion des risques	Démontre des connaissances de base sur les contrôles internes, la gestion des risques et les mécanismes de surveillance et leur applicabilité aux activités critiques du client immédiat.
Gestion des ressources	Surveille les tendances en matière de dotation et d’utilisation des ressources pour anticiper et accroître les problèmes potentiels pour les responsables de programmes et les clients clés.
Connaissances spécialisées dans les services administratifs	Démontre une connaissance approfondie ou spécialisée des meilleures pratiques, techniques et processus de l’administration, et une bonne compréhension des normes, des processus et des infrastructures du PAM dans le domaine de responsabilité; Applique ceci pour assurer la prestation de services administratifs efficaces et efficaces.

 

Qualifications minimales standard :

Langue : Service général (Siège): Maîtrise (niveau C) en langue anglaise. La compétence (niveau C) ou les connaissances intermédiaires (niveau B) d’une autre langue officielle peut être requise en fonction de l’emplacement du poste ou du domaine de responsabilité.

Bonne connaissance (parlé et écrit) du Français. Pouvoir parler, lire et écrire en anglais

Qualifications requises pour l’entrée dans ce rôle :

• A démontré sa capacité à exécuter toutes les activités administratives de routine en accord avec les normes d’exploitation du PAM au jour le jour ;
• A soutenu l’élaboration de conseils ad hoc pour les nouveaux membres du personnel ;
• Au moins 3 ans d’expérience dans le domaine de l’aviation ou dans une compagnie de voyage.

Date limite d’application 08 septembre 2020.

Female applicants and qualified applicants from developing countries are especially encouraged to apply

WFP has zero tolerance for discrimination and does not discriminate on the basis of HIV/AIDS status.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.