Avis de recrutement d’un chef de service – comptes créditeurs H/F, Winnipeg, Manitoba, Canada
Description
Appartenir à Air Canada, c’est appartenir à un symbole canadien, Air Canada récemment élue meilleur transporteur aérien en Amérique du Nord. Faites décoller votre carrière en vous joignant à notre équipe novatrice et diversifiée à l’avant-garde du transport aérien de passagers.
Relevant du vice-président – Finances et Contrôleur, le chef de service – Comptes créditeurs est responsable de la tenue à jour, de l’exploitation continue et de l’administration de toutes les fonctions de paiement centralisées d’Air Canada, dont le système de gestion des factures Ariba et le module d’achat et de facturation du portail libre-service, ainsi que l’application des Comptes créditeurs PeopleSoft.
Responsabilités
Généralités
- Établir et analyser les statistiques des Comptes créditeurs pour élaborer des normes et des plans de travail, fixer les attentes à l’égard du personnel, et procéder à une évaluation continue du rendement du personnel.
- Donner des conseils à ses subordonnés et les former. Ils comprennent : trois agents intermédiaires – Finances, un agent principal intermédiaire – Finances, un agent principal – Finances et un chef du Carburant et des Redevances d’utilisation.
- Assurer la liaison avec le service de la Fiscalité, les Relations clientèle, l’équipe des Réclamations bagages, les Services de remboursement, l’équipe de l’Approvisionnement, la Trésorerie et d’autres services, pour assurer le respect du paiement et du traitement des factures.
- Assumer la responsabilité des processus d’affaires pour le traitement des factures et des paiements. Préparer et tenir à jour de la documentation du processus de facturation et de paiement et des procédures et contrôles des Comptes créditeurs.
- Assurer la maintenance et la gestion des processus de contrôle interne liés aux Comptes créditeurs (p. ex., tenir à jour les documents de contrôle interne, et signaler et traiter tous les problèmes de contrôle interne).
- Assurer la direction stratégique des projets d’approvisionnement et de paiement, qui permettent à la Société d’améliorer les processus de paiement et la rentabilité et de mettre à profit les technologies numériques. Soutenir la mise en œuvre des projets.
- Établir des relations fructueuses avec les chefs d’unités d’entreprise et les fournisseurs d’Air Canada, et agir à titre de conseiller de confiance pour les questions liées aux paiements de la Société.
- Examiner et approuver les écritures de journal et les explications relatives aux comptes du personnel.
- Fournir des renseignements, du soutien et de l’aide pour tester les systèmes de paiement d’Air Canada, dont l’application de gestion des Comptes créditeurs PeopleSoft et le système Ariba.
- Élaborer des procédures et des documents pour les bureaux internationaux qui effectuent des paiements. S’assurer que ces procédures sont suivies et fournir un soutien, au besoin.
- Donner des instructions au fournisseur tiers d’Air Canada pour la saisie de données (Conduent) et assurer un haut degré de précision, tout en optimisant la productivité.
- Collaborer avec l’Association du transport aérien international (IATA) pour élaborer une stratégie et mettre en place le SAI (Simplified Airline Invoicing) de l’IATA à l’échelle du réseau. Servir de point de contact pour la plateforme de règlement intertransporteurs simplifié (SIS) de l’IATA.
- Veiller à ce que les clients internes reçoivent des données complètes et claires des systèmes Ariba et PeopleSoft qui leur permettent d’effectuer des analyses et de prendre des décisions d’ordre opérationnel appropriées pour Air Canada.
- Administrateur – Cartes d’achat : Planifier, tenir à jour et rapprocher les dossiers des cartes de crédit virtuelles. Collaborer avec l’Approvisionnement stratégique pour proposer et promouvoir des améliorations à apporter au programme, ainsi que des applications possibles. Collaborer avec l’Approvisionnement stratégique et la TI pour mettre à jour et maintenir les données maîtresses liées aux cartes d’achat dans PeopleSoft.
- Superviser le processus d’activation des comptes des fournisseurs dans PeopleSoft et travailler avec l’Approvisionnement stratégique pour l’activation du réseau Ariba. Superviser les mises à jour des conditions de paiement selon les modifications de contrat ou les négociations.
Gestion du changement
- Gestion des demandes de changement : Repérer les demandes de changement et établir leur ordre de priorité pour les systèmes de gestion des factures Ariba et des comptes créditeurs PeopleSoft. S’assurer que les demandes de modification sont communiquées clairement en décrivant les justifications financières, les estimations de coûts, les avantages, etc. Veiller à ce que toutes les exigences commerciales et les échéances soient bien comprises. Travailler en collaboration avec l’équipe de soutien d’Ariba, le Soutien TI d’Air Canada et CGI (l’équipe de soutien de PeopleSoft) pour s’assurer que les solutions apportent les avantages escomptés.
- Système de gestion des factures Ariba : Administrer les mises à niveau et les nouvelles versions, planifier les essais, réaliser des essais d’acceptation par l’utilisateur, et s’assurer que des procédures documentées et des mécanismes de formation sont en place.
- Assurer la liaison et l’intégration entre la gestion des factures et les autres modules du système Ariba (conformité des contrats, module SLP, module d’achat et de facturation).
- Aider les utilisateurs, à l’échelle du réseau, à bien comprendre les changements qui les concernent, tout en s’assurant que les préoccupations et les besoins propres à leur pays en matière de vérification sont pris en compte.
- Demander d’effectuer des mises à jour et d’apporter des améliorations au portail libre-service au fur et à mesure que les procédures évoluent.
Gestion des incidents
- Agir à titre de responsable du système de facturation Ariba. Mettre à l’essai les nouvelles versions en assurer la gestion pour améliorer de façon continue le système de facturation Ariba afin de soutenir les objectifs commerciaux.
- Administration fonctionnelle du système : trier les incidents et les demandes et les diriger vers Ariba ou un fournisseur tiers (CGI) d’Air Canada, ou les deux, selon la nature critique de l’incident. Le chef de service – Comptes créditeurs agira à titre de personne-ressource en cas d’incident, autorisera une solution de rechange acceptable, ou acceptera et fermera le dossier.
- Assurer la liaison avec l’équipe d’Ariba et fournir du soutien au groupe des Comptes créditeurs. Agir à titre de personne-ressource afin de favoriser une communication claire et d’assurer le contrôle de la qualité et de la conformité du niveau de service.
- S’assurer que des pratiques de recours hiérarchique et de gestion des problèmes sont en place pour traiter les livrables au quotidien.
Carburant et redevances d’utilisation
- Aider le chef du Carburant et des Redevances d’utilisation à élaborer des normes et des plans de travail.
- Examiner et approuver les écritures de journal liées au carburant et les explications relatives aux comptes du personnel.
- Évaluer les procédures, cerner les améliorations et les gains d’efficacité possibles, et rédiger des documents.
Même si toutes les mesures sont prises pour communiquer avec les bureaux internationaux durant les heures normales de travail, le chef de service – Comptes créditeurs pourrait devoir répondre occasionnellement en dehors des heures normales, ou faire du télétravail pour gérer les différences de fuseaux horaires.
Qualifications
- Diplôme universitaire, attestation liée aux comptes créditeurs ou expérience équivalente ;
- Excellentes habiletés pour les relations interpersonnelles et capacité à travailler efficacement en équipe ;
- Solides habiletés pour la communication orale et écrite, notamment avec la direction, les employés et les clients à tous les échelons ;
- Compétences avérées en gestion, en leadership et en constitution d’une équipe ;
- Volonté d’apprendre, de documenter et de soutenir les systèmes PeopleSoft, Ariba, ainsi que divers systèmes et interfaces connexes ;
- Excellente capacité d’analyse et de résolution de problèmes ;
- Aptitude à travailler sous pression et à exécuter plusieurs tâches simultanément en faisant preuve d’un sens aigu des priorités ;
- Grand sens des responsabilités et de l’initiative, souplesse et habileté avérées à gérer la charge de travail et à obtenir des résultats ;
- Aptitudes techniques éprouvées et bonne connaissance des environnements techniques ;
- Esprit entreprenant et autonomie ;
- Maîtrise des applications Office de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint) ;
- Titre professionnel comptable (CPA), cours d’introduction à la comptabilité et de comptabilité intermédiaire 1 et 2, un atout.
Exigences Linguistiques
- À compétences égales, la préférence sera accordée aux candidats bilingues.
Diversité et inclusion
Air Canada est résolument engagée en faveur de la diversité et de l’inclusion et vise à créer un milieu de travail sain, accessible et gratifiant qui met en valeur la contribution unique de nos employés au succès de notre entreprise.
En tant qu’employeur qui garantit l’égalité d’accès à l’emploi, nous encourageons les candidatures les plus diverses afin de pouvoir nous doter d’un effectif varié et représentatif de nos clients et des communautés où nous vivons et offrons nos services.
Air Canada remercie tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.