Avis de recrutement : HIAS recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) en Colombie.

 

 

 

 

 

El/La Asistente en Logística es el/la responsable garantizar los procesos logísticos de la oficina de Ipiales para garantizar la implementación de los proyectos en curso, de acuerdo con requerimientos de HIAS y/o Donantes con calidad y oportunidad, basándose en lineamientos y procedimientos organizacionales. Apoya directamente al Especialista de Proyecto asignado a la oficina.

FUNCIONES PRINCIPALES:

  • Apoyar en el control y gestión de los procesos logísticos dentro de la operación de distintos programas.
  • Gestionar la logística para la atención a beneficiarios, actividades y eventos requeridos por el área de programas de HIAS.
  • Garantizar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el manual de procesos para la adquisición de bienes y servicios.
  • Mantener la base de datos de proveedores actualizada.
  • Mantener actualizado el inventario de equipos, muebles y enseres correspondientes a la oficina en la que se encuentra asignado/a.
  • Mantener actualizado el inventario de materiales, suministros de cafetería y papelería correspondientes a la oficina en la que se encuentra asignado/a.
  • Garantizar el adecuado proceso de entrega de materiales programáticos a los equipos del área de programas HIAS.
  • Efectuar el proceso de recepción, verificación y entrega de todos los procesos de compra.
  • Coordinar las reparaciones de mantenimiento de la oficina en la que se encuentra asignado/a.
  • Administrar la correspondencia y archivo.
  • Administrar la Caja Menor como suplente en caso de ser delegado y de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual de Políticas y Procedimientos para la Caja Menor.

QUALIFICATIONS & REQUIREMENTS:

Educación:

Formación tecnológica o profesional en ciencias contables y/o administrativas.

Experiencia:

  • Experiencia comprobada en cargos de logística, compras y administración mínima de 1 año;
  • Manejo de programas de Microsoft Office. Con énfasis en Excel;
  • Conocimiento y experiencia para garantizar el cumplimiento documentación legal de los proveedores pertinentes a la legislación colombiana;
  • Experiencia en trabajo con Organizaciones no Gubernamentales y con proyectos financiados por donantes internacionales. (Deseable);
  • Tiempo de experiencia en ONG nacionales o internacionales: 1 año. (Deseable).

Habilidades:

  • Alineación con los valores de la organización: Acogimiento, Justicia, Empatía, Compañerismo, Coraje y Resiliencia;
  • Facilidad de relacionamiento interpersonal;
  • Capacidad organizativa;
  • Capacidad para resolver situaciones cotidianas;
  • Capacidad para trabajar en equipo y adaptación a cambios;
  • Capacidad para múltiples tareas, enfoque de resultados, cumplimiento de metas en tiempo y priorización de entregables bajo presión;
  • Capacidad de innovación y adaptabilidad;
  • Manejo óptimo de programas Microsoft Office.

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