Expertise France recherche un Assistant de projet GOGIN à Abidjan en Cote d’Ivoire.

Expertise France recherche un Assistant de projet GOGIN à Abidjan en Cote d’Ivoire.

 

 

 

 

L’Assistant(e) de projet, basé(e) dans les bureaux d’Expertise France à Abidjan, contribue à l’organisation et à la mise en œuvre des activités du projet GOGIN II aux côtés des équipes projet, en lien étroit avec la cellule d’appui mutualisée (CAM). Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du coordinateur de projet, il/elle appuie l’équipe basée à Abidjan dans la gestion logistique du projet.

Les activités du projet GOGIN II concernent essentiellement l’organisation de formations, de réunions régionales, ou de missions de terrain. Les activités sont réalisées en distanciel et en présentiel dans les pays du Golfe de Guinée (du Sénégal à l’Angola). Le nombre de partenaires nécessite une organisation rigoureuse de la logistique pour les missions terrain (contact avec les experts, les administrations bénéficiaires, les prestataires de service, les agences de voyage, etc.). Le grand nombre d’activités organisées exige de grandes capacités d’anticipation, de réaction et de proactivité, ainsi qu’un excellent sens relationnel.

L’assistant de projet sera en particulier responsable des taches suivantes:

                    Gestion logistique des activités :

EN COORDINATION AVEC LA CAM, L’EQUIPE GOGIN II ET LES PARTENAIRES LOCAUX

• Participer à la définition des aspects logistiques des formations à organiser sur le terrain (19 pays du Golfe de Guinée);
• Collaborer avec le pôle logistique de la CAM dans la sélection et la réservation des plans de vols en application des règles internes d’Expertise France ;
• Anticiper les démarches nécessaires à tout déplacement international (demandes de visa, besoins sanitaires, procédures de sureté, demandes de rendez-vous, ordres de mission…)
• Accompagner les missionnaires durant la préparation et le déroulé de leur mission ;
• Collaborer avec le pôle logistique de la CAM pour l’organisation des missions et événements du projet :
• Identification, négociations et suivi des prestations locales sur le lieu des missions et évènements (traiteur, interprète, hôtel, transport, etc.)
• Assurer l’envoi des invitations et établir les listes de participants ; Assurer la préparation des formulaires de participation et des attestations de formation ;
• Collaborer avec le pôle juridique de la CAM pour l’élaboration de contrats d’expertise ou d’achat ;
• Préparer et suivre les demandes de notes de frais des missionnaires
• Collecter les pièces justificatives pour archivage et audit (factures / cartes d’embarquement /Listes de présence signées….)
• Collaborer avec le pôle communication de la CAM pour l’achat de produits de visibilité d’après les besoins exprimés par le chargé de communication (brochures, papeterie, goodies…)

Tâches administratives (en lien avec la CAM)

• Contribuer à la planification, l’optimisation et le suivi des coûts des activités ;
• Contribuer à la préparation des audits, en coordination avec l’équipe finances ;
• Apporter un appui administratif à l’organisation générale du projet organisation de réunions, par exemple via la rédaction et la mise en forme de courriers, la rédaction de compte rendu de réunion, la préparation d’agendas ;
• Assurer l’archivage des documents projet et des pièces justificatives aux formats papiers et numériques.

Qualifications :

• Diplôme en administration, logistique, évènementiel, tourisme ou gestion de projet ;
• Expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire ;
• Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word exigée ;
• Maîtrise des fondamentaux de la gestion de projet et de l’organisation événementielle est un atout ;
• Expérience de travail sur des projets de coopération financés par l’UE également un atout.

Aptitudes

• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Capacités d’anticipation et proactivité ;
• Capacitiés d’adaptation et réactivité ;
• Bonne gestion du stress;
• Habilité à travailler en autonomie sur plusieurs tâches à la fois ;
• Capacité de communication et de travail en équipe ;
• Maîtrise du français et de l’anglais (écrit et oral).
• La connaissance du Portugais ou de l’espagnol est un atout

Informations complémentaires