Il/elle assure un appui administratif, juridique, assure le classement et archivage des documents du pôle juridique.
Il/elle appuie la responsable juridique dans l’organisation et la mise en place des activités, dans la gestion administrative du pôle et les missions en lien avec la CAM (Cellule d’Appui Mutualisée) ainsi que la direction pays d’Expertise France.
Les missions sont mises en œuvre sous la supervision de la responsable juridique de la CAM, conformément à la réglementation applicable et aux règles internes d’Expertise.
Appui à la planification de la passation des contrats et appui à l’expression de besoin :
• Elaboration du plan de passation de contrats (PPC) pour la Cellule d’Appui Mutualisée ;
• Elaboration et tenu des tableaux de suivi contractuel par Projet et pour la Cellule d’Appui Mutualisée.
Appui administratif au pôle juridique :
• Elaboration et tenue des tableaux de suivi financier pour les accords-cadres conclus par la Cellule d’Appui Mutualisée ;
• Participe aux réunions impliquant le Pôle juridique et nécessitant la rédaction de comptes-rendus.
Appui à la conduite des procédures de passation :
• Appui à la préparation des documents constituant le dossier de consultation pour les achats strictement inférieurs à 40 000 euros HT, et selon le profil, supérieurs à ce seuil ;
• Appui à la mise en œuvre de la procédure de passation y compris appui à la gestion de la dématérialisation de la procédure pour tout achat inférieur à 40 000 euros HT, et selon le profil, supérieurs à ce seuil ;
• Appui au traitement et à la modifications des consultations dématérialisées en lien avec le DAJ ;
• Appui à l’organisation des sessions négociations et d’évaluation en lien avec les Projets ;
• Appui à la mise au point des grilles d’analyse, à la rédaction des PV d’attribution et de l’ensemble des pièces relavant de la procédure de passation ;
• Appui à la vérification de la conformité des soumissionnaires ainsi qu’aux procédures internes de Due Diligences.
Classement et archivage :
• Met en œuvre le classement et l’archivage des pièces contractuelles en application des procédures internes en la matière ;
• Met à disposition, dans le cadre d’audits de procédure, l’ensemble des documents exigés par l’auditeur, en lien avec le chargé de contrat.
Relation fournisseurs et environnement achat (en lien avec le responsable juridique de la CAM)
• Participe au suivi des relations avec les fournisseurs ;
• Rédige les bons de commande à destination des divers prestataires/fournisseurs de la CAM et des Projets ;
(La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.)
Comme déjà dans d’autres Pays, Expertise France a mis en place en RCI une Cellule d’Appui Mutualisé (CAM).
La CAM est en charge de tous les services supports typiques (RH, Finance, Achats, Logistique, Communication, etc.).
Elle est coordonnée par un Coordinateur des Fonctions Transverses (CFT).
Cette fiche de poste s’inscrit dans ce cadre et cette équipe.
Au sein de la Cellule d’Appui Mutualisé (CAM), et sous la responsabilité de la Responsable Juridique, l’assistant juridique (H/F) appuie les chargés des contrats dans l’exécution de leurs tâches quotidiennes, et apporte autant que de besoin son expertise juridique au pôle juridique.
En lien fonctionnel avec le Département des Affaires Juridiques (DAJ), elle/Il appuie l’équipe juridique dans la gestion des activités de contractualisation de la CAM et des projets de coopération de son portefeuille, dans le respect de la règlementation applicable et des règles internes d’Expertise France en matière de marchés publics et de subventions.
Formation :
- Formation supérieure en droit, en gestion administrative, en sciences de gestion ou en économie
- Maîtrise de la réglementation relative à l’achat public, aux contrats de marchés publics
Compétences générales attendues :
- Expérience en matière de contractualisation d’achat public (fournitures, services et travaux)
- Expérience en matière de subvention,/ de contractualisation et de reporting financier auprès d’un bailleur de fonds (Union Européenne) dans le domaine de la réglementation française et/ou internationale étant un plus
- La connaissance des règles applicables aux opérations de travaux sous maîtrise d’ouvrage publique est un plus
- Capacité à travailler en réseau et dans un contexte exigeant
Aptitudes/ Savoir être :
- Forte capacité d’autonomie, d’indépendance d’esprit et d’impartialité ;
- Qualités relationnelles, de travail en équipe ;
- Parfaite maîtrise des outils bureautiques
- Organisé(e), rigoureux(se) et méthodique
- Excellentes qualités rédactionnelles et de synthèse
- Excellente expression écrite et orale en français ; l’anglais étant un plus.
- Réactivité et disponibilité
- Discrétion.