Avis de recrutement : UNICEF recherche un Assistant aux Opérations à Abidjan – Côte d’Ivoire.
Sous la supervision et la direction du représentant adjoint des opérations, l’adjoint aux opérations exécute diverses tâches de bureau relativement complexes liées à l’administration du bureau.
Fonctions clés, responsabilités et tâches/tâches connexes
- Recherche des dossiers et des dossiers de bureau relatifs à une variété de sujets à des fins d’information et de référence. Sélectionne des informations et des dossiers dans un format spécifié, ou sur la base d’instructions générales à utiliser par des tiers pour préparer des rapports, de la correspondance, des documents techniques, des plans de projet ou de programme et des documents de référence généraux.
- Fournit des conseils et assiste les membres du personnel et les personnes à leur charge en traitant les demandes de visas, de cartes d’identité, de permis de conduire et d’autres documents nécessaires relatifs au personnel, conformément aux exigences de l’ONU et du pays du lieu d’affectation.
- Recueille des informations sur les conditions de vie locales et fournit une assistance administrative pour les enquêtes sur le coût de la vie.
- Rédiger de la correspondance, des télégrammes, des notes de service et des rapports via des instructions orales, des correspondances antérieures ou d’autres sources d’informations disponibles, conformément aux procédures de bureau standard.
- Classifie et code le matériel relatif à un certain nombre de domaines et tient des dossiers de bureau généraux ou fournit des conseils au commis au registre dans l’accomplissement de cette tâche.
- Organise les réunions, tant internes qu’externes, certaines impliquant des hauts fonctionnaires, et rédige des procès-verbaux et/ou des notes lors des réunions. Tient à jour, met à jour et transmet les registres d’inventaire des équipements non consomptibles.
- Effectuer les réservations de voyages et d’hôtels, préparer les commandes de voyage et rassembler les informations pertinentes au but du voyage.
- Conseille et prend les dispositions nécessaires pour l’expédition et la réception des fournitures et équipements de bureau et de projet, ainsi que des effets personnels, y compris le dédouanement.
Impact des résultats
La portée des résultats clés s’étend au-delà des petites équipes discrètes pour avoir un impact sur les services de support de structures organisationnelles plus grandes et plus complexes. Il/elle soutient le superviseur dans la compilation et la coordination des produits de travail, en s’assurant que les délais sont respectés et que les règles et procédures établies sont suivies. Le travail est standardisé ; Pourtant, le titulaire doit appliquer une bonne connaissance des lignes directrices pour soutenir opérationnellement la division/le bureau. Les indicateurs de performance clés vont au-delà de la rapidité et de l’exactitude du travail pour inclure la planification et l’organisation du travail de l’équipe.
Pour vous qualifier en tant que défenseur de chaque enfant, vous devrez…
* Un master dans un domaine pertinent combiné à 0 année supplémentaire d’expérience professionnelle peut être accepté à la place d’un diplôme secondaire (BAC).
- Un minimum de 5 expériences professionnelles pertinentes dans le domaine administratif ou de bureau est requis.
- Une expérience professionnelle dans un pays en développement et/ou une connaissance des situations d’urgence est considérée comme un atout.
- La maîtrise du français est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU (anglais, arabe, chinois, espagnol ou russe) ou d’une langue locale est un atout.
Date de clôture : 24 octobre 2023