La Banque Africaine de développement recrute un(e) Secrétaire, SNAC basé à Abidjan en Cote d’Ivoire.
Le poste d’assistant d’équipe qui relève des services généraux d’appui qui fournit un soutien administratif au secrétariat et au comité , consiste à assister le secrétaire exécutif du comité dans la gestion des dossiers d’appel, l’organisation des sessions orales et d’audience.
FONCTIONS CLÉS :
Sous la supervision générale du Secrétaire exécutif du Comité des griefs du personnel , l’assistant d’équipe effectue les tâches suivantes :
Fournir une assistance préliminaire aux membres du personnel souhaitant déposer une demande ou recherchant des informations et des documents liés à la procédure d’examen par les pairs.
- Fournir l’assistance nécessaire aux membres du personnel en leur fournissant les documents pertinents, les formulaires, les instructions présidentielles, le Règlement intérieur du Comité, le Règlement du personnel de la Banque et toutes les procédures prescrites ;
- Mettre à la disposition du Personnel les différents formulaires et options pour déposer une Demande ;
- Diriger les candidats potentiels vers le secrétaire exécutif du comité pour toute orientation juridique.
Gérer les dossiers du Requérant et la Procédure écrite
- Recevoir et contrôler les dossiers soumis par les Requérants et le Défendeur. Vérifier la conformité (date, délais, format) de tous les documents soumis au Comité ;
- Transmettre toutes les procédures écrites (échanges) entre les parties, les membres du Comité et s’assurer que les délais sont strictement respectés ;
- Transmettre systématiquement tout le document au service de traduction et en faire le suivi;
- Rédiger dans les deux langues officielles de la Banque, la notification, le mémorandum, l’invitation, etc. et le soumettre au Secrétaire exécutif pour signature ;
- Mettre à jour le dossier physique et électronique confidentiel des dossiers contenant toutes les procédures, les adresses des requérants et les dossiers de leurs avocats ;
- S’assurer que toutes les entrées sont classées et correspondent (fichiers physiques et électroniques) ;
- Assurer la reproduction et l’envoi des écrits aux parties et aux membres du Comité.
- Surveiller la base de données de gestion des cas en mettant à jour les litiges et les informations statistiques.
Assurer le soutien logistique et administratif des sessions
- Faire la réservation d’une salle de réunion auprès du service concerné en charge ;
- Faire la réservation des services d’interprétation ;
- Faire la réservation de pause-café, déjeuner, etc. ;
- Organiser l’hébergement, les indemnités journalières et les billets pour les demandeurs susceptibles de se présenter à une audience ;
- Planification de la visioconférence, enregistrement des audiences, etc.
Participer à la préparation du budget de l’unité
- Fournir au Secrétaire Exécutif les données comptables estimées, les projections des dépenses nécessaires au fonctionnement des sessions et tout autre programme pour atteindre l’objectif de l’Unité tel que défini par le Secrétaire Exécutif ;
- Organiser le programme de travail annuel avec le Secrétaire Exécutif ;
- Surveiller et examiner les dépenses budgétaires tout au long de l’année ;
- Maintenir une vue d’ensemble du budget de la division pour attirer l’attention du Secrétaire exécutif sur tout écart dans la mise en œuvre du programme de travail.
COMPÉTENCES (compétences, expérience et connaissances):
- Au moins un baccalauréat ou l’équivalent en gestion des affaires, en commerce, en administration ou dans une discipline connexe.
- Au moins quatre (4) années d’expérience pertinente et pratique dans des rôles administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires ;
- La capacité à fournir un soutien analytique direct dans les services de l’unité tels que le traitement administratif;
- Représenter l’unité aux réunions de la Banque selon les besoins à un niveau non managérial ;
- La capacité d’assimiler les objectifs de l’unité de travail et les services aux clients;
- La capacité d’assimiler le vocabulaire technique de l’unité.
- La capacité de garder une vue d’ensemble du budget de la division, d’attirer l’attention du responsable de l’unité sur toute anomalie, afin d’éviter toute perturbation dans le déroulement des sessions ;
- La capacité de planifier et d’initier le travail administratif à temps, en tenant compte des différentes parties impliquées dans le processus d’évaluation par les pairs, afin d’éviter les retards et d’être en mesure de mener à bien le programme de travail ;
- Le titulaire doit entretenir de bonnes relations avec les autres départements impliqués dans la mise en œuvre du programme de travail, en particulier avec PGCL, PGLS, HR, etc.
- Connaissance pratique des politiques, des procédures administratives et des pratiques pertinentes à l’examen par les pairs ;
- Excellent sens de l’organisation et souci du détail ;
- Capacité de communiquer et de rédiger efficacement en anglais et/ou en français avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
Compétence dans l’utilisation des applications logicielles standard de la Banque (Word, Excel, PowerPoint), la connaissance de SAP est hautement souhaitable.
Date de clôture : 09/02/2023