Avis de recrutement : IFAD recrute un Assistant de programme pays au Caire, Egypte.

Le poste d’assistant de programme de pays (CPA) est situé dans un bureau régional ou dans un MCO/ICO, et relève directement du directeur de pays (CD)/chef du bureau multi-pays du FIDA ou du directeur de pays dirigeant le bureau ou d’un programme de pays. (CPO) ou à un analyste de programme pays (COA). 

Le titulaire est responsable d’une gamme de fonctions administratives et de soutien aux programmes liées à la coordination et à l’exécution des opérations sur le terrain. 

Le titulaire travaille en collaboration avec l’équipe de liaison du programme régional au siège et avec les collègues de l’équipe régionale, ainsi qu’avec l’analyste des opérations pays, le cas échéant, pour assurer la cohérence, la cohésion et la synergie dans les questions administratives et liées au programme.  
Les principaux résultats/activités majeures peuvent inclure :
• Appui aux programmes/projets (COSOP, conception, mise en œuvre, achèvement)
• Gestion des ressources et appui administratif
• Fonctions de gestion 

1. APPUI AU PROGRAMME/PROJET : L’assistant de programme de pays veille à la disponibilité en temps opportun d’informations et de données complètes et précises pour soutenir l’exécution efficiente et efficace des projets soutenus par le FIDA, au nom des équipes de pays qui lui sont assignées dans toutes les phases du projet (COSOP, Conception/Mise en œuvre/Achèvement) pour ces activités dans la Région

Les responsabilités peuvent inclure :

• Assistance à la rédaction des termes de référence pour les membres des missions (COSOP, conception, appui à la mise en œuvre, réalisation)

• Soutenir la préparation des documents et leur alignement sur les normes et procédures du FIDA (par exemple pour le rapport de conception de projet), le suivi pour garantir leur soumission en temps opportun aux processus d’examen interne et leur présentation aux organes directeurs ;

• Organiser des réunions dans le pays avec les parties prenantes internes et externes du projet/programme (par exemple, réunions de l’équipe de projet, négociations, réunions avec les gouvernements, visites dans les pays de la haute direction, événements d’apprentissage, etc.), y compris la préparation et la diffusion de la documentation pertinente et la recherche de lieux. et activités connexes (par exemple, conservation des données dans les systèmes institutionnels du FIDA) ;

• Saisie de la base de données des nouveaux projets/dons/programmes d’investissement dans le système de dons et de projets d’investissement (GRIPS) et le système de gestion des résultats opérationnels (ORMS) du FIDA pendant la phase de conception (par exemple, cadre logique et étapes planifiées), ainsi que saisie et mise à jour des données dans le système de gestion des projets du FIDA. Système de subventions et de projets d’investissement (GRIPS) et système de gestion des résultats opérationnels (ORMS), et extraction d’informations sur les projets et la stratégie de pays selon les besoins ;

• Télécharger et profiler les documents requis à des fins de gestion des documents et des connaissances (par exemple dans la Bibliothèque des opérations (ODC), sur xdesk, via le système de gestion électronique des documents du FIDA) et partager les informations avec les partenaires du projet et d’autres parties prenantes, selon les besoins.

2. SOUTIEN AU BUREAU : L’assistant du programme de pays veille à ce que l’ensemble des activités relatives aux opérations administratives du programme de pays respecte les réglementations, règles et procédures établies.

Les responsabilités administratives couvrent les voyages, les ressources humaines et financières et les achats. Les responsabilités peuvent inclure :

• Préparer les préparatifs de voyage liés au programme, y compris les transactions liées au progiciel de gestion intégré (ERP) PeopleSoft Financials, pour le personnel situé dans les bureaux régionaux/mco/bureaux de pays du FIDA, y compris la saisie des dates de mission dans le système institutionnel, la gestion des visas et les arrangements logistiques, et aider le personnel à se conformer aux recommandations de l’UNDSS en matière de voyages ;

• Assistance logistique pendant les processus de recrutement de personnel non-fonctionnaire, par exemple consultants et stagiaires, et les activités d’approvisionnement associées, y compris la saisie PeopleSoft et la maintenance des données.

• Effectuer les transactions liées à l’ERP RH et Financier et initier les demandes de paiement ;

• Soutenir l’administration et l’exécution des budgets alloués aux programmes et effectuer l’examen de premier niveau des dépenses administratives, selon les besoins ;

• Fournir une assistance de bureau, s’occupant de l’administration courante des documents (y compris la gestion des communications entrantes et sortantes et la tenue des dossiers de bureau et des systèmes de classement) selon les besoins ;

• Fournir des documents de base/à l’appui sur demande, formater/rédiger les éléments standard des documents garantissant la soumission en temps opportun de la documentation appropriée dans le système de gestion des documents du FIDA ;

• Effectuer d’autres activités administratives liées au fonctionnement du bureau, selon les besoins et les assignations du chef du bureau.

3. FONCTIONS DE GESTION : L’assistant de programme de pays est responsable de l’intégrité et de la transparence dans l’administration des ressources du FIDA. Cela comprend la contribution aux exercices de préparation du budget du bureau de pays et le suivi des sous-allocations émises ; mettre en œuvre les processus de passation des marchés et aider aux procédures de clôture des contrats ; utilisation efficace des fonctionnalités ERP pour améliorer les résultats commerciaux ; simplification des processus de transaction et de reporting ; et services à la clientèle améliorés, supervision du personnel de soutien, le cas échéant.

Exigences du profil d’emploi