Avis de recrutement : UN HABITAT recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) au Caire, Egypte.
Gestion des ressources humaines
• Initier, examiner, traiter et suivre les actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité, par exemple, le recrutement du personnel et des consultants, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation des performances, les révisions de classification des emplois, la séparation du personnel. membres, formation, etc., garantissant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
• Répond aux demandes de renseignements et fournit des informations et des conseils au personnel concernant leurs droits, leurs procédures administratives, leurs processus et pratiques, leurs conditions de service, leurs devoirs et responsabilités, ainsi que leurs droits en vertu du Statut et Règlement du personnel.
• Supervise la maintenance des dossiers d’annonces de postes vacants et assure le suivi de l’état des annonces de postes vacants.
• Surveille le tableau des effectifs et prépare les données/graphiques statistiques pertinents.
Budget et finances
•Aide à la préparation et à l’examen des propositions/exigences en matière de finances et de ressources humaines. Consolide le budget/programme de travail en ce qui concerne le budget du siège, les fonds fiduciaires, les subventions et les achats.
• Surveille les dépenses et les compare avec le budget approuvé ; prépare les ajustements nécessaires.
•Aide les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
•Aide à la préparation des présentations sur l’exécution du budget et à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
•Prépare ou personnalise les rapports financiers à partir des rapports générés par le système UMOJA.
• Coordonne avec les autres membres du personnel des finances et du budget sur des questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.
Administration générale
• Rédiger la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes.
• Coordonne de manière approfondie avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain.
• Effectuer d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de voyages opérationnels ; surveiller les comptes et le paiement aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services ; planification de l’
espace physique ; identification des besoins en technologie de bureau et maintenance des équipements, logiciels et systèmes ; organiser et coordonner des séminaires. , conférences et traductions).
•Peut être chargé d’orienter, de former et de superviser le travail du personnel des services généraux plus subalterne.
Administration des contrats
•Aide à l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les sous-traitants externes pour les services externalisés.
• Audite les factures des entrepreneurs par rapport aux biens et services fournis par l’entrepreneur et approuvés par l’ONU.
•Traite le paiement des factures des entrepreneurs et surveille les paiements.
•Prépare et traite tous les formulaires et autorisations de l’ONU pour le personnel contractuel et de l’unité de travail, de la section ou du service de l’ONU, y compris les laissez-passer de terrain de l’ONU, les laissez-passer de propriété, les permis de stationnement de l’ONU, l’accès par carte magnétique et les clés de porte.
•Examine, enregistre et priorise les demandes d’achat et obtient des informations/documentations supplémentaires si nécessaire ; propose des substitutions de produits conformes aux exigences pour réaliser des économies de coûts ; détermine la disponibilité des sources de financement.
•Produit les documents d’appel d’offres (par exemple, les appels d’offres, les demandes de propositions et les demandes de devis) en fonction de la nature des exigences et du coût de l’approvisionnement impliqué.
•Gère les questions de douane et de protocole.
•Rédiger des lettres au ministère des Affaires étrangères et à ses homologues gouvernementaux.
•Arrangements de protocole pour les VIP, y compris l’arrivée et le départ à l’aéroport avec les ministères concernés.
• Assurer des économies grâce à une bonne administration des véhicules officiels grâce à la maintenance appropriée des journaux quotidiens des véhicules tels que le kilométrage quotidien, la consommation de carburant, etc.
• Agir en tant que point focal régional pour la gestion des actifs et préparer et enregistrer les actifs ROAS dans la liste d’inventaire.
• Agir en tant qu’assistant TIC de bureau / point focal des actifs, responsable de l’exhaustivité et de l’exactitude du portefeuille d’actifs informatiques attribué. Agir en tant que point focal clé pour le processus annuel de vérification des actifs, responsable d’agir en temps opportun et de respecter les délais de l’entreprise.
• Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Aide aux visualisations et à la mise à jour du matériel d’information tel que des pages Web ou des brochures.
• Effectuer toute autre tâche requise.
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis.
L’obtention d’un premier diplôme universitaire (licence ou équivalent) est souhaitable.
Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est réduit de deux ans pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier niveau.
Un minimum de sept (7) années d’expérience dans les services administratifs, les finances, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou dans un domaine connexe sont requis.
Une expérience dans l’application des règles et règlements dans un environnement opérationnel international/d’ONG est souhaitable.
Une expérience du système de planification des ressources de l’entreprise (ERP), tel qu’Umoja et/ou Inspira, est souhaitable.
Une expérience dans l’analyse et la programmation de systèmes d’information, l’administration et la maintenance de systèmes, le développement de logiciels, la rédaction technique ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Un minimum d’un (1) an ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et de l’arabe est requise. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est souhaitable.
Date limite : 14 octobre 2023