Cadre organisationnel
L’objectif principal des bureaux de pays de la FAO, dirigés par un représentant de la FAO, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire et à réduire la faim et la malnutrition, à contribuer au développement des secteurs de l’agriculture, de la pêche et de la foresterie. et à utiliser leurs ressources environnementales et naturelles de manière durable.
Le poste est à pourvoir au sein de la Représentation de la FAO à Asmara, en Érythrée.
Objectif principal
L’assistant de bureau coordonne et exécute l’ensemble des tâches de soutien de bureau, de soutien à la gestion et d’administration, assurant ainsi le fonctionnement fluide et efficace du Bureau. Il/elle veille à la qualité et à la cohérence des flux de travail de bureau et d’information dans l’unité de travail.
Supervision reçue/exercée
L’assistant de bureau rend compte au représentant de la FAO (FAOR) et aux assistants des représentants de la FAO. Le titulaire opère de manière indépendante, prend des décisions sur les priorités de travail et fait preuve d’initiative pour traiter des cas sans précédent. La supervision reçue est axée sur la qualité des résultats du travail. Il/elle fournit des orientations et des conseils aux autres membres du personnel de soutien du bureau.
Relations de travail
L’assistant de bureau travaille en étroite collaboration avec un large éventail de collègues de la division/région, avec des unités centrales et des clients externes, exécutant et coordonnant les services de soutien au bureau et à la gestion et fournissant des conseils et des informations en matière de procédures.
Fonctions clés/résultats
- Filtrer les demandes de rendez-vous avec le superviseur ; tenir à jour le calendrier du superviseur ; confirmer des horaires mutuellement convenables et fixer des rendez-vous ; recevoir des visiteurs; passer et filtrer des appels téléphoniques ; répondre aux demandes et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique.
- Coordonner les services de soutien de bureau pour les réunions, formations, séminaires, comités et projets et événements spéciaux ; assister aux réunions, préparer les procès-verbaux, surveiller les activités de suivi ; prendre des dispositions pour l’édition formelle, la traduction, etc., des documents et des publications.
- Examiner, enregistrer, distribuer et traiter le courrier et la correspondance entrants ; suivi des actions en cours ; préparer des projets de réponses à un large éventail de correspondances et autres communications, exigeant souvent une connaissance des terminologies techniques et/ou des procédures administratives détaillées ; effectuer des fonctions de contrôle qualité des documents sortants ; relire les textes pour vérifier le respect du format, de la grammaire, de la ponctuation et du style.
- Effectuer diverses tâches administratives, par exemple les prolongations de contrat et les demandes de personnel temporaire, l’enregistrement des congés et des présences, la préparation et le suivi du budget ; se coordonner avec les autres unités pour assurer le bon déroulement et l’expédition des travaux au sein de l’unité.
- Rechercher, compiler et organiser des informations de base et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, des mémoires et des discours ; générer une variété de rapports statistiques et autres à partir de diverses bases de données.
- Coordonner le travail des autres membres du personnel de soutien du bureau, établir des priorités et assurer une répartition équitable du travail ; former le nouveau personnel aux procédures et pratiques administratives pertinentes et fournir une assistance générale selon les besoins.
- Créer et maintenir les systèmes de classement et de référence de l’unité de travail; examiner l’efficacité des procédures de bureau et formuler des recommandations d’amélioration ; mettre à jour les sites Web des bureaux.
- Effectuer d’autres tâches selon les besoins.
Impact du travail
Le travail du titulaire a un impact direct sur le fonctionnement fluide et efficace du Bureau. Il/elle joue un rôle de premier plan dans la fourniture de services de soutien de bureau pour la réussite du mandat de l’unité organisationnelle.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS PAR RAPPORT À CE QUI SUIT
Exigences minimales
Éducation : enseignement secondaire.
Expérience : Quatre années d’expérience pertinente dans un travail de soutien de bureau/de gestion.
Langues : Connaissance pratique (maîtrisée – niveau C) de l’anglais.
Compétences informatiques : Très bonne connaissance des applications MS Office, d’Internet et des équipements bureautiques.
Résidence : Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou posséder un visa/permis de travail existant et résider à distance de trajet du lieu d’affectation au moment de la candidature. Par « distance de trajet domicile-travail », on entend la distance que les membres du personnel peuvent parcourir quotidiennement entre leur lieu de travail et leur domicile.
Compétences
- Orientation vers les résultats
- Travail d’équipe
- Communication
- Établir des relations efficaces
- Partage des connaissances et amélioration continue
Compétences techniques
- Très bonne connaissance des normes de communication et de documentation.
- Très bonne connaissance des systèmes informatisés de finances, de voyages et de ressources humaines, ainsi que des procédures et politiques administratives de l’entreprise.
- Très bonne connaissance de la structure organisationnelle.
- Les candidats doivent fournir une preuve d’achèvement/d’exemption du service national.
Qualifications et compétences souhaitables
Connaissance limitée (intermédiaire – niveau B) d’une des autres langues de travail de l’Organisation (arabe, chinois, français, russe ou espagnol).
Clôture le 17 avril 2024