Avis à candidature pour le recrutement d’un Coordonnateur de projets – Subventions privées (Philanthropie) aux Etats-Unis basé à Washington DC.

Principales responsabilités:

• Coordonne la planification et la préparation des conseils post-attribution et assiste les principaux responsables des relations et les responsables de comptes.
• Fournit un soutien comprenant la collecte d’informations, la recherche et la recherche d’informations, la rédaction de contenu écrit, la relecture et le formatage des documents.
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes de communication (à l’échelle mondiale et nationale) pour garantir que les histoires et les études de cas sont collectées en interne et en externe.
• Agir en tant que responsable des rapports sur le portail conformément aux exigences des donateurs et aux rapports et tableaux de bord des programmes de pays.
• Fournit un soutien pour planifier les réunions des donateurs, les procès-verbaux, les rapports et les notes d’information, y compris la recherche et la recherche d’informations techniques, la diligence raisonnable et toute la documentation nécessaire pour se conformer aux audits.
• Veiller à ce que toutes les communications et informations des supporters soient conservées en temps opportun et avec précision dans la base de données CRM, en totale conformité avec les lois américaines, les politiques de confidentialité de HALO et les accords avec les donateurs.
• Agir en tant qu’agent de liaison clé avec l’équipe financière de HALO pour garantir que les subventions et les dépenses sont suivies et enregistrées avec précision.
• Tient les responsables des relations informés des revenus pour permettre une gestion et des remerciements de haute qualité.
• Diriger l’élaboration rapide d’e-mails, de lettres, de cartes d’écriture et de correspondance téléphonique, le cas échéant, en veillant à ce que les supporters se sentent informés et valorisés. Aide à l’interprétation des exigences et des réglementations des donateurs.
• Servir de liaison entre HALO USA, le personnel de la fondation et les responsables du programme HALO dans la budgétisation et la préparation des rapports de subvention en temps réel, des rapports trimestriels et finaux ; recherche les besoins, compile et prépare des justifications budgétaires complètes.
• Prépare et compile tous les éléments de chaque demande de subvention, en veillant à ce que les documents soient formatés, emballés et soumis conformément aux exigences de l’organisme subventionnaire.
• Conseille et/ou assiste, le cas échéant, dans la conception, le formatage et la préparation de la documentation de subvention, y compris la création de résumés statistiques informatisés, d’annexes et/ou de graphiques.
• Développe et maintient des systèmes spécialisés pour enregistrer et suivre les activités de subvention et les informations statistiques associées ; crée et distribue des rapports standards et spéciaux, des études, des résumés et des analyses, selon les besoins.
• Développe et maintient une bibliothèque de documents de référence, y compris des informations telles que les exigences et les formulaires des organismes de financement, les profils et biographies du personnel du projet, les résumés et la littérature de référence, ainsi que tout autre matériel pertinent.
• Surveille et coordonne l’administration des subventions post-attribution pour garantir que les politiques, procédures et exigences budgétaires et administratives de l’agence sont respectées.
• Coordonne les problèmes administratifs et/ou les changements budgétaires survenant pendant la période de subvention accordée.
• Maintient ses connaissances des politiques, réglementations et procédures de financement des subventions ; diffuse et/ou présente les changements aux départements et donne des conseils sur la mise en œuvre des changements et sur l’impact des changements sur les opérations financées.
• Développe des rapports qualitatifs conformément aux demandes des donateurs.
• Effectue diverses tâches liées au poste assignées.
• Travaille en étroite collaboration avec l’équipe MEAL pour garantir des rapports cohérents par rapport aux mesures contractuelles et aux cadres logiques.