RÉSUMÉ DU TRAVAIL
L’objectif du responsable des récompenses pour les unités humanitaires et FWS est de travailler en collaboration avec les membres de CARE, les donateurs, les partenaires de mise en œuvre, la direction du programme du bureau de pays (CO) et les autres membres du personnel du CO pour une gestion fluide et efficace des récompenses et des contrats. Le poste est chargé de superviser la gestion des accords de récompenses conformément aux principes et politiques de programmation de CARE et aux règles et réglementations des donateurs et des lois gouvernementales.
Le poste est nécessaire pour assurer la liaison avec les parties prenantes concernées, en particulier les équipes techniques de l’unité HEW et WEJ, les départements des finances et du développement des nouvelles affaires (NBD) pour assurer la représentation dans les plateformes de négociation d’attribution.
Il/elle supervise une équipe qui fournit un soutien technique à un portefeuille de programmes en évolution dans le cadre des deux unités de programme, y compris l’élaboration de nouvelles propositions et des budgets opérationnels et principaux du CO.
II RESPONSABILITÉS ET TÂCHES :
Coordination et représentation (10%)
- Coordonne le processus global de gestion des subventions et de reporting de l’unité via des canaux de communication internes et externes efficaces.
- Représente le bureau de pays lors des principales réunions des donateurs, des réseaux et des consortiums concernés.
- Maintient une compréhension large et approfondie des politiques, réglementations et procédures des donateurs et développe ces connaissances parmi les programmes, les partenaires et les membres de l’équipe opérationnelle.
- Représente l’unité de récompense et de sous-attribution au sein du comité de sélection technique (TSC).
Gestion du personnel (10%)
- Élabore et maintient un plan de dotation pour l’unité des récompenses afin que les nouvelles embauches et/ou remplacements soient effectués en temps opportun ; veille à ce que les nouvelles propositions budgétisent avec précision le personnel chargé des récompenses au sein de l’unité.
- Coordonne et consolide les plans de vacances annuelles des unités afin que les opérations quotidiennes ne soient pas perturbées en raison d’une mauvaise utilisation des vacances.
- Aider le responsable principal des récompenses et des sous-responsables dans l’élaboration des plans de travail annuels de l’unité et les répercuter sur les plans de travail individuels.
- S’assure que les objectifs de performance sont élaborés, convenus et que les KPI clés de gestion des récompenses (normes d’or) sont internalisés et considérés comme faisant partie des objectifs de performance.
- S’assure que les APAA du personnel incluent des KPI autour de la satisfaction des clients et surveille et mesure en permanence les progrès par rapport aux KPI convenus.
- S’assure que les APAA (annuels et semestriels) sont complétés en temps opportun et soumis aux RH.
- Crée un environnement de travail collaboratif et propice pour les membres de l’équipe dans le but de renforcer le travail d’équipe et la satisfaction au travail.
- Effectue des évaluations périodiques des lacunes en matière de besoins de formation et fournit un soutien ciblé en matière de capacités au personnel (programme, Addis et bureaux extérieurs).
- Évalue périodiquement les besoins en soutien technique des bureaux extérieurs ; effectue une supervision formative pour les bureaux extérieurs et veille à ce qu’un soutien supplémentaire soit fourni aux bureaux extérieurs en temps opportun.
Développement de nouvelles affaires (10%)
- Fournit un soutien à l’équipe du CO NBD dans l’élaboration de notes conceptuelles, d’expressions d’intérêts, de RFA/RFP, de processus Go/No GO, de listes de contrôle budgétaires, etc. Fournit des conseils supplémentaires sur les exigences de conformité des donateurs et les politiques applicables de CARE.
- Examine les budgets des propositions/propositions de coûts pour garantir la conformité aux exigences des donateurs et que les politiques budgétaires de CARE sont correctement respectées. Examine les rapports de diligence raisonnable effectués pour les nouveaux partenaires de financement ou les résultats des enquêtes préalables à l’attribution menées pour les sous-récipiendaires potentiels.
- Examine les documents pré-IPIA ou IPIA en étroite collaboration avec les équipes de programme engagées dans de nouveaux processus de proposition.
- En coordination avec l’équipe du programme, préparer des propositions de partage des coûts ou de correspondance pour examen par le responsable principal des récompenses et des sous-attributions, opérations DCD et approbation par CD, directeur régional et CARE USA AMS.
Négociation d’attribution et évaluation du démarrage (15 %)
- Conseils sur les mécanismes contractuels alternatifs et les questions de gestion financière liées à la gestion de toutes les nouvelles récompenses des donateurs. Il/elle est chargé d’examiner les accords de subventions et de contrats conformément à la liste de contrôle des accords et signale les problèmes organisationnels pour révision/négociation.
- Supervise la préparation des accords de sous-attribution pour les sous-récipiendaires conformément à la politique de gestion des sous-accords de CARE et donne des conseils sur différents mécanismes contractuels et questions de gestion financière liées à la gestion des sous-attributions. Facilite les négociations avec les donateurs, les partenaires et les sous-récipiendaires, selon les besoins.
- Examine et envoie les nouvelles demandes de configuration de récompense et de téléchargement de budget à SPC avec la documentation requise et assure le suivi auprès de SPC pour l’achèvement en temps opportun de ces demandes.
- S’assure que les codes des donateurs, les identifiants de projet, les codes de budget/activité et autres codes de suivi de projet sont préparés conformément à la politique de CARE et aux exigences de reporting des donateurs ; supervise le partage en temps opportun des mêmes données pour les principaux acteurs concernés (responsables du budget, spécialistes financiers, assistants administratifs, achats, finances du bureau extérieur).
- Coordonne avec les responsables du budget les réunions de démarrage du projet ; assure la fourniture de nouvelles références rapides et/ou de guides de référence pour toutes les personnes impliquées dans la gestion des fonds du projet.
Mise en œuvre, suivi et reporting (40 %)
- Veiller à ce que le système de gestion des récompenses soit maintenu avec précision et à jour pour toutes les récompenses et sous-récompenses.
- S’assure que les systèmes et processus de gestion des récompenses sont efficacement mis en œuvre et que des contrôles clés sont en place pour soutenir une gestion efficace du portefeuille et le respect des exigences des donateurs.
- Assure un suivi régulier des attributions dans l’ensemble du bureau de pays ; facilite des réunions régulières avec les principales parties prenantes pour garantir que les performances individuelles en matière d’attribution sont suivies efficacement, que les risques et les problèmes sont reconnus et que des mesures sont prises.
- Veiller à ce que les demandes de transferts de fonds de tous les donateurs soient soumises en temps opportun conformément aux calendriers de financement/conditions de paiement et assurer le suivi de la collecte en temps opportun des avances et des remboursements des donateurs.
- Examiner, analyser et concilier la position mensuelle des subventions à recevoir et à payer (GRP) du CO ; conseille la haute direction sur les solutions alternatives pour les créances des donateurs en souffrance depuis longtemps.
- Assure le niveau continu des dépenses sur les contrats individuels/codes de fonds par rapport aux budgets actifs et fournit des conseils en temps opportun sur les dépenses excessives ou insuffisantes probables.
- Examine le tableau d’allocation mensuel du SPC par rapport à l’attribution actuelle
- Prépare le partage des coûts ou le suivi des correspondances pour examen et approbation du directeur financier principal.
- Fournit des conseils techniques concernant la mise en œuvre des sous-attributions, les modifications, le suivi et les rapports.
- Coordonne l’achèvement et la mise à jour en temps opportun du plan de surveillance financière de soutien du bureau de pays ; veille à ce que la supervision formative et/ou le suivi financier soient effectués conformément au plan approuvé.
- Examine les demandes de fonds de TVA ; rapports et liquidations des sous-bénéficiaires ; analyse du pipeline et prévisions de flux de trésorerie et FAAR pour les attributions et les sous-attributions. Maintient un calendrier de reporting complet afin que le CO puisse garantir la soumission en temps opportun de tous les rapports standard et ad hoc sur les récompenses et les sous-récompenses. Examine tous les rapports financiers des donateurs et partenaires et fournit des commentaires.
- Gère les communications clés avec les donateurs/CMP en ce qui concerne les problèmes de mise en œuvre et coordonne et fournit des réponses aux requêtes des donateurs ou des CMP, selon les besoins.
- Supervise et coordonne l’analyse globale du portefeuille pays ; Validations GRP ; BvA ; rôle en dehors de la politique de la CPS et des rapports d’attribution et de sous-attribution à la RMU et à l’AMS. Coordonne les activités d’audit du projet et veille à ce que les éléments d’action d’audit soient suivis en temps opportun et clôturés.
- Aider à la préparation globale des plans opérationnels annuels du CO, du budget approuvé par le conseil d’administration, du budget principal pluriannuel et de leur révision périodique.
Clôture des récompenses et des sous-récompenses (10 %)
- Participe aux réunions de clôture.
- Veiller à ce que les listes de contrôle de clôture soient préparées conformément à la politique de gestion des récompenses de CARE et suivre la désactivation en temps opportun des récompenses clôturées et des sous-récompenses dans le système de gestion des récompenses en collaboration avec le SSC.
- Coordonne la validation GRP pour la clôture finale.
- Examens et contributions aux lettres et à la correspondance liées aux procédures et processus de clôture.
Autres (5%)
- Participe aux audits de projets pour les Unités.
- Compile et classe tous les documents pertinents au cycle de gestion des bourses : NBD ; Négociation d’attribution et documents de démarrage ; documentation de surveillance et clôture (comprend des copies papier et électroniques) pour les unités.
- Effectue d’autres tâches connexes selon les besoins et les assignations.
III ÉGALITÉ DES SEXES
- Compréhension et engagement démontré envers l’importance des questions de genre, de jeunesse et d’inclusion sociale.
- Engagement démontré envers les principes d’équité entre les sexes, de diversité, d’inclusion et de PSEAH (protection), comme en témoignent les postes / programmes précédents.
IV QUALIFICATIONS (SAVOIR FAIRE)
Requis:
- Maîtrise ou baccalauréat dans une discipline pertinente, notamment la gestion et l’administration financières, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience professionnelle.
- 5 années d’expérience pertinente avec le premier diplôme ou 4 années d’expérience pertinente plus un diplôme d’études supérieures, y compris des responsabilités en matière de gestion des subventions, en particulier de consolidation financière et narrative, et de reporting.
- Expérience avérée de soutien à une équipe de gestion de programme dans une organisation internationale.
- Expérience et compétences bien développées en matière de gestion du personnel, de supervision et de renforcement des capacités.
- Connaissance des exigences des principaux donateurs et expérience en matière de reporting aux donateurs.
- Adaptable, flexible, capable d’improviser, de rester réactif et de communiquer clairement et efficacement sous pression.
- Très grande attention aux détails, compétences en résolution de problèmes et capacité à analyser les tendances.
Voulu:
- Formation pertinente pour le secteur;
- Expérience en développement et travail pour une ONG internationale;
- Solides compétences interpersonnelles et de communication et capacité à travailler efficacement avec un large éventail de publics ;
- Excellentes compétences financières, y compris une connaissance appliquée des principes comptables généralement reconnus, de la budgétisation, de l’information financière et de la consolidation ;
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite en anglais ;
- Compétences en organisation et animation d’événements ;
- Excellentes compétences documentaires ;
- Croyance ferme dans le travail d’équipe et l’égalité des sexes.
Date limite : 30 septembre 2023