Institut des ressources mondiales (WRI) recrute un Consultant – Assistant Administratif & Financier à Addis Abeba en Ethiopie.
La portée du travail de l’ assistant administratif et financier est la suivante :
Soutien administratif à l’équipe des villes (50% temps) :
- Soutenir l’équipe du programme Villes dans toutes les tâches de soutien administratif pertinentes
- Aider à organiser et à coordonner les réunions internes et externes de l’équipe du programme Villes.
- Capturez des notes détaillées et des points clés à retenir des réunions internes et externes, et organisez les étapes de suivi
- Enregistrer les procès-verbaux des réunions de l’équipe du programme Villes et assurer un suivi approprié de tous les engagements internes et externes.
- Utiliser un logiciel de bureautique d’approche simplifiée et automatisée pour créer des brouillons et des résumés, y compris des pré-briefs et des débriefings de réunion.
- Gérer le processus de collecte et de distribution des mises à jour hebdomadaires de l’équipe interne
- Soutenir le directeur du programme des villes africaines du WRI pour accomplir la liste des « tâches » prioritaires
- Aider à assurer la liaison avec les partenaires externes et les collègues du WRI dans tous les programmes et pays
- Coordonner le recrutement et gérer l’intégration des nouveaux membres du personnel et des stagiaires, selon les besoins.
- Soutenir le directeur des villes africaines du WRI et d’autres chefs de projet dans les efforts de collecte de fonds et de développement. Administration,
- Soutenir les chefs de projet dans la coordination avec les partenaires externes et assurer une liaison étroite avec le programme WRI et le personnel opérationnel des bureaux de WRI Afrique et de WRI Global.
- Développer et mettre à jour un système de partage de fichiers systématique et organisé et maintenir les documents de projet à jour et centralisés.
Soutien financier, subventions et contrats ( 30 % du temps) :
- Soutenir le traitement des contrats , des bons de travail et d’autres documents formels pour les engagements du projet.
- Soutenir le suivi des performances du programme/projet par rapport aux exigences du contrat.
- Documents justificatifs pour les engagements du projet (c.-à-d. accords, contrats, demandes de paiement et factures)
- Traite les factures et les demandes de paiement des projets dans le respect de la gouvernance établie.
Support logistique pour les conférences , événements et voyages (20 % du temps) :
- Coordonner la logistique des conférences et des événements pour les réunions et ateliers nationaux et internationaux, y compris le lieu et la restauration, la diffusion des invitations, l’équipement ou les traducteurs, l’assistance en matière de voyage et de visa pour l’équipe.
- Coordonner les déplacements, l’hébergement et toute aide journalière des participants à l’événement, y compris la documentation appropriée et le respect des conditions de subvention.
- Soutenir l’organisation de réunions internes et externes, d’ateliers, de conférences et d’autres activités de diffusion
- Mettre à jour les suivis d’événements et soutenir la coordination et la planification des événements
- Soutenir l’équipe du programme Villes dans l’organisation des voyages internationaux et nationaux, y compris le traitement des visas et les réservations.
- D’autres tâches peuvent être assignées .
Qualifications professionnelles
Éducation :
- Baccalauréat en comptabilité, finance, administration , gestion ou domaine connexe.
Expérience :
Au moins 3 années d’expérience professionnelle pertinente à temps plein dans la gestion administrative, le soutien à la coordination de projets, la gestion de conférences et d’événements ou d’autres opérations à but non lucratif.
- Doit être adaptable à des priorités en évolution rapide et avoir la capacité de gérer des délais variables
- Attention aux détails, en particulier concernant le respect des subventions et les relations contractuelles
- Forte orientation vers les processus avec une sensibilité à la qualité, aux délais et aux systèmes organisationnels
- Excellentes compétences en communication écrite et orale, y compris la capacité de bien travailler en équipe
- Capacité à travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision, notamment en identifiant de manière proactive les problèmes et en travaillant avec les membres de l’équipe pour développer des solutions
- Solides compétences informatiques, y compris un haut niveau d’aisance avec Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook), les communications Web (Skype, GoToMeeting), avec la base de données CRM (Salesforce) et la budgétisation préférée.
- Fort engagement envers la mission de WRI et les valeurs d’intégrité, d’innovation et de respect qui sous-tendent tous les aspects de nos opérations.
- Expérience préalable de travail dans le domaine du développement et de préférence dans le secteur des ONG internationales et des projets financés par des donateurs.
Langues :
- Vous maîtrisez l’anglais écrit et parlé.
Exigences:
- Une autorisation de travail existante est requise là où ce poste sera basé . WRI n’est pas en mesure d’autoriser le visa de travail et le permis de travail.
Emplacement:
Date de début:
- La date de début prévue est le 1er décembre 2023.
Comment s’inscrire:
- Veuillez soumettre votre curriculum vitae avec lettre de motivation avant le 10 novembre 2023.
- Veuillez mentionner le paiement mensuel brut prévu dans la lettre de motivation.
- Une lettre de motivation et un CV sont requis.
- Les candidats doivent postuler via le portail Carrières du WRI pour être pris en considération .