Avis de recrutement : PNUD recrute un(e) Associé(e) à l’Administration et la Logistique à Libreville au Gabon.
- Bureau/Unité/Projet (Description)
A travers l’unité Procurement, le PNUD Gabon s’efforce de garantir que sa fonction et ses pratiques d’achat fassent partie intégrante de l’avantage de compétitivité du PNUD en tant que partenaire de développement de choix. Cela nécessite d’accorder plus d’attention à l’intégration stratégique l’approvisionnement au stade de la conception du projet, en stimulant l’innovation dans les spécifications et les technologies, et en adoptant plus de pratiques de production et de consommation durables qui s’alignent sur les objectifs de développement durable du PNUD. Un approvisionnement durable signifie s’assurer que les produits, les services et les achats sont aussi durables que possible avec le plus bas impact environnemental et les résultats sociaux les plus positifs. Dans la mise en œuvre des priorités stratégiques du PNUD en matière d’achats, les bureaux de pays s’efforceront d’utiliser des méthodes flexibles pour une livraison à haute valeur ajoutée/à faible risque et en temps opportun qui répondent aux besoins de leurs clients et parties prenantes clés.
2. Description des tâches
Sous la direction du Chef des Opérations et de la supervision direct de l’Associée aux Achats, l’Associé (e) Administratif et Logistique fournit un soutien aux opérations de bureau en effectuant une variété de processus administratifs standards assurant une qualité et une exactitude élevées du travail. L’adjoint administratif favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.
L’Associé (e) Administratif et Logistique travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, du programme et des projets du Bureau-Pays et d’autres organismes des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour répondre aux besoins changeants des entreprises et tirer parti des liens entre interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD doit travailler dans plusieurs unités, fonctions, équipes et des projets en équipes multidisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.
3. Principales tâches et responsabilités
- Mise en œuvre des stratégies opérationnelles ;
- Appui au fonctionnement efficace et efficient de l’unité (bureau, unité opérationnelle, unité administrative) ;
- Soutien aux services administratifs et logistiques ;
- Support à la maintenance du bureau, à la gestion des actifs et à la gestion de l’économat ;
- Soutien à l’acquisition et au partage des connaissances.
1. Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD.
- Contribution à la cartographie des processus opérationnels administratifs du Bureau-Pays et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles normalisées internes (SOPs).
- Fourniture de contributions à la préparation de plans de travail axés sur les résultats de l’équipe administrative.
- Toute autre tâche opérationnelle demandée par le Superviseur entrant dans ses domaines de compétences.
2. Assurer un soutien administratif et logistique efficace, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Organisation des expéditions, arrangements de dédouanement, préparation des documents pour les expéditions du PNUD (reçus/envoyés). Préparation de tous les documents nécessaires, mise en œuvre des actions de suivi.
- Exécution d’un rôle d’acheteur dans Atlas et préparation des bons de commande pour les activités de voyage.
- Soutien à l’organisation des processus d’approvisionnement, y compris la préparation des appels d’offres (RFQs, ITBs ou RFPs), la réception des devis, des soumissions ou des propositions, leur évaluation préliminaire. Préparation des Purchase Orders (POs).
- Organisation des réservations de voyage et d’hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d’identité et autres documents.
- Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites.
- Collecte d’informations pour DSA, agences de voyages et autres enquêtes administratives, soutien à l’organisation de services communs.
- Maintenance du système de classement assurant la conservation des documents confidentiels.
- Assistance à la préparation du budget, fourniture d’informations pour l’audit.
- Recouvrement des coûts dans Atlas pour les services fournis par l’unité à des projets et/ou à d’autres organismes.
- Classement des dossiers de l’unité (administratifs et achats).
3. Assurer le fonctionnement efficace et efficient du parc véhicule et de la flotte téléphonique, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Organisation du transport par véhicule, entretien régulier du véhicule, assurance, immatriculation.
- Superviser les chauffeurs, élaborer les heures supplementaires ou la compensation, gérer leur tenue de travail et le suivi de leurs missions, gérer leur absence et congé.
- Assurer que chaque véhicule ait le carburant necessaire, les équipements adéquats et les documents adminitratifs à jour.
- Contrôler et assurer la conformité MOSS de la flotte et prendre les actions necessaires en cas d’anomalie.
- Vérification et enregistrement du journal quotidien du véhicule et de la consommation de carburant, mise à jour et tenue du rapport historique du véhicule.
- Tenir les doubles des clés des véhicules.
- Transmission au Superviseur et au Management du rapport d’observation et de recommandation concernant les véhicules et le carburant.
- Gestion de la flotte téléphonique et du paiement des factures afférentes.
- Gestion des LTA et des contrats de la flotte téléphonique.
- Point focal des cartes d’accès au parking de l’aéroport.
- Classement de ces dossiers en original.
4. Fournit un soutien à l’entretien des bureaux, à la gestion des actifs et à la gestion de l’économat, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Gestion de l’économat (fournitures de bureau, stocks de sécurité, médicaments, eau), y compris la tenue de la liste des stocks, la distribution selon les besoins du personnel et la tenue d’un registre de distribution, préparation des rapports.
- Appuie l’exercice régulier de vérification de l’inventaire physique annuel en vérifiant l’exactitude des dossiers et l’emplacement des biens et de l’économat.
- Prendre les actions nécéssaires avant péremption des produits.
- Action de veille à l’entretien des bureaux et des équipements.
- Tenue à jour des dossiers pertinents pour l’entretien des bureaux.
- Soutien à l’entretien des locaux du PNUD, des locaux communs et des services communs.
- Assurer les services logistiques et intendance du bureau, gestion des clés.
- Gestion du courrier et de la valise diplomatique.
5. Soutenir l’acquisition et le partage des connaissances au sein du Bureau-Pays, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Participation aux formations du personnel des opérations/projets sur l’administration.
- Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
- Toute autre tâche connexe qui peut être requise ou assignée par le superviseur.
Le titulaire exécute d’autres tâches dans le cadre de son profil fonctionnel jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
6. Qualifications minimales
Education :
- L’achèvement de l’enseignement secondaire est requis ou ;
- Un diplôme universitaire en finance, en affaires ou en administration publique sera dûment pris en considération ;
- La certification en administration est un atout.
Experience :
- Minimum de 6 ans (avec diplôme d’études secondaires) ou 3 ans (avec licence) d’expérience pertinente
- Une expérience administrative responsable est requise. Une expérience dans l’approvisonnment du secteur public secteur en biens et services serait un avantage.
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.)
Valeurs de base
- Intégrité : Possède la capacité de travailler avec honnêteté, ouverture et impartialité et démontre le respect des valeurs et normes d’éthique des Nations Unies.
- Professionnalisme : Possède la capacité de travailler de façon calme, avec compétence et engagement, honore ses engagements, respecte les délais et atteint ses résultats.
- Respect de la diversité : Démontre la capacité de travailler avec efficacité, avec respect, avec une sensibilité et une adaptabilité conséquentes aux différences culturelles, de genre, de religion, d’âge, de race, et de nationalité.
7. Langues requises
La maîtrise de la langue des Nations Unies du lieu d’affectation est requise (Français).
La maîtrise de l’anglais est un atout.
Date limite : 21 aout 2023