.Ce poste est à pourvoir au Bureau de l’Envoyé spécial du Secrétaire Général du Burundi (OSESG-B). Le titulaire sera basé à Bujumbura, au Burundi, et sera sous la supervision directe du Chef du Bureau.
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :
• Contribuer à la mise en œuvre du mandat du bureau en fournissant le soutien managérial, logistique et administratif nécessaire à l’exécution du mandat, y compris dans les domaines tels que le budget, les finances, la gestion des ressources humaines, la logistique, les communications, les transports, etc.
• Certifie les dépenses de la mission.
• Conseille l’Envoyé spécial sur toutes les questions relatives au soutien administratif et logistique.
• Planifie, organise, met en œuvre, gère et supervise les activités de toutes les opérations d’appui administratif et logistique.
• Assure une gestion efficace des ressources humaines, financières et matérielles du Bureau.
• Identifie les stratégies générales requises pour l’élaboration et la mise en œuvre du programme de travail du Bureau.
• Assure le développement, la préparation, la coordination et le suivi des plans de travail, des stratégies et des programmes généraux pour les activités d’appui à la mission et prend les devants pour obtenir les ressources humaines et financières nécessaires pour la mission.
• Établit un ensemble de politiques, procédures, pratiques, normes et outils solides qui sont conformes aux règlements, règles, politiques et pratiques de l’ONU afin d’assurer une gestion et un contrôle adéquats du budget, de la comptabilité, des finances et des ressources humaines.
• Assure la liaison, la négociation et la coordination avec les autorités nationales en ce qui concerne les questions administratives et logistiques.
• Assure la coopération et l’intégration des ressources administratives et logistiques avec d’autres éléments substantifs du Bureau, selon les besoins.
• Fournir des conseils, du soutien et de supervision au personnel supérieur et au personnel de logistique ainsi que des services d’audit et d’évaluation, selon les besoins.
• Fourni l’orientation, l’évaluation des performances, la supervision et le mentorat à tout le personnel d’appui administratif et autres dans ses domaines de responsabilité.
• Maintient le bon ordre et la discipline du personnel sous sa supervision générale.
• Représenter le Bureau devant les organes législatifs, en fournissant des informations et des éclaircissements à l’appui des propositions budgétaires.
• Représente l’appui à la mission lors des réunions, cérémonies protocolaires et autres évènements protocolaires, défilés militaires, etc. Effectue les tâches connexes requises par le chef de mission, par exemple, fournir des informations aux hauts fonctionnaires en mission, l’appui aux activités de soutien administratif et technique, etc.
• Effectue d’autres tâches connexes au besoin.
Compétences de base:
Professionnalisme: Connaissance approfondie du domaine du travail en général et plus spécifiquement des départements sous supervision. Capacité à produire des rapports et des documents sur des questions techniques et à revoir le travail des autres. Aptitude à appliquer les règles, règlements, politiques et directives des Nations Unies dans des situations de travail. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations; Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace dans l’accomplissement des engagements pris dans le respect des délais et l’obtention des résultats; est motivé par des motifs plutôt professionnels que personnels; montre de la persévérance face aux obstacles et aux difficultés; garde son calme dans les situations stressantes.
Sens des responsabilités: Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements. Livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité. Se conformer aux règles et procédures de l’Organisation. Soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées. Prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service
Créativité: S’employer activement à améliorer les programmes ou services. Proposer des solutions novatrices afin de résoudre les problèmes ou de répondre aux besoins des clients. Promouvoir des idées nouvelles et amener autrui à s’y intéresser. Prendre des risques calculés en misant sur des formules qui sortent de l’ordinaire; oser ne pas suivre les sentiers battus. S’intéresser aux idées et aux démarches nouvelles. Ne pas être prisonnier des opinions et solutions toutes faites
Compétences en matière d’encadrement:
Sûreté de jugement/aptitude à décider: Discerner les éléments clefs dans les situations complexes et aller rapidement au cœur du problème. Recueillir toute l’information nécessaire avant de prendre une décision. S’interroger sur l’incidence à la fois bénéfique et préjudiciable que les décisions peuvent avoir avant de se déterminer. Ne prendre de décisions qu’après en avoir mesuré les conséquences pour autrui et pour l’Organisation. Ne proposer de lignes d’action ou formuler de recommandations qu’en toute connaissance de cause. Vérifier les hypothèses en les confrontant aux faits. S’assurer que les dispositions qu’il est envisagé de prendre répondent aux besoins explicitement ou implicitement exprimés. Savoir prendre des décisions douloureuses quand les circonstances l’exigent
Suivi du comportement professionnel : Déléguer les pouvoirs, l’autorité et la compétence requis à ses subordonnés. Veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la chaîne hiérarchique soient clairs pour tous. Estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche et tirer le meilleur parti des compétences. Suivre l’avancement du travail au regard des échéances. S’entretenir régulièrement avec ses subordonnés des résultats qu’ils obtiennent, leur faire savoir comment leur apport est perçu et leur donner les conseils nécessaires. Encourager le risque et soutenir la créativité et l’initiative. Appuyer activement les aspirations professionnelles de ses collaborateurs. Faire preuve de justice dans la notation
Un diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en administration des affaires ou en administration publique, en gestion des ressources humaines, en finances, en comptabilité ou dans un domaine apparenté est exigé. Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à deux (2) années supplémentaires d’expérience pertinente peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.
A minimum of ten (10) years of progressively responsible experience in administration, budget, logistics, information technology, communication or related field is required.
Excellent analytical/reporting and drafting skills, both in English and French is required.
Experience working in a diverse team, inclusive of national and international is desirable.
Experience working wit UN County Teams, UNHQ and/or the Regional Service Centre, Entebbe; is strongly desired.
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et du français est requise. La connaissance du swahili est souhaitable.
L’évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d’évaluation, pouvant être suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.
Cet appel à candidature « Recrutement sur la base d’un fichier de candidats présélectionnés » est ouvert uniquement aux candidats figurant déjà dans la liste de candidats présélectionnés qui ont fait l’objet de l’approbation d’un organe central de contrôle des Nations-Unis (CRB). Seuls les candidats inscrits sur la liste pour des fonctions similaires et au même niveau seront considérés éligibles. Les candidats éligibles recoivent un courrier électronique les invitant à candidater. Les candidats présélectionnés sont encouragés à postuler seulement s’ils sont intéressés et sont disponibles à accepter cette position au(x) lieu(s) d’affectation spécifié(s) dans l’appel à candidature. Postuler pour cet appel à candidature implique l’acceptation d’une offre d’emploi si le candidat est “sélectionné”.
Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. (Charte des Nations Unies – Chapitre III, Article 8). Le Secrétariat des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.