Huit (08) postes à pourvoir à l’Institut Français, Sénégal, République Démocratique du Congo, République du Congo, Tchad, Mali et Guinée-Bissau
Poste 1: Secrétaire général (F/H) – Institut français de la République démocratique du Congo – Kinshasa
Description synthétique du poste
Sous l’autorité du Conseiller de coopération et d’action culturelle (COCAC)/Directeur de l’Institut français (IFRDC), vous occupez les fonctions de secrétaire général (SG) d’un établissement à autonomie financière (EAF) en organisant le fonctionnement et la gestion administrative, matérielle, juridique, budgétaire et financière de l’Institut français (IF) de la République démocratique du Congo (RDC) qui ne dispose pas de la personnalité juridique. L’IF de la RDC est divisé en quatre antennes : Kinshasa, Lubumbashi, Goma et Bukavu.
Activités principales
Sous l’autorité du COCAC/Directeur, vous êtes responsable des affaires générales, des questions budgétaires, comptables et administratives, du management des ressources humaines, de la gestion immobilière, logistique, matérielle et de la sécurité. Vos missions principales sont les suivantes : 1. Contribution au pilotage : -présentation des résultats et performances ; -réalisation d’études de rentabilité et analyses prospectives ; -accompagne le directeur dans sa politique de mécénat et de sponsoring ; -anime avec le directeur les réunions du réseau IFRDC. -réflexion sur la trajectoire financière, la rationalisation des moyens et la diversification des ressources. 2. Gestion financière et budgétaire : -préparation et exécution du budget, élaboration des budgets rectificatifs, mise en place d’outils d’optimisation de gestion, analyse des comptes budgétaires et suivi des tableaux de bord ; -interface avec le ministère (DGM/DDC/RES, tutelle de l’IF) pour le contrôle de gestion et le rapport d’activités ; -suivi du Contrôle interne financier (CIF) avec l’ACR. Le SG est membre du comité de gouvernance. 3. Gestion des ressources humaines : -coordination et encadrement des personnels, suivi de l’organigramme fonctionnel (ADL, expatriés), plannings, congés ; -gestion administrative des personnels (recrutement, déroulement de carrière, contrats, évaluation,..), suivi, application de la législation locale du travail ; -animation du dialogue social, relations avec les représentants du personnel et délégués syndicaux, gestion des conflits ; -mise en place de formations ; -suivi des questions d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail. 4. Gestion administrative : -pilotage administratif et juridique (contrôle des conventions, veille juridique, gestion du contentieux, suivi des contrats et conventions signés par chaque antenne, supervision des procédures administratives, rédaction des notes de service, rappel des instructions, coordination des moyens et des ressources, conventions de prestation, contrat de location des locaux, rédaction de contrats avec les artistes, gestion et accueil des artistes en tournée, contact avec les fournisseurs) ; -contrôle des activités de l’ensemble des services : réorganisation des procédures, limitation du risque de vol/fraude (en particulier au niveau du centre de langues, de l’espace Campus France, de la médiathèque) ; -suivi de l’inventaire et de l’archivage. 5. Gestion logistique, matérielle et immobilière : -gestion du bâti et de l’investissement (travaux et commande) ; -veille à la mise à jour régulière du plan de sécurité des emprises ; -relations avec les locataires et propriétaires ; -négociation et suivi des contrats de maintenance ; -gestion des risques et veille à l’application des consignes de sécurité ; -gestion immobilière des 4 antennes notamment suivi des COP/CSO (préparation et suivi des dossiers CIME, suivi des paiements des charges/loyers et des reversements du Département).
Diplômes ou expérience professionnelle recommandée pour exercer les fonctions
Expérience confirmée en management ainsi qu’en suivi budgétaire/gestion des ressources humaines d’un établissement. Expérience réussie dans un contexte culturel différent. La connaissance ou la maîtrise d’une langue locale constituerait un atout. La connaissance de la région également.