Avis de recrutement : Recrutement d’un(e) Assistant.e administratif.ve et financier.ère en Guinée.
RESPONSABILITES DE L’EMPLOYE :
L’assistant.e administratif.ve et Financier.ère répondra aux exigences administrative, comptable, et opérationnelle de l’organisation.
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Administration – Secrétariat :
- Veiller au bon fonctionnement du secrétariat, à l’accueil et l’orientation des visiteurs ;
- Assurer la saisie et la production de documents de qualité au nom du bureau ;
- Assurer la circulation de l’information auprès du personnel et des membres concernant les réunions de travail ;
- Assurer la tenue à jour des registres de courrier (arrivé et départ), et autres documents administratifs ;
- Diffuser les notes de services, les procès-verbaux liés au fonctionnement du bureau siège
- Tenir L’agenda, organiser les réunions et les rendez du bureau siège
- Tenir à jour les procès-verbaux de réunion du personnel du bureau siège
- Gérer et classer correctement tous les documents administratifs du bureau siège
- Veiller sur la propreté des locaux du bureau siège
Finances – Comptabilité :
- Recevoir les factures fournisseurs et les transmettre aux services appropriés
- Assurer la gestion des opérations de décaissement à la petite caisse du bureau siège
- S’assurer de la bonne documentation de toutes les opérations de la petite caisse du bureau siège conformément aux procédures en vigueur
- Préparer les demandes d’approvisionnement de la petite caisse du bureau siège
- Tenir à jour la fiche de bord du groupe électrogène du bureau siège
- Préparer les demandes de paiement des fournisseurs et prestataires pour les opérations du bureau siège
- Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau et des produits d’entretien
- Tenir à jour le registre de retrait des chèques par les fournisseurs et autres prestaires
- Au besoin, assumer toute autre tâche confiée par son supérieur hiérarchique dans la limite de ses compétences.
QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES :
- Avoir un diplôme d’études supérieures, un BTS en secrétariat et administration ou une option similaire;
- Maitrise des outils informatique (MS Office);
- Avoir une expérience en tant qu’Assistant.e administratif.ve dans les organisations humanitaires avec un rôle de gestion de la petite caisse;
- Bonne capacité de rédaction;
- Très bon niveau de communication verbale et écrite;
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne;
- Avoir une excellente connaissance du français et un niveau d’anglais fonctionnel est un atout.
Aptitudes et Attitudes personnelles :
- Être Rigoureux et avoir un bon sens de l’organisation;
- Être une personne fiable et discrète;
- Être sociable;
- Avoir un bon esprit critique et de synthèse Connaissances du fonctionnement d’ONG internationales ;
- Capacité à travailler sous pression avec exécution de tâches multiples et complexes ;
- Aptitudes relationnelles et en communication ;
- Discrétion, rigueur et éthique dans le travail ;
- Orientation vers les résultats.
DUREE DU POSTE :
Contrat à durée indéterminée avec une période probatoire d’un (01) mois.
PRISE DE SERVICE : 1 Mai 2023
PIECES A FOURNIR :
Le dossier de candidature comprend les pièces suivantes :
- Une lettre de motivation à l’attention du Directeur Pays de Santé Intégrée
- Un curriculum vitae ;
- Une copie d’acte de naissance ;
- Une copie des attestations, des diplômes et des certificats obtenus ;
- Une copie des attestations ou certificats du travail.
- N.B. Il n’y a pas de frais pour cette demande
DATE LIMITE DE DEPOT DE CANDIDATURE :
Le dossier de candidature doit être envoyé par email, au plus tard le 17 mars 2023 à 16 heures locales avec mention en objet : ” Recrutement d’un (e) assistant (e) administratif.ve à l’adresse ci-dessous : [email protected]
Le processus d’embauche comprendra les étapes suivantes :
1. Examen des candidatures soumises;
2. Réalisation d’entretiens de sélection de 20 minutes pour les candidats présélectionnés;
3. Demander aux candidats présélectionnés de se soumettre à une évaluation pratique (qui ne doit pas prendre plus de deux heures);
4. Mener des entretiens axés sur les compétences pour 3 à 5 candidats;
5. Demander des références et une vérification des antécédents;
6. Mener l’entretien final si nécessaire;
7. Faire une offre.